6 dolog, amit meg kell tanulnunk a főnöktől

Egy vállalat élén állni különösen nagy kihívást jelent. Az idő és a rendelkezésre álló források kezelése, valamint az elvárásoknak való megfelelés olyan stratégiák kidolgozására késztette a vezetőket, amelyeknek segítségével a lehető leghatékonyabban tudják szervezni mindennapjaikat.

A Mashable karrier portál azokat a trükköket és rendszereket vette számba, amelyeket mi is könnyen elsajátíthatunk főnökünktől. Meg fogunk lepődni, milyen pozitív változást hozhat egy-egy új stratégia beiktatása! 

Annak érdekében, hogy hatékonyságunkat növeljük a munkahelyen, érdemes az alábbi 6 dolgot ellesnünk főnökünktől:

1. Tartsunk szünetet 90 percenként!

Tony Schwartz, az Energy Project elnöke felhívta a figyelmet, hogy az emberi szervezet 90 perces energia ciklusonként működik a nap folyamán. Ez azt jelenti, hogy ha valamin már másfél órája dolgozunk, természetes folyamat, hogy éberségi szintünk csökken, és a figyelmünk elkalandozik. Ilyenkor gyakran azon vesszük észre magunkat, hogy más tevékenységbe kezdtünk, például a közösségi oldalakat böngésszük a telefonunkon vagy az interneten szörfözünk. 

A szakértő szerint fogjuk fel a munkanapot úgy, mint egy sprint futóversenyt. Dolgozzunk a lehető legintenzívebben maximum 90 perces szakaszokban, ismételjük ezt a teljes munkanap alatt. Másfél óránként feltétlenül tartsunk szünetet és keljünk fel az asztalunktól.

2. Ne engedjük, hogy félbeszakítsanak!

Nincs annál frusztrálóbb, mint amikor nyugodt körülményeket teremtve nagy lendülettel nekikezdünk egy fontos projektnek, majd pár perc múlva egy kolléga vagy a főnök odalép az asztalunkhoz és elkezd beszélgetni. Kutatások szerint egy-egy ilyen félbeszakítás után körülbelül 25 percre van szüksége az agynak, hogy újra a korábbi koncentráció szintjére jusson. 

Andrew Marsh, a Fifth Column Games ügyvezetője szerint, ha valóban hatékonyan és elmélyülten akarunk dolgozni pár órán át, tegyünk ki egy táblát vagy szimbólumot asztalunkra, ezzel jelezve, hogy ne zavarjanak, mert koncentrációra van szükségünk. A legjobb, ha az irodában dolgozók megegyeznek egy általánosan elfogadott jelben, amely arra utal, hogy az illetőhöz ne személyesen, hanem e-mailben forduljanak kérésekkel egy meghatározott ideig. 

3. Osszuk be energiánkat is, ne csak az időnket!

Az időbeosztás és különböző listák írása közismert stratégia, de sok esetben érdemes az energiánkkal is legalább olyan gondosan gazdálkodni a hatékony munkavégzés érdekében. Kathryn Minshew, a The Muse társalapítója szerint a leginkább koncentráció igényes feladatokat érdemes arra a napszakra tervezni, amikor a legenergikusabbak vagyunk.

Figyeljük meg, hogy a nap mely szakaszában tudunk a leghatékonyabban dolgozni. Ha ez a reggeli órákra esik, akkor vegyük rá magunkat arra, hogy a legnagyobb koncentrációt és energia befektetést igénylő munkával a nap elején foglalkozzunk. Ne időzítsünk tárgyalásokat vagy adminisztrációs feladatokat erre az időszakra még akkor sem, ha más szempontból ez tűnne logikusnak. 

4. Ne legyünk a postafiókunk rabszolgái!

Gina Trapani, a ThinkUp alapítója szerint a bejövő e-maileket kizárólag a nap egy meghatározott szakaszában ellenőrizzük. A legrosszabb, amit tehetünk, ha kényszerítve érezzük magunkat arra, hogy minden levélre a beérkezést követően rögtön válaszoljunk. Ha ezt tesszük, egész napunkat elaprózzuk és semmivel nem fogunk végezni. Jelöljünk ki a nap elején és a nap végén egy-egy fél órát a levelezés intézésére és tartsuk ehhez magunkat. 

Bizonyos munkakörökben, ahol a kollégák munkája gyors válaszainktól függ, nehéz lehet ezt a stratégiát megvalósítani. Tudassuk munkatársainkkal, hogy a hatékonyabb munkavégzés érdekében nem fogjuk folyamatosan figyelni levelezésünket, ezért sürgős ügyben inkább telefonon keressenek minket. Meg fogunk lepődni, milyen kevés a halaszthatatlan ügy és a levelek többsége bőven várhat néhány órát a válasszal.

Az is jó megoldás lehet, ha automatikus üzenetet állítunk be postafiókunkban, melyben jelezzük, hogy rendszerint hány órakor ellenőrizzük az e-maileket és hogyan érhetnek el minket, ha sürgős ügyről van szó. 

5. Szorítkozzunk rövid e-mailekre!

A főnökeinknek nincs ideje novella hosszúságú levelek elolvasására. Andrew Torba, a Kuhcoon társalapítója gyakran egyetlen szavas e-maileket ír, és azt javasolja, hogy a leveleket kezeljük úgy, mintha 140 karakteres Twitter üzenetek lennének. Ezzel a stratégiával hatékony és kreatív gondolkodásra serkentjük magunkat - vallja a szakértő. 

A rövid levelekkel ráadásul nemcsak saját magunknak spórolunk meg időt, de munkatársainknak is, akiknek nem kell egy több bekezdésből álló szövegen átrágniuk magukat. Ha mondanivalónk túl összetett egy pár mondatos levélhez, hatékonyabb megoldás lehet egy rövid, 5-10 perces telefonos beszélgetés. Így megspórolhatjuk a hosszadalmas többszöri levélváltást.

6. Adjunk át feladatokat!

Nem csoda, ha leterheltnek érezzük magunkat, ha mindent nekünk kell csinálni. Az időbeosztás egyik legjobb módja, ha átgondoljuk, mit végezhet el valaki más helyettünk. Ha bizonyos projektekkel kollégáinkat bízzuk meg, jobban és gyorsabban végezhetünk azokkal, amelyekben a legjobbak vagyunk. Amikor feladatokat delegálunk munkatársainknak, ne csak a munka elvégzésének lehetőségét adjuk át. Engedjük, hogy az adott projektet sajátjuknak érezzék és vállaljanak teljes felelősséget a kivitelezésért, és az eredményért!

Címkék: időbeosztás, munkahely, főnök, levelezés, hatékonyság

Szemlézte: Fogas Krisztina