5 tipp, ha nem elég egy munkanap

A mai túlhajtott világban gyakran szembesülünk az érzéssel, hogy a dolgokat nem mi irányítjuk, hanem azok irányítanak minket határidők és tennivalók formájában. A megoldás nem feltétlenül a keményebb és megfeszítettebb munkatempó, hanem az okosabb időbeosztás és sorrendiség felállítása.

A Marie Claire brit online kiadása azt az 5 stratégiát foglalja össze, melyek segítségével kikerülhetünk a mókuskerékből:

1. Csoportosítsuk és tömörítsük a feladatokat!

A különböző feladatok tömörítése és csoportosítása anélkül fokozza a hatékonyságot, hogy az különösebb erőfeszítést igényelne a részünkről. Például rendezzük le az összes elintézendő telefonhívást egymás után, vagy nyissuk meg postafiókunkat és válaszoljuk meg az összes aktuális e-mailt. Ne ringassuk magunkat abban az illúzióban, hogy elég belekapni dolgokba, mert több dologra is tudunk figyelni egyszerre, kutatások bizonyították ugyanis, hogy a "multitasking" nem hatékony, az agynak időre van szüksége, hogy egyik feladatról átálljon a másikra.

2. Dolgozzunk "vakáció üzemmódban"!

Megfigyeltük már, hogy nyaralás előtt az e-mail postafiókunk varázslatosan kiürül, a projektek lezárulnak és az íróasztalunkon katonás rend lesz? A vakáció egy erős határidő, amely előtt minden feladatot be kell fejezni, le kell zárni. Dolgozzunk ehhez hasonló erős határidőkkel tavasszal is, hogy rávegyük magunkat a hatékony munkára! Ütemezzünk be munkaidő utánra olyan szórakoztató programokat, melyeknek pontos kezdési időpontja van, például mozi, színházi előadás vagy edzőtermi óra. A tudat, hogy a munkanap végén pontosan meg kell jelennünk valahol, kihatással lesz egész napi tevékenységünkre és megszabadít attól a hamis illúziótól, hogy "rengeteg időnk van".

3. Készítsünk egy "stop" listát!

Ahogy bővül a felelősségi körünk a munkahelyen, úgy kerül egyre több és több elintéznivaló a tennivalóink listájára. A probléma az, hogy általában a listáról nem kerülnek le ilyen gyors ütemben a feladatok, így egy idő után azt vesszük észre, hogy "elúsztunk". Nézzük át kritikus szemmel a listát és tegyük fel a kérdést: mi az, ami már nem fontos, vagy átadható valaki másnak? Elképzelhető, hogy maga a lista a hatékonyságunk gátja. Hiszen ha szigorúan sorrendben haladunk, akkor először olyan régi teendőkkel próbálunk végezni, amelyek már nem biztos, hogy a legfontosabbak vagy legaktuálisabbak.

4. Ne harcoljunk a természettel!

Az agynak van egy befogadóképessége, melyet nem lehet túllépni, hiába kényszerítjük magunkat. Egy bizonyos információmennyiségnél többet nem lehet egyszerre észben tartani, illetve kezelni. Ahelyett, hogy listákra próbálnánk emlékezni (pl. heti időbeosztás, adatsorok), írjuk le ezeket a listákat, és használjuk agyunkat arra, amiben a legjobb: kreatív problémamegoldásra!

5. A technológia dolgozzon értünk, ne pedig ellenünk!

Napjaink technológiai eszközei rendkívül hatékonyak, ugyanakkor könnyen maguk alá gyűrhetnek minket, ha nem vigyázunk. A mobil eszközök rezegnek, csengenek, pittyegnek - és mi azonnal ugrunk. Ha hatékony munkát szeretnénk végezni, vegyük le minden mobil eszköz hangját, a hangjelzés ugyanis képes azonnal kizökkenteni a koncentrációból. Ezen kívül próbáljuk előnyünkre fordítani pl. az e-mail technológia adta lehetőségeket: állítsunk be mappákat, színjelzéseket és automata üzeneteket, melyek segítenek strukturálni a beékező információt.

Címkék: munkahely, állás, munkaidő, munkanap, feladat, időbeosztás

Összeállította: Fogas Krisztina