A munkahelyi előadások 4 tipikus hibája

Vállalati prezentációra készülve első lépéseként az előadónak meg kell fogalmaznia, hogy mi lesz az előadás legfontosabb üzenete, illetve hogy mi a valódi célja. A gyakorlatban ezt nagyon kevés munkatárs teszi meg, ezért van az, hogy gyakran nem lehet tudni, hogy tulajdonképpen miről is szól az előadás.

A négy leggyakoribb hiba

1. Átgondolatlan felkészülés
Az egyik legtipikusabb hiba, hogy az előadók többsége már a felkészülés első szakaszában Power Point-os diákkal dolgozik.

Györffy Kinga retorikai tanácsadó szerint ez többek között azért sem javasolt, mert a diák megszabnak egy irányt és behatárolják a gondolkodást. A szakember szerint az előadó előbb tervezze meg az előadást és a már kész szerkezethez rendeljen hozzá diákat.

2. A kontextus hiánya
A céges előadások nagy része puszta "adatolás", vagyis szakszerűnek feltüntetett tényközlés anélkül, hogy a hallgatóságban gondolatokat és érzelmeket ébresztene. Általában a számok és statisztikák önmagukban semmit nem mondanak a hallgatóságnak, az előadás során életre kell azokat kelteni.

Györffy Kinga szerint ennek egyik módja a kontextusba helyezés, vagyis a hallgatóságnak köze legyen az elhangzottakhoz, tapasztalata legyen róla és érzelmileg viszonyulni tudjon hozzá. A hallgatóságnak nem a számra, hanem a viszonylatra kell emlékeznie – hívja fel a figyelmet a szakértő.

3. Rossz „színesítő” történet
Az is gyakran előfordul, hogy az előadó használ ugyan "színesítő" elemeket, de azok puszta díszítmények, amelyek a lényeghez nem viszik közelebb a hallgatóságot, sőt, eltávolítják, amennyiben a hallgatóság később csak ezekre emlékszik. Az üzenetet egy-egy jó történettel, példával, hasonlattal lehet emlékezetessé tenni.

A retorikai tanácsadó szerint ugyanakkor az előadónak számolnia kell azzal, hogy a jó történet önmagában kevés. Meg kell tanulni, hogy a jó történetet hogyan lehet jól elmesélni fordulópontokkal és a feszültség fenntartásával. A legfontosabb üzenetet érdemes ismétlésekkel, illetve taktikai szünetekkel kiemelni, hangsúlyozni.

4. A kapcsolat hiánya a hallgatósággal
A céges prezentációkból gyakran hiányoznak a közönséggel kapcsolatot teremtő tartalmi elemek, illetve gesztusok is. Érdemes a Power Point-os diák helyett az előadás során is inkább a hallgatóságra koncentrálni.

A jó befejezés

Györffy Kinga szerint a vezetők jelentős része nincs tisztában a prezentáció megtartásának alapszabályaival, ugyanakkor egyre több emberben születik meg az igény, hogy ezen változtasson.

Egy-egy nyilvános beszéd hatékonyságához rendkívül fontos, hogy ne a Power Point-os diákra zsúfoljunk fel mindent, hanem a részletekről osszunk ki egy összefoglalót, „hand-out-ot” az előadás végén.

Fontos, hogy ezt ne a prezentáció elején, illetve közben tegyük, a kivonatok ugyanis elterelhetik a hallgatóság figyelmét. A legjobb, ha már az előadás kezdetekor, vagy közben megígérjük az írásos összefoglalót, így megnyugtatjuk azokat, akik részletekre vágynak.

Beszéd, testtartás

A prezentáció tartalmi elemein kívül nagyon fontos, hogy a hallgatóság jól halljon minden egyes elhangzott szót. Beszéljünk határozott, erőteljes, markáns hangon, szavaink legyenek artikuláltak és jól érthetőek. Figyeljünk rá, hogy a hangszín ne legyen monoton, sok előadó zavarában egy hangon beszél és elfelejt hangsúlyozni.

Fontos, hogy előadás közben mindig a tömeg felé forduljunk, akár a színészek a színházban. Ezt az alapszabályt akkor is meg kell próbálni betartani, ha az ember a háta mögött lévő krétás táblán, diavetített ábrákon, flipchart táblán mutat dolgokat.

Ne legyünk izgágák és indokolatlanul mozgékonyak, a fel-alá sétálás a zavar, a megilletődöttség jele. Érdemes akkor változtatni helyet, amikor egy gondolati egység lezárul az előadásunkban, vagy amikor valamit ki akarunk hangsúlyozni. A helyváltoztatás, csakúgy, mint a kivetített képek, egy újabb ingert jelentenek a hallgatóság számára, amely meghosszabbítja figyelmüket.