Mutasd az íróasztalod, megmondom ki vagy!

Nagyon sok időt töltünk a munkahelyünkön, ezért egyáltalán nem mindegy, mi is vesz körül bennünket. A multicégek többnyire szabályozzák az iratok kezelésének, tárolásának rendjét, sőt akár azt is, hogy mit tarthatunk az asztalunkon, azonban a kisebb vállalatoknál kizárólag a dolgozókon múlik, rendet tartanak-e a közvetlen környezetükben, vagy épp egy papírhalmon húzzák az egeret. Hogy miért érdemes a rend mellett letenni a voksunkat, és hogyan valósíthatjuk ezt meg könnyedén, azt Cserta Szandra otthonszervezési tanácsadó, a Kívül Belül Boldogság projekt megálmodója árulta el nekünk.

Csökkenő hatékonyság

Él a köztudatban egy elképzelés, miszerint a káosz segíti a kreatív kibontakozást, amit például Albert Einstein nagyszerűsége is igazol. A mindennapokban azonban egészen másról van szó! „Ha az igazán kreatív lángelmék közé tartozunk, talán megállhatja a helyét ez az összefüggés, de jellemzően ilyen szintű kreativitásra nincs szükségünk a munkánk során, vagyis a rendetlenségünket nem indokolhatjuk ezzel. Sokkal inkább van szó arról, hogy a munkahelyünket, különösen, ha nem egy zárható irodában dolgozunk, csupán egy íróasztalunk van, nem igazán érezzük magunkénak, így a gondozására sem fordítunk túl nagy figyelmet, a rendrakást leginkább a takarítókra bízzuk” – kezd bele a sokunkat érintő témába Cserta Szandra.

Pedig a munkakörnyezetünk és a hatékonyságunk között közvetlen kapcsolat van, vagyis a rendetlenség számos negatív hatással bír teljesítményünkre, megítélésünkre. „A rendezetlen íróasztalon heti több órát is eltöltünk papírok keresésével, ráadásul, ha valamit nem találunk, főnökünktől vagy egy illetékes kollégánktól kell ismételten elkérnünk azt, megakasztva az ő munkáját is. Amennyiben rendszeresen az asztalunknál kávézunk, annak is nagyobb az esélye, hogy a csésze kiborul, és tönkremegy néhány dokumentum, amelyek pótlása körülményes is lehet. Nem kérdés, hogy a munkakörnyezetünk nagyon sokat elárul a habitusunkról, a munkához való hozzáállásunkról, így a rendetlenség könnyen ébreszthet bizalmatlanságot munkatársainkba, vagy a hozzánk érkező ügyfelekben, hiszen az első benyomáshoz néhány másodperc is elegendő. És ha mindez nem lenne elég: szakmai előmenetelünket is befolyásolhatja a rendetlenségünk, tízből nyolc vezetőnek van ugyanis negatív véleménye a káoszos íróasztal használójáról” – figyelmeztet a szakember.         

A tiszta munkafelület ereje

Interjúalanyunk szerint a rendezett íróasztalnak érezhetően stressz-csökkentő hatása van, ami garantáltan meglátszik az eredményeinken is: „ha kiiktatjuk az állandó keresgélést, és aggódnunk sem kell az elkallódó iratok, kidobott papírfecnik miatt, máris jobban kihasználhatjuk a munkaidőnket. Ehhez általában egészen csekély egyéni energia-befektetésre van szükség, persze nem árt, ha a cégen belül intézményes megállapodás születik például a dokumentumok rendszerezéséről vagy arról, hogy nap végén mindenki kiviszi a konyhába a poharát, bögréjét. Ahol jól tud együttműködni a munkahelyi közösség, elegendő egymás között megbeszélni ezt, bizonyos esetekben azonban be kell vonni a vezetőséget is, mert kizárólag a fentről jövő utasításnak, szabályrendszernek van valódi ereje.”

Az alapszabály, amit érdemes követnünk, hogy a munkafelületünk legyen minél tisztább és átláthatóbb. „Ehhez első lépésként találjuk meg a dolgok helyét, mivel így könnyebb lesz fenntartanunk a rendet. Az asztalunkon, karnyújtásnyira tőlünk azokat a tárgyakat tartsuk, amelyeket naponta többször használunk. Ilyen a laptop, a jegyzetfüzet, a toll, esetleg a tűzőgép. A füzettel remekül kiválthatjuk az öntapadós tömböket, keresnünk is könnyebb lesz benne, tollból pedig elegendő csupán néhány darabot elől hagynunk, olyanokat, amelyek valóban írnak! A hozzánk legközelebbi fiókba kerüljenek azok a dolgok, amelyeket naponta legfeljebb egyszer veszünk elő: cellux-tépő, gemkapocstartó (ezeket mindig töltsük fel), hibajavító, olló, névjegykártyatartó, fülhallgató. Amire csupán hetente van szükségünk, mint például az iratmegsemmisítő, azt nem kell közvetlenül az íróasztalunk mellett elhelyeznünk, tehetjük távolabb, hogy maradjon némi szabad mozgásterünk is. Ebéd előtt, vagy legkésőbb a nap végén fűzzük le a dokumentumokat, amelyekkel dolgoztunk, és tegyünk vissza mindent a helyére, így a munka lezárásának jóleső érzésével is gazdagodunk, és másnap fókuszáltan kezdhetünk neki feladatinknak, anélkül, hogy egy papírkupacot tologatnánk az asztal egyik sarkából a másikba” – sorolja Szandra.

Természetesen nem minden feladattal végzünk egy munkanapon belül, ezért a futó projekteknek tartsunk fenn egy nyitott vagy egymásra polcolható irattartót. „A fentieken túl azzal is megkönnyíthetjük magunknak a rend megtartását, ha íróasztalunk elsődleges funkcióját megőrizzük, vagyis kizárólag munkára használjuk. A kávénkat vagy az ebédünket fogyasszuk el a teakonyhában, így az ülő testtartást is megszakíthatjuk, és takarítanunk sem kell folyton magunk után” – javasolja a szakértő.

És mi legyen a személyes tárgyakkal?

A fotók, apró dísztárgyak hozzátehetnek ugyan a munkakörnyezetünk hangulatához, de könnyen válhatnak zavaróvá is. „A munkahelyünkön érdemes a legminimálisabb komfortot megtalálunk, a munkavégzés szempontjából ugyanis fontosabb a letisztult, rendezett tér. Amennyiben van az asztalunk közelében parafatábla, ott helyezzük el a személyes dolgokat, és ezek számát is érdemes maximalizálnunk. Például ha úgy döntünk, három gyerekrajzot tűzünk ki, akkor tartsuk is magunkat ehhez, ha kapnánk egy újabbat, priorizáljunk! Az asztalunkon semmiképp se sorakozzanak fotók, kabalák, mert folyamatosan vizuális zajként hatnak, és elterelik a figyelmünket” – osztja meg a tanácsadó.

Kövessük a fentieket, és tegyünk egy próbát, milyen hatással van közérzetünkre és hatékonyságunkra a rend! A rend kialakításába, fenntartásába fektetett energiánk borítékolhatóan meg fog térülni. Amennyiben pedig épp keressük a számunkra megfelelő munkát, nézzünk szét a legfrissebb álláslehetőségek között, vagy keressünk személyre szabott beállításaink alapján. Frissítsük önéletrajzunkat, és töltsük fel ide, hogy a munkaadók ránk találhassanak. Legyünk naprakészek, kérjünk hírlevelet és Facebook értesítést is!

Készítette: Istók Nikoletta

A Profession.hu Facebook oldala

A Profession.hu Instagram oldala

Címkék: munka, munkahely, rend, produktivitás, karrier