A határidők kettős hatása: hogyan hozzuk ki belőle a legjobbat

Van, akire mázsás súlyként nehezedik egy határidős feladat, míg másokat éppen motivál és segít a koncentrációban. Vajon ez a mentális nyomás átalakítható inspiráló erővé? Természetesen nem mindegy, hogy egy reális, jól átgondolt határidőről beszélünk vagy egy szűkre szabott, kényszer szülte időkorlátról. Marton Gábor csúcsteljesítmény és karrierfejlesztés coach-al beszélgettünk arról, milyen hatással van a határidő az emberek teljesítőképességére és teherbírására.

A Parkinson-törvény

Ha egy határidő reális, akkor kifejezetten ösztönzően hathat, segít fókuszálni, mivel ad egy keretet, ami leszűkíti a figyelmünk és az energiafelhasználásunk. Gábor ennek kapcsán megemlíti, hogy van egy szabályszerűség, amit ő is gyakran javasol az ügyfeleinek: „A Parkinson törvény alapján egy feladat mindig kitölti a rendelkezésre álló időt. Ezt szoktam én is javasolni az ügyfeleimnek: ha van egy feladat, amit nem szeretünk csinálni, érdemes a lehető legszűkebb határidőt kiszabni magunknak, mivel itt mindössze annyi fog történni, hogy belekényszerítjük magunkat az adott feladat megoldásába, de ez nem a tipikus kényszer, hanem inkább egy belső, mentális erőt adó kényszer.”

Ha nem élünk ezzel az elvvel, akkor is teljesül: gondoljunk csak egy vizsgára felkészülő diákra. A határidő lejárta előtt általában jelentősen megugrik a befektetett energia, vagyis fókuszált állapotban céltudatos munkavégzéssel – adott esetben tanulással – rövidebb idő is elegendőnek bizonyul a feladat megoldására.

A nem, mint varázsszó

Kivel ne fordult volna már elő, hogy húzós határidőt kapott a munkahelyén egy feladatra és fogalma sem volt az elején, hogyan fogja befejezni időre. Sokszor eszünkbe sem jut, hogy esetleg nemet mondjunk egy határidőre – és itt fontos kiemelni, hogy nem a feladatra, hanem csakis a határidőre. Na de lehet egyáltalán ilyet? Gábor szerint lehet, a segédeszközünk pedig a kommunikáció:

„A határidőkre való nemet mondással kapcsolatban egy fontos dolgot említenék meg, ez pedig a kommunikáció. Amikor elvállalunk egy határidőt, akkor előre le kell fektetnünk az elvárásokat és meg kell húznunk egy keretet: erről szól az elvárásmenedzsment.”

Gábor hozzáteszi azt is, hogy nem csak érdemes azonnal reagálni egy irreális határidőre és újra tárgyalni azt, hanem szinte kötelező: „…ha elvállalunk egy valószerűtlen határidőt és nem sikerül teljesíteni, akkor a bizalom és tisztelet csökken velünk szemben. Ha az a helyzet áll fenn, hogy közeleg a határidő, azonban mi prudensek voltunk és rajtunk kívül álló okok miatt nem fér bele a megadott időkeretbe a feladat megoldása, akkor sincs gond, hiszen ilyenkor kerül elő a kommunikáció.”

Az idő is energiaforrás, csak nem a miénk

A határidő megfelelő kiszabásánál több dolgot is figyelembe kell vennünk, ráadásul olyan tényezőkkel is számolnunk kell, amik kívül esnek a hatáskörünkön és nem tudjuk befolyásolni őket. Ad-hoc priorizálásra is szükség lehet időközben, de ez megint csak egy olyan dolog, amit előre nem láthatunk. Gábor szerint nem csak az időt kell figyelembe venni, hanem olyan dolgokat is, mint például a feladat típusa.

„Egy határidő átgondolásához az energiaszintünket és a feladattípust is számításba kell vennünk. Az idő egy energiaforrás, de ha a mi energiaszintünk alacsony, sokkal lassabbak leszünk, kevésbé hatékony lesz a munkavégzés. A feladat típusa azért fontos, mert két különböző típusú feladat két különböző megoldási folyamatot igényel. Az egyik típus a kreatív munka, ahol nehezebb behatárolni a munkafolyamatokhoz szükséges időt és attól is nagyban függ, hogy mi magunk mikor vagyunk képesek kreatív munkát végezni. A másik feladat típus a „darálós”, rutinszerű, kreativitást mellőző munka, amihez nem kell új ötletekkel szolgálnunk. Itt azt kell mérlegelni, hogy az ehhez szükséges időt is úgy osszuk el, hogy reálisak maradjunk magunkkal szemben.”

A határidők reális meghatározásához nem szabad elfeledkeznünk az utolsó lépésről sem: ez a pufferelés.

„Mindig számoljunk rá valamennyi pluszt a szükséges időre, vagyis számoljunk pufferrel. Azt szoktam mondani, hogy 20%-ot érdemes, mivel bármikor adódhatnak váratlan helyzetek és sürgős feladatok.”

Alternatív megoldások váratlan helyzetekre

Vannak olyan helyzetek, amikre egyszerűen nem lehet felkészülni – vagy mégis? Természetesen nem látunk a jövőbe, de ha előre átgondoljuk, hogy mi a feladataink közt a fontossági sorrend, rengeteg stresszt megspórolhatunk magunknak.

„A feltorlódott feladatok elvarratlan szálként működnek, és amíg nincsenek elvarrva, addig egy bizonyos mentális kapacitásunkat lekötik tudat alatt. Ezt sokszor tapasztaljuk is: aki el van havazva, mentálisan is szétszórt, mivel lefoglalja fejben a sok teendő. Na de mi alapján állítsunk fel prioritást? Én a Pareto-elvet szoktam alkalmazni, más néven a 80-20 szabályt. E szerint a következmények 80 %-a mindössze az okok 20 %-ára vezethetők vissza: vagyis eredményeink 80 %-a a feladataink 20 %-ából származik.”

A Gábor által említett elv mentén látszik, hogy nem csak nagyobb feladatok között állíthatunk prioritást, hanem egy feladat részfeladatai közt is. Tudjuk, mi adja az adott feladat gerincét – például egy prezentáció esetében a ’középső’ lényegi, információt tartalmazó rész – és ezeket a feladatokat vesszük előre. Persze itt is érdemes figyelembe vennünk az emberi tényezőt, vagyis mi magunkat. Mikor vagyunk kreatívabbak, mikor produktívabbak és mikor aktívabbak.

Végső esetben akár a határidő meghosszabbítását is kérhetjük, esetleg azokat a részfeladatokat, amik nem igénylik kifejezetten a mi személyünket és van erre lehetőségünk, kioszthatjuk másoknak. Ennek talán van némi negatív kicsengése, de valójában sokkal hatékonyabb a rutinszerű, kisebb részfeladatok felosztása, mivel ezzel a nagyobb, alkotói munkát igénylő feladatokra több figyelem jut. Természetesen mindezt asszertívan, megértő hozzáállással kell lekommunikálni, így akár a proaktív hozzáállásunknak köszönhetően később nagyobb szabadságot kaphatunk.

Készítette: Balogh Emese

A Profession.hu Facebook oldala
A Profession.hu Instagram oldala