30 illemszabály mobilhoz és okostelefonhoz
Óriási könnyebbséget jelent a munkánkban ma már nemcsak a mobil-, hanem az okostelefon. Rugalmasabbá, könnyebbé, gyorsabbá teszi a munkánkat. Ám egyre több a protokollbeli visszaélés és baki is ezáltal. Ha nem figyelünk oda ezekre az elvárt viselkedési szabályokra, könnyen ránk kerülhet egy "primitív" jelző, és annyi a szépen dédelgetett karriertervünknek is. Ne éljünk vissza az illemszabályokkal, ne gondoljuk, hogy ezek poros, régimódi dolgok. Ezek ugyanúgy a céges és a saját kultúránk kivetülése a közvetlen környezetünk felé. Éppen ezért legyünk figyelmesek még a leglazább munkahelyi közösségben is, és tartsunk magunkat a mindenki által elfogadott ismérvekhez.
Először tekintsük - vagy ismételjük - át a céges mobiltelefonnal kapcsolatos etikett szabályokat!
1. Tárcsázás előtt gondoljuk végig, hogy alkalmas időpontban ejtenénk-e meg a hívást. Általában ez az időszak a munkaidő kezdetétől a végéig tart - az ebédidő kivételével.
2. Éjszaka egyáltalán ne telefonáljunk. Ha valami nagyon halaszthatatlan, akkor egy üzenetben küldjük át.
3. Jelentéktelen vagy éppen máshol is elérhető információk miatt nem illik felhívni egy másik személyt.
4. Ismerőseinket ne hívjuk a munkahelyükön magánügyben. Ez több szempontból kínos vagy éppen félreérthető beszélgetést eredményezhet, arról nem is beszélve, hogy a hosszúra nyúlt privát csevegések mennyire rossz fényben tüntetik fel az illetőt. Kivételt képez a halaszhatatlan, fontos közlendő, ám ezt is fogjuk rövidre.
5. Ha valamelyik kollégánk lebetegedett, ne zaklassuk munkaügyben telefonon. Hagyjuk pihenni, gyógyulni, és vállaljunk részt a helyettesítésében, ha tehetjük. Ugyanez érvényes a munkatárs szabadsága idejére is.
6. Tartsuk szem előtt, hogy a céges telefont munkavégzéshez kaptuk Tehát ne éljünk vele vissza, ne nyúljanak feleslegesen hosszúra a beszélgetéseink. Kivételt képez, ha része egyfajta juttatási csomagnak.
7. Alapvetően nem illendő a személyes beszélgetéseinket a céges telefonunkról bonyolítani. Ám ez cégenként eltérhet, ezért a privát használattal kapcsolatban ismerjük meg a munkahelyünk irányelveit, és ahhoz tartsuk magunkat.
8. Ha távmunkában dolgozunk - esetenként vagy rendszeresen - akkor munka- vagy törzsidőben legyünk elérhetők mobilon, vagy rövid időn belül hívjuk vissza a kollégáinkat.
9. Súlyos illetlenség mások telefonját lehallgatni, illetve az engedélyük nélkül használni azt.
10. Válasszunk az általunk képviselt céghez és a beosztásunkhoz méltó csengőhangot, és normál hangerőre állítsuk, ne a legerősebbre.
11. Ha ismeretlen személyt hívunk, akkor nekünk, a hívó félnek illik először bemutatkozni egy köszöntéssel, majd a nevünk, a munkahelyünk és a titulusunk közlésével.
12. Ha mobilon hívunk valakit, mindig kérdezzünk rá, hogy alkalmas-e a beszélgetés. Nem tudhatjuk, milyen helyzetben van éppen az illető.
13. Ha a hívás megszakadt, a hívó félnek illik újratárcsázni. A hívott fél ezt várja meg, ne tárcsázzon addig, mert könnyen lehet, hogy mindkét szám emiatt válik foglalttá.
14. Ha tárgyalás, beszélgetés közben csörög a telefonunk, két dolgot tehetünk: lenémítjuk, ha esetleg addig nem tettük meg, és amikor végeztünk, visszahívjuk az illetőt. A másik megoldás, hogy felvesszük és megkérjük a hívó felet, hogy egy bizonyos idő múlva hívjon vissza bennünket.
15. Tárgyalás közben csak akkor illik telefonálnunk, ha ezt a megbeszélés érdekében tesszük.
16. Ha tévesen tárcsáztunk, kérjünk elnézést a másik féltől, de ne úgy tegyük le, hogy "Viszonthallásra." Ehelyett mondjuk azt például, hogy "Minden jót."
17. Ügyeljünk arra, hogy minél zajmentesebb környezetből indítsunk hívásokat, és beszéljünk hangosan, érthetően.
18. A beszélgetést a hívó fél fejezze be. A hívott fél is véget vethet a telefonálásnak, ebben az esetben egy udvarias magyarázatot adjon búcsú előtt.
19. A telefonon kapott felvilágosítást, segítséget minden esetben illik megköszönni.
20. Az üzenetrögzítőre mondjunk fel egy rövid, lényegre törő üzenetet a gépi hangbemondás helyett.
21. Amint lehallgattuk az üzenetrögzítőnket, illik minél gyorsabban reagálni a kapott hívásokra.
22. Ügyeljünk a telefonbeszélgetések bizalmasságára, és lehetőleg minél kevesebb fültanú előtt folytassunk üzleti beszélgetéseket.
23. Akármilyen stílusban és üzenettel hívnak fel bennünket telefonon, sose káromkodjunk és ne használjunk közönséges szavakat.
Önnek ajánljuk!
A fentieken túl összegyűjtöttünk néhány újabb keletű illemszabályt arra az esetre, amikor a céges telefonunk egyben okostelefon is.
Plusz 5 aranyszabály kifejezetten okostelefonokhoz
Mivel az okoskészülékekkel jóval több információhoz jutunk és juttathatunk másokat is, ezért kétszer is gondoljuk meg, mennyire tartozik valami a munkatársainkra és az üzleti partnereinkre. Ezek a legalapvetőbb baki lehetőségek:
1. Túlságosan személyes profilkép és becenév használata pl. egy szakmai fórumon, Facebook-csoportban.
2. Jegyzetfüzet helyett: ha az okostelefonunkat használjuk egy megbeszélésen például laptopon való jegyzetelés helyett, semmi gond, de a félreértések elkerülése miatt érdemes ezt előre megemlíteni a kollégák előtt.
3. SMS helyett Viber üzenet: nem hivatalos formája az üzenetváltásnak, és nem lehetünk benne biztosak, hogy a másik fél megkapja-e és mikor.
4. Helyesírási szabályok be nem tartása: a mobilkommunikáció, a csetelés és a közösségi oldalak egyaránt fellazították a helyesírási szabályokat. Például nem kezdjük nagybetűvel a mondatot, vagy éppen nem teszünk írásjelet a végére. Ha ehhez hozzászokunk, és a céges kommunikáció során is alkalmazzuk, az sokak szemében szegénységi bizonyítvány ránk nézve.
5. Fotózási és megosztási kényszeresség: vannak soha vissza nem térő pillanatok, ez tény. De ne essünk át a ló másik oldalára, és ne akarjunk mindig mindent megörökíteni és egyből megosztani másokkal - hacsak nem ez áll a munkaköri leírásunkban. Amellett, hogy ez a munkaidőnkből többet vehet el, mint hinnénk, rettenetesen zavarhat másokat.
6. Privát üzenetek kiszűrése: személyes jellegű üzeneteink felvillanását tiltsuk le munkaidőben. Gondoljunk csak bele, ha a főnökünk épp odaül mellénk, és az előttünk lévő telefon kijelzőjén megjelenik, mondjuk egy privát Facebook üzenet.
7. Fotóalbum mutogatása: bánjunk óvatosan a fényképeink mutogatásával, a magánéletünk nem tartozik a kollégáinkra és az üzleti partnereinkre.
És ha mindez kevés ahhoz, hogy örömmel végezzük a munkánkat és jó csapatot alkossunk a többiekkel? Előfordul az is, hogy még nem a megfelelő helyen dolgozunk, ám attól még a céges illemszabályok alkalmazását nem kell lejjebb adnunk. Ráadásul megoldás mindig van. Nézzünk körbe ITT és ITT is, ha egy jó állásra vágyunk! A sikeres álláskeresésben a kiváló önéletrajz is a segítségünkre siet, amelyet most ITT könnyedén összeállíthatunk a Profession.hu díjnyertes alkalmazásával. Pályázzunk minél több helyre, töltsük fel önéletrajzunkat ide, kérjünk hírlevelet és Facebook értesítést a legfrissebb álláslehetőségről. Éljünk a lehetőséggel, és turbózzuk fel álláskeresési eszköztárunkat!
TÖBB MINT TÍZEZER MEGPÁLYÁZHATÓ ÁLLÁS ITT! SZEMEZGESSÜNK BELŐLÜK!
Töltsük fel önéletrajzunkat, és nyerjünk 100.000 forint értékű Tesco vagy Media Markt vásárlási utalványt, egy MacBook Pro laptopot, vagy egy 400.000 Ft értékű H&M vásárlási utalványt. KLIKK IDE!
Készítette: Posta Renáta
Címkék: telefonálás, mobil, okostelefon, etikett, munkahely
