Önnek ajánljuk!

Nyitott pozíciók, amik érdekesek lehetnek az Ön számára!

Júliusi, halogatás témájú írásunkban Danyi István időgazdálkodási szakember segítségével feltártuk azokat az érzelmeket, amelyek leginkább hátráltatnak bennünket a haladásban: eszerint a félelem, a bizonytalanság, a közöny, az ellenszenv és az elégedetlenség a legnagyobb ludas abban, ha nem állunk neki egy-egy feladatunknak. A következtetés is levontuk, vagyis amennyiben képesek vagyunk felismerni ezt a bizonyos gátló érzelmet, már egy nagy lépést tettünk a halogatás ellen, most pedig jöhet a ténylegesen haladó szint, vagyis az azonnal bevethető módszerek.

Kezdjük a motivációval

A leggyakrabban talán a motivációval, illetve annak hiányával indokoljuk a halogatást – nem véletlenül. „Dr. Piers Steel éppen ezt az összefüggést vizsgálta, mi több, össze is állította a motiváció képletét. Eszerint a motivációnk emelkedik, ha egy olyan feladatot végzünk, amelyben korábban már sikeresek voltunk, vagy az adott tevékenység fontos számunkra, míg a motivációnk csökken, ha sok figyelemelterelő hatás ér minket, vagy a jutalom eléréséig hosszú időnek kell még eltelnie Az első két tényező szorzata adja a képlet egyik, a második két tényező pedig a képlet másik felét, a kettő hányada pedig a motivációnk végösszegét” – foglalja össze Danyi István.

A jó hír, hogy az egyenlet mindkét részét megváltoztathatjuk! „A képlet első felével ugyan nincs könnyű dolgunk, hiszen sikerélményt anélkül nem tudunk generálni, hogy elvégeznénk a feladatot, az értékét azonban bármikor növelhetjük, ehhez csupán a perspektívánkon kell változtatnunk. Lehet, hogy az e-mailezés önmagában értéktelen számunkra, ha azonban onnan nézzük, hogy nagyban hozzájárul a havi bevételünkhöz, máris más értéket rendelhetünk hozzá. A képlet másik oldalát egyszerűbb kezelnünk, hiszen a zavaró tényezőket a tiszta munkafelület elvét követve, illetve az értesítéseink kikapcsolásával minimalizálhatjuk, valamint a határidőt is bármikor csökkenthetjük a jutalomig, vagyis egy holnapra tervezett nemszeretem feladatot áthozhatunk akár a mai napra. Mivel a jutalmak nagyon jól működnek, különösen azoknál a teendőknél érdemes bevetnünk őket, amelyekre igazán nehezen vesszük rá magunkat – persze az elvégzett feladatnak megfelelően. Ha például kipipáltuk az e-maileket, következhet tizenöt perc olvasás, vagy egy rövid beszélgetés egy kedves ismerősünkkel, míg egy kurzus elvégzésért egy szabadnapot is kiutalhatunk magunknak” – osztja meg a szakértő.

Pályamódosítás

Minden jó, ha jó a vége

A GTD, vagyis Getting Things Done módszer azokban az esetekben jön jól a szakember szerint, amikor valamilyen új, nem tervezett teendőnk adódik, például a főnökünk utasítása vagy egy munkatársunk kérése miatt, amit hajlamosak vagyunk azzal elintézni, hogy most nincs időnk foglalkozni vele.

Az azonnali halogatás kiküszöbölésére érdemes lefuttatnunk magunkban a David Allen által összeállított kérdéssort. Először is mérlegeljük, van-e egyáltalán teendőnk az adott dologgal: na nincs, akkor egyértelmű a helyzet, kitörölhetjük, vagy eltehetjük a referenciák közé, ha azonban pozitív a válaszunk, tisztáznunk kell, hogy egyetlen lépést kell-e tennünk. Amennyiben nem, nyissunk a feladatnak egy projekt mappát és tegyük el későbbre, ha viszont egyetlen lépésben kipipálhatjuk, ami kevesebb, mint két percet vesz igénybe, cselekedjünk azonnal. Ha ennél több időt kell ráfordítanunk, vizsgáljuk meg, tudunk-e vele haladni, vagy további információra van szükségünk. Utóbbi esetben tegyük el egy várakozó mappába az ügyet, amennyiben pedig rajtunk áll a folytatás, válaszoljuk meg a következő kérdést: van-e a feladatnak határideje? Ha nincs, rendeljünk hozzá egy reális időpontot, amennyiben viszont ez adott, rögzítsük a naptárunkba. A gondolatmenet a pillanat törtrésze alatt teszi egyértelművé számunkra, mit is kell tennünk, így nem csupán a halogatásnak vehetjük elejét, de a munkánk egésze is strukturáltabbá válik.”

Támogató támpontok

A rituálék és általában a szokáskialakítás nagy segítség lehet notórius halogatóknak. „Ha egy adott tevékenységhez, amelynek nehéz szívvel állunk neki, mindig ugyanazt a kísérőtevékenységet kapcsoljuk, máris sokat tettünk a halogatás legyőzéséért. Az e-mailezésnél maradva: remek rituálé lehet a blokkosított levélírás előtt, ha minden ilyen alkalommal elkészítjük a kedvenc teánkat, majd azt kortyolgatva kezdünk neki a feladatnak. Egy idő után már ahogy megérezzük a tea illatát, össze fogjuk azt kötni a teendőnkkel, ami meglepően nagy erővel bír! Fontos azonban, hogy ne túl általános tevékenységre építsük a rituálét, mint amilyen például a dohányzás, mert azon túl, hogy káros az egészségre, gyakran ismétlődő jellege sem adja meg a támogató hatást. Válasszunk egyedi, a feladathoz illő tevékenységet, vagy akár környezetet – ez a munkahelyünk függvényében lehet például egy kis tárgyaló, ahol mindig az elmélyülést igénylő teendőinket végezzük” – javasolja interjúalanyunk.

Még mindig halogatás: így győzzük le - munka, halogatás, teljesítmény

Hsonlóan jótékony lehet, ha élünk a külső nyomás adta támogatással. „Ha valamit mindenképp meg kell csinálnunk, kérjünk külső segítséget hozzá: jellemző példa erre a közös tanulás másokkal, vagy a párunkkal együtt intézett bevásárlás, munkahelyi kontextusban pedig a heti/havi projektmeetingek, illetve a csapatmunka – vagyis minden, amiért kollégáinkkal együtt tartozunk felelősséggel. A szociális háló egyrészt ösztönöz minket a feladat elkezdésére, másrészt benntart minket a folyamatban, vagyis kisebb eséllyel szálunk ki belőle azelőtt, hogy pontot tennénk a teendőnk végére, hiszen el akarjuk kerülni a számunkra fontos közösség rosszallását, esetleges szankcióit” – avat be István.

Lépésről lépésre

A halogatásunk oka nem ritkán az a tudat, hogy egy hatalmas feladat tornyosul elénk, és azt sem tudjuk, hogyan is lássunk hozzá, arról pedig végképp fogalmunk sincs, hogyan érhetnénk a végére. Ilyenkor érdemes kipróbálnunk a szalámitechnikát! „Ahogy a rúd szalámit is általában szeletenként fogyasztjuk, úgy ajánlott a nagy feladatokat is apró lépésekre bontanunk. Ha már látjuk, hogyan követik egymást a teendők, és belekezdünk az első részfeladatba, az agyunk egyszerűen ösztönözni fog minket a folytatásra, majd a befejezésre – ezt nevezzük Zeigarnik-hatásnak” – tudjuk meg a szakembertől.

A fenti módszert hatékonyan egészíthetjük ki a talán sokak által ismert Pomodoro technikával. „Eszerint 25 perc munkát 5 perc szünet követ, majd négy ilyen blokk ad ki egy egységet, melyet egy fél órás pihenés zár. Érdemes személyre szabnunk a fókuszáltsággal töltött időt: ez az egyéni adottságainkhoz mérten lehet tíz-tizenöt, de akár harminc-harmincöt perc is. Adott tehát a nagy feladatunk: az első pomodoro szekciót használjuk fel arra, hogy felmérjük a teendő volumenét, és határozzuk meg a teljesítés elemi lépéseit. Öt perc szünet után a következő fókuszált periódusban már teljesíthetjük is az első részfeladatot, vagyis mire az első, nagyjából két órás munka-blokkunk végére érünk, rendelkezni fogunk egy részletes térképpel a megvalósításról, és jó eséllyel a feladat első két-három lépését is magunk mögött tudhatjuk. Ha pedig már eddig eljutottunk, az agyunk garantáltan arra buzdít majd bennünket, hogy ne álljunk meg itt, hanem haladjunk tovább a cél fele – innen tehát már mondhatni, nyert ügyünk van” – kerekíti le bíztatóan a témát István.

Próbáljuk ki a fentieket, és találjuk meg azokat a módszereket, amelyek a legjobban működnek nálunk, még a legfárasztóbb, legkedvetlenebb munkanapokon is. Persze ne feledjük, hogy ha a motiváltságunk és az ebből fakadó halogatás állandósul, már nem biztos, hogy egy-két trükkel orvosolni tudjuk a helyzetet: ilyenkor gyakran a munkahelyváltás az egyetlen jó megoldás! Lehetőségünk bőven akad, keressünk aktívan, váljunk láthatóvá a munkaadók számára, és kérjünk kérjünk hírlevelet illetve Facebook értesítést, így biztosan nem maradunk le a nekünk való állásokról.

 

Készítette: Istók Nikoletta

A Profession.hu Facebook oldala

A Profession.hu Instagram oldala

Címkék: munka, fókuszáltság, halogatás, időmenedzsment, teljesítmény