9 tipp: így olvassák a Google munkatársai az e-mailjeiket

Az időnk hatékonyabb beosztása, a feladataink sikeres priorizálása, a valóban fontos dolgokra való fókuszálás lényeges tényezője a sikeres munkavégzésnek és fejlődésnek. Mai cikkünkben egy olyan praktikus témát járunk körbe, amely sokunk életében jelen van, és az emberek többségére nyomást is gyakorol: ez az e-mailek kezelése. Munkahelyi kommunikációnkban óriási helyet foglal el, és nagy hatékonysága valamint egyéb előnyei ellenére gyakran kelthet komoly szorongást is bennünk.

Íme, a Google cégóriás belső kommunikációjában alkalmazott tippjei és szabályai, hogyan kezeljük hatékonyabban a bejövő leveleinket:

1.) Gyorsan kell reagálni

Egy vezetőnek – fogalmaz a Google belső szabályzata – arra kell törekednie, hogy gyorsan válaszoljon a leveleire. A legjobb – és legelfoglaltabb – emberek a cégnél így is tesznek minden levéllel, nemcsak a kiemelten fontos címzettektől érkezőkkel. A gyors reakció ugyanis a pozitív kommunikációs visszacsatolás láncreakcióját indítja el, és ennek köszönhetően nagyobb az összetartás és erősebb a csapatmunka is. A válaszok azonban lehetnek nagyon rövidek is, például: „Rendben.”

2.) Minden szó számít, nincs helye a fölösleges ömlengésnek

Fogalmazzunk tömören és arra, amit kérdeznek. Ha mi kezdeményezzük a levelet, akkor pedig írjuk le pontosan, miben várunk visszajelzést. Ha még nincs rutinunk a fókuszált levélírásban, akkor mielőtt elküldjük a válaszunkat, fussuk át, és húzzunk ki minden felesleges szót.

3.) Folyamatosan ürítsük a postaládánkat

Általános tény, hogy több időt töltünk a beérkezett levelek mustrálgatásával, mint kellene. Ne pocsékoljuk erre az időnket, nyissuk meg, olvassuk el és kezeljük. Egy új üzenet megnyitásakor több választási lehetőségünk is van:

- eleget olvasunk el belőle ahhoz, hogy rájöjjünk, nem kell tovább olvasni;

- elolvassuk, és azonnal cselekszünk;

- elolvassuk, és később cselekszünk;

- beleolvasunk, és eltesszük későbbre, mert ráér akkor reagálni.

A Google vezetése szerint ezek közül az első két reakciót részesítsük előnyben.  

4.) Érdemes a LIFO-elv szerint kezelni az üzeneteket

A Last In First Out, vagyis a LIFO-elv azt jelenti: az utoljára érkezett levéllel kezdjünk, mert a régebbi feladatokat már lehet, hogy azóta megoldotta más.

5.) Routerként kell működni

Ha hasznos információt tartalmazó e-mailt kapunk, gondoljuk végig, kinek lehet ez még fontos. Ezt minden nap végén tegyük meg, hogy van-e olyan üzenet, amit továbbítanunk kellett volna még másnak is. Ha igen, tegyük meg azonnal.

6.) A titkos másolati funkció a legtöbb esetben fölösleges

A Google felsővezetése azon az állásponton van, hogy ha valaki azért választja ezt a funkciót, mert rejtegetni akar valamit, az aláássa a hatékonyságot. Ez pedig ügyeskedésre, nem egyenes jellemre utal. Ezt jobb elkerülni, vagy csak nagyon kivételes és valóban indokolt esetben használjuk a titkos másolatot.

7.) Kár ordibálni

Ha valaki az indulatát akarja kifejezni – hívja fel a munkatársak figyelmét a cégóriás -, tegye személyesen! Elektronikusan ugyanis túlságosan könnyű!

8.) „Követés”

Egy jó és hatékony módszer arra, ha figyelni akarunk egyes feladatokra, projektekre: küldjük el saját magunknak ezeket a leveleket úgy, hogy minden esetben a tárgyba beírjuk: „Követés!” Így sokkal könnyebben megtaláljuk az ügyeket, mintha az adott levelet keressük vissza.

9.) Egyszerű módszerekkel könnyebb a keresés

Ha olyasmit kapunk, amiről úgy gondoljuk, később a hasznunkra lehet, továbbítsuk magunknak a tárgyban néhány kulcsszó kiemelésével, vagy találjuk ki, mi a legkönnyebb visszakeresési módszerünk erre.

Fogadjuk meg a Google aranyszabályait és alkalmazzuk mi is, tesztelve, mennyire működnek a mindennapjainkban. Az idő a legdrágább kincsünk, jól tesszük, ha minden tőlünk telhetőt megteszünk a leghatékonyabb felhasználására. 

Készítette: Posta Renáta

A Profession.hu Facebook oldala

A Profession.hu Instagram oldala

Címkék: álláskeresés, munka, fizetés, karrier, szakma, Google