Hogyan hajózzunk az olvasatlan emailek tengerén?

Hogyan hajózzunk az olvasatlan emailek tengerén?

Folyamatosan üríteni a spam mappát, megfogalmazni egy-két tökéletes választ, miközben legalább három másik email meg van nyitva, amiket továbbítanunk kell... Ismerős?

Önnek ajánljuk!

Nyitott pozíciók, amik érdekesek lehetnek az Ön számára!

Pályamódosítás

Egy email fiókot kezelni nem 5 perc, sőt! Nem elég, hogy egy-egy választ megfogalmazni külön tudomány, még rendet is kell tartanunk a bejövő forgatagban. Kiváltképp, ha szeretjük a rendet, és elképzelhetetlennek tartjuk, hogy a telefonunk email applikációjának sarkában a kis piros jelzés akár csak egynél több olvasatlan levelet mutasson.

Az alábbi néhány trükk segítségével viszonylag gyorsan és hatékonyan rendet tudunk teremteni a káoszban!

Csak a legfontosabbak kapjanak helyet a bejövő emailek között!

Az 0 olvasatlan email misszió túl optimista lenne elsőre, bár hosszú távú célként nyugodtan kitűzhetjük magunk elé ezt is. Haladjunk megléphető lépésekben. Ahhoz, hogy átlássuk a bejövő leveleinket, és el tudjunk igazodni köztük, hogy melyik mennyire fontos, ideális esetben 25 db üzenetnél nem szabadna, hogy több legyen a mappában. Ehhez az szükséges, hogy nagyon szigorúan irtsunk ki minden olyan levelet, ami nem a bejövők közé való, pontosabban, ami nem kíván azonnali figyelmet. Kezdjük a legrégebbi emailekkel, és haladjunk előre!

Várólista

Hozzunk létre egy várólista mappát, amibe minden olyan email bekerülhet, amire valaki mástól várunk választ, vagy reakciót, mielőtt mi bármit is tudnánk kezdeni vele. Így a bejövő emailjeink között valóban csak olyanok lesznek, amik közvetlenül a mi válaszunkra várnak.

Legyenek az almappák és a címkék az új legjobb barátaink!

Ahogy a szekrényben a ruháinkat, úgy az emailfiókunkban a leveleinket is csoportosítsuk típus szerint! Hozzunk létre almappákat és címkéket az összetartozó email folyamoknak, így, ha egy adott projekthez kapcsolódóan keresünk, nem kell több ezer email között kutakodnunk! Kitalálhatunk bármilyen rendszert, a lényeg, hogy számunkra legyen átlátható.

Hogyan hajózzunk az olvasatlan emailek tengerén?

Állítsunk be szabályokat és szűrőket!

A legtöbb mail rendszerben be tudunk állítani a bejövő emailekre vonatkozó filtereket, ami annyit jelent, hogy a rendszer az általunk előre megadott szabályok szerint az új leveleket már automatikusan csoportosítja címkék, színkódok alapján. Elsőre bonyolultnak hangzik, de hamar rá lehet kapni az ízére, és rengeteget segít a priorizálásban. Kérjünk nyugodtan segítséget az első beállításokhoz az IT csapattól!

Állítsunk be figyelmeztetéseket!

Azokat az emaileket, amikre nem elég válaszolnunk, de valamilyen további feladatunk is lesz vele, kössük össze a naptárunkkal és állítsunk be figyelmeztetést. Ha például Microsoft Outlook-ot vagy Gmailt használunk, megnyitva az emailt, a fenti menüsávban találunk egy olyat, hogy „Esemény létrehozása”.

Szabaduljunk meg a levélszeméttől!

Ha nem is egyszerre, de szépen, apránként kezdjünk el leiratkozni az összes felesleges hírlevélről. Ha egy márkától, vagy cégtől érkező hírlevelet már harmadszor törlünk olvasatlanul, akkor bizony itt az ideje leiratkozni róla!

Csak bizonyos időközönként nézzünk rá az emailjeinkre!

Apró, de hatásos trükk: ne legyen állandóan nyitva a levelező rendszerünk, hiszen így minden egyes bejövő üzenet, szinte percenként tereli el a figyelmünket az aktuális feladatunkról, akár órákkal meghosszabbítva a produktív munkaidőt. Ehelyett iktassunk be „email ellenőrző” időpontokat a napunkba, csakúgy, mintha egy találkozót, vagy megbeszélést ütemeznénk be. Plusz tipp: kapcsoljuk ki az értesítéseket!

Használjuk ki a haszontalan perceket!

Ha az email fiókunk szinkronizálva van a telefonunkkal, egy néhány perces sorban állás közben is sok mindent el tudunk intézni. Kitörölhetünk néhány levelet a spam fiókból, priorizálhatunk, felcímkézhetünk néhány fontos bejövő emailt.

Készítette: Profession.hu

A Profession.hu Facebook oldala

A Profession.hu Instagram oldala

További cikkek a karrierépítésről