A 7 legfontosabb szempont a felvételin - A tökéletes asszisztens

Az ideális jelölt úgy dolgozik, mintha ott sem lenne, a háttérből azonban olyan mértékben és figyelmesen rajta tartja a szemét a folyamatokon és segíti a csapat tagjait is, hogy leginkább akkor döbbenünk rá, mekkora kincs, ha szabadságra megy.

Ezt vallja legalább is Kulcsár Péter, aki saját vállalkozásában önálló munkakörökkel is felruházta asszisztensét. ,,Akkor értettem meg először, mennyire nélkülözhetetlen egy jó asszisztens, amikor Anna egy hónap betegszabadságra ment, és pótolnunk kellett őt ideiglenesen. Semmit nem találtunk és tudtunk eleinte a készletnyilvántartásról, aztán amikor telefonon betanította a helyettesét, egyből világossá vált a rendszere és a munkamódszerei. De ezt nem lehet csupán így feketén-fehéren nézni. Ő a szíve és lelke az egész cégnek, és a legfőbb bizalmi emberem, amit egyébként nagyon nehéz kiérdemelni."

És valóban: az asszisztensi munkakör jóval több, mint a hagyományos titkárnői állás. Ezt munkahelye és főnöke is válogatja, ki mennyire olvasztja egybe a két feladatkört, ám az asszisztens a legközelebbi munkatársa egy vezetőnek. Bizalmi állás - ismerik be sokan, ahogy Péter is kiemelte.

Egy más megközelítést ismerhetünk meg Árvai Szilviától, aki a Conint-Print ügyfélkapcsolati vezetőjeként már több szempontból is végigkísérte a megfelelő asszisztensek kiválasztási folyamatát. ,,Kétféle asszisztenst, egy szakmabelit és egy általános beállítottságút kerestünk. Elsősorban az ismeretségi körünkben hirdettük meg, mert így kevesebb plusz kört jelentett a kiválasztás. Így is sokan jelentkeztek, és többkörös interjúztatási köröket iktattunk be."

Nézzük, Szilvia milyen felvételi kritériumokat említ egy jó asszisztens kiválasztásakor!

1.       Speciális szaktudás és gyakorlat együtt: van, amit meg lehet tanulni az iskolában, de van, amit csak munka közben.

2.       Tanulási képesség és igény. Minden cég egy külön világ, és ezt alaposan meg kell ismernie egy jó asszisztensnek is. Egy olyan komplex nyomdai és bolti reklám megoldásokkal foglalkozó cég, mint a Conint-Print esetében a kívülről jövő munkatárs alaptudását mindenképpen bővíteni kell cégspecifikus tudással is, melyre a vezetők és a munkatársak időt is szánnak az elején.

3.       Precizitás. Alapvető elvárás, hogy figyelmesen, körültekintően dolgozzon az illető, és tudja önmagát ellenőrizni, ne a főnökének kelljen kiszúrni a hibákat.

4.       Jó kommunikációs készség. Nemcsak szóban, hanem írásban is fontos ez! Nagyon negatív a cégre és az illetőre nézve is, ha egy kiküldött ajánlat vagy kísérőlevél helyesírási illetve fogalmazásbeli hibákat tartalmaz.

5.       Megbízhatóság és lojalitás. Ez az elvárás abból is adódik, amit már Péter említett: a jó asszisztens bizalmi munkatárs is egyben. Legyen lojális és elkötelezett nemcsak a céggel, hanem a vezetőjével szemben is.

6.       Tudjon racionálisan is gondolkodni. Ne hagyja magát érzelmileg befolyásolni. Maradjon távol a pletykálkodástól is, hogy a bizalmas információkat még véletlenül se szivárogtassa ki.

7.       Önállóság. Ez szintén egy fontos kritérium a kezdeti betanulási szakasz után. Ehhez az is szükséges, hogy egy átfogó képet lásson és kezeljen egyszerre, aminek átadása és megismertetése ugyanolyan elvárás a vezetőtől és a cég többi munkatársától is.

,,Úgy néz ki, megérte ráfordítani az időnket - összegezi Szilvia -,mert a felvett munkatársak jól beváltak. Nincs nálunk konfliktus, jó a hangulat, és mindenki szereti, amit csinál. Pedig nagy a terhelés, a feszültség. Pláne most, az ünnepek előtt vannak nehezebb időszakok, de meg tudjuk oldani. Figyelünk arra is, hogy ugyan az asszisztensek személyhez kötöttek, de ha szükséges segíteni a másiknak, akkor megosztjuk a munkát."

Találja meg Ön is a tökéletes munkatársát! A legfrissebb asszisztensi állásokat itt találja!

Készítette: S. G.

Címkék: álláskeresés, asszisztens, munka