Önnek ajánljuk!

Nyitott pozíciók, amik érdekesek lehetnek az Ön számára!

„Az e-mailezést általában rutin feladatként kezeljük, hiszen az üzleti életben a kapcsolattartás egyik leggyakoribb formája. Érdemes azonban tudatosítani, hogy az általunk küldött levél akár az álláskeresésnél, akár más munkahelyi helyzetben az első benyomást alakítja ki rólunk, ha a kapcsolatfelvételnek ez az első formája. Hasonlóan az udvarias telefonálás szabályaihoz, az e-mailes kapcsolattartásnak is megvannak a maga szabályai.

Nem is gondolnánk, hogy egyetlen levélből mennyi mindenre tud a munkaadó következtetni velünk kapcsolatban: a szövegértéstől kezdve a szókincsünkön át a vállalati kultúrára való érzékenységig nagyon sok információt rejt egy-egy levél”– véli Noémi, aki senior kommunikációs trénerként dolgozik egy kereskedelmi nagyvállalatnál. A Profession.hu-nak az e-mailezés 5 részletét, és annak alapszabályait elemezte.

A feladó

Sok vállalatnál a feladó, mint névjegy, az egyszerűség kedvéért automatikusan be van állítva, ez azonban nem jelenti azt, hogy nem kell aláírnunk egy e-mailt. Arra is figyeljünk, hogy kinek milyen névjeggyel küldünk ki levelet. Ha többféle munkakörben dolgozunk, esetleg szabadúszóként más-más titulusban ismernek minket, akkor mindig olyan aláírást használjunk, ami a címzettnek megfelelő.

A címzett

Ez az a része az e-mailezésnek, amellyel kapcsolatban a legtöbb a félreértés és a következetlenség.
A Titkos másolatot, más néven (Bcc vagy Blind CarbonCopy) akkor használjuk, ha olyanoknak küldünk levelet, akik nem ismerik egymást. Ez fontos, hiszen ha mindenki megkap egy hosszú, ismeretlen e-mail címeket tartalmazó címlistát, az nem csak annak kellemetlen, akinek a tudtán kívül megosztottuk a címét. Ránk sem vet jó fényt, hiszen felvetődik, hogy vajon mennyire tiszteljük mások személyiségi jogait és privát szféráját. Gondoljunk csak bele, hogy nekünk jól esne-e, ha másoknak valaki kiadná az e-mail címünket, a tudtunk nélkül.

A Másolatot kap mezőt óvatosan használjuk. Ide azok címét írjuk, akik ismerik egymást, vagy logikus a levelezésből, hogy egy felettes vagy kolléga is értesülni fog az információkról. Aválasz mindenkinek gombot ne nyomjuk meg automatikusan. Fölösleges levélforgalmat hoz létre, így csak akkor használjuk, ha valóban minden érintettnek szüksége van az információra. Ha felelőtlenül használjuk, akkor „spam”-ként fogják értelmezni és szakmaiatlannak fognak tartani.

E-mailezés: 5 szabály, amit jobb betartani

Megszólítás

Amikor olyannak írunk, akivel eddig még nem álltunk kapcsolatban, nem mindegy, hogyan szólítjuk meg. Fontos, hogy a lehető legudvariasabb módon kezdjük, például „Tisztelt Nagy Károly!”. Ha hölgy a megszólított, írhatjuk azt is, hogy "Kedves…", de ilyenkor is írjuk ki az illető teljes nevét. Ha a válaszlevélben az illető már csak a keresztnevét írja alá, akkor feljogosítva érezhetjük magunkat arra, hogy legközelebb mi is a keresztnevén szólítsuk meg. Ez a közvetlen hangnem bizalmaskodónak tűnik, ha egyből így indítunk.

Tárgy

Az e-mail tárgya kulcsfontosságú, ugyanis sokan meg sem nyitják azokat a leveleket, melyekből nem derül ki egyértelműen, hogy fontosak lehetnek, vagy konkrétan nekik szólnak. Ha már levelezésben állunk valakivel, de nem egy korábbi téma folytatásaként küldünk e-mailt, akkor nyissunk új e-mailt, ne pedig a legutóbbi levélre nyomjunk egy „válasz” gombot. Az is fontos, hogy minden alkalommal töröljük ki a kilométer hosszú levél aljáról a már nem oda vonatkozó üzeneteket.

Csatolmány

Figyeljünk arra, hogy a csatolmányaink gyorsan letöltődő, egyszerűen kezelhető dokumentumok legyenek. Ha nem vagyunk benne biztosak, hogy az illető levelezőrendszere képes-e fogadni az adott méretű fájlt, akkor inkább használjunk fájl küldő programokat, amelyekről aztán könnyen letölthetik a küldeményt egy link megnyitásának a segítségével. Ez azért is figyelmes megoldás, mert sok cégnél nem engedélyezett a nagy méretű csatolmányok fogadása, így e-mailünk lehet, hogy nem is ér célba.

Fontoljuk meg a fenti tanácsokat és kamatoztassuk sikerrel a munkahelyi kommunikációban. Még nem találtuk meg álmaink munkahelyét? Folyamatosan figyeljük a legfrissebb álláslehetőségeket, vagy keressünk személyre szabott beállításaink szerint. Ha növelni akarjuk esélyeinket, töltsük fel önéletrajzunkatkérjünk hírlevelet és Facebook értesítést, illetve töltsük le a mobil applikációt - Androidra ittiPhone-ra itt. Minél több lehetőséget és információt vizsgáljunk meg, mert annál jobb döntéseket hozunk majd.

Készítette: Fogas Krisztina