7 tipp, ha asszisztensi állást keresünk

Egy új cikksorozatunkban sorra vesszük a munkakörönként legfontosabb felvételi szempontokat. Azaz ezekkel a konkrét jellemzőkkel mindenképpen rendelkeznünk kell, hogy megszerezzük a megpályázott állást. Nézzük először az asszisztensi és adminisztratív munkaköröket!

A 7 LEGFONTOSABB JELLEMZŐ, HA ASSZISZTENSI, ADMINISZTRATÍV MUNKÁT KERESÜNK

1. Kommunikációs képességek

Ez az egyik leggyakoribb tényező, amelyet kiemelten vizsgálnak az állásinterjúk során. Legyünk ebben minél jobbak, és ne elégedjünk meg az iskolai tanulmányaink során megszerzett fogalmazásbeli és helyesírási tudásunkkal. Egy kiváló asszisztenstől alapvető elvárás, hogy tökéletesen fogalmazzon, diplomatikusan reagáljon maximálisan szem előtt tartva feladatai minél magasabb szintű elvégzését. Akár írásban, akár szóban tesszük mindezt, törekedjünk a tökéletességre! Számtalan lehetőséget megragadhatunk ennek fejlesztésére, kezdve a társasági beszélgetéseken, vitázásokon, az online fórumok világán át a kommunikációs képességeket fejlesztő könyvekig és tréningekig.

2. Nyelvtudás

Az álláshirdetések többségében nemzetközi cég, főnök vagy éppen üzleti kapcsolattartás miatt szükséges a kommunikációképes nyelvtudás. Jellemzően az angol nyelv ismerete az elvárt, és ezen felül további előnyt jelent például a német, francia, spanyol vagy éppen orosz nyelv ismerete, a konkrét hirdetéstől függően. Éppen ezért ha még nem érezzük elég jónak a nyelvtudásunkat, minél hamarabb foglalkozzunk vele és fejlesszük!

TÖBB MINT 500 ÁLLÁSAJÁNLAT ADMINISZTRÁCIÓ, ASSZISZTENS, IRODAI MUNKAKÖRBEN!

3. Precizitás

Jól ismerjük a mondást, hogy csak az nem hibázik, aki nem is dolgozik – ám ezt egy jó asszisztensnek ritkán engedik meg. Előfordul mindenkivel, hogy adott pillanatban nem úgy koncentrál és teljesít, mint általában. De legyünk nagyon óvatosak ennek a megengedésével, mert akár az állásunkba is kerülhet egy végzetes tévedés vagy mulasztás. Ne feledjük, hogy asszisztensként egy magas beosztású személy vagy meghatározó csapat támogatása a feladatunk, így ha mi hibázunk, mindenki mást is előnytelen helyzetbe hozunk.

4. Empátiás készség

Fontos, hogy megértőek legyünk, és bele tudjunk helyezkedni mások szempontjaiba, hangulataiba, nézeteibe. Csak így tudjuk megfelelően ellátni azt a munkát, amit várnak tőlünk. Legyünk nyitottak és figyelmesek a környezetünk iránt!

5. Bizonyos fokú önállóság

Nem feltétlenül kell mindent egyedül véghez vinnünk – előtte egyeztessük a feladatainkat és a határidőket a felettesünkkel. Ám ahogy megkapjuk ezeket a kereteket, kezdjünk el dolgozni a megvalósításán legjobb tudásunk szerint. És ha elakadunk, akkor mielőbb kérjünk útmutatást a vezetőnktől, mielőtt nagyobb kárt szenvedve a feladatunk.

6. Megoldásorientált szemlélet

Ne a problémára görcsöljünk rá, hanem a megoldásra törekedjünk minden helyzetben. Legyenek ötleteink, alternatíváink és már azokkal érkezzünk a főnökünkhöz. Nagyra fogja értékelni még akkor is, ha nem azokat fogjuk megvalósítani.  

7. Priorizálási képesség

Egy asszisztensi munkakörhöz nagyon sokféle feladat és részfeladat társul. Aki nem tud ezekhez egy rendszert kialakítani, el fog süllyedni a nagy nyomás és a tornyosuló feladatok között. Semmi értelme emiatt kiégni, tanuljunk meg priorizálni és egy bevált napirendet kialakítani. Vagyis csoportosítsuk a rendszeres és az adhoc feladatainkat a következő szerint:

1. sürgős és fontos

2. sürgős, de nem fontos

3. nem sürgős, de fontos

4. nem sürgős, nem fontos

A fenti 4 kategóriához rendeljük hozzá az elvégzendő feladatainkat, és lássuk el időzítéssel. Készítsünk napi, heti és havi listát is. Ezután osszuk be a napi munkaidőnket, mire mennyi időt szánunk, és próbáljuk meg tartani. Természetesen elő fog fordulni, hogy kizökkenünk, mással kell foglalkozni váratlanul, és így tovább. Ám ez nagyon jó tapasztalatot biztosít nekünk, hogy beépítsük a további munkavégzésünkbe ezeket.  

NÉZZÜK, MIT ÉRDEMES MÉG TENNÜNK, HA KERESSÜNK A NEKÜNK VALÓ ÚJ ÁLLÁST!

- Kérjünk a vezetőnktől egy személyes megbeszélést a munkahelyi konfliktusok megoldásával és a szakmai fejlődésünk lehetőségeivel kapcsolatban.

- Ha további érdekeltségekkel (például leányvállalatok, vidéki telephelyek) is rendelkezik a munkahelyünk, akkor vegyük fel a kapcsolatot az ottani HR-es munkatársakkal, és érdeklődjünk a szabad pozíciókról.

- Jelentkezzünk házon belül egy másik részleghez vagy éppen a csoportunkon belül egy másik pozícióra.

- Pályázzunk minél több helyre, töltsük fel önéletrajzunkat ide, kérjünk hírlevelet és Facebook értesítést a legfrissebb álláslehetőségről.

- Ha eddig nem tettük meg, akkor itt az idő aktualizálni az önéletrajzunkat! Megbízható segítséget itt találunk: ezzel a díjnyertes önéletrajz-készítő alkalmazással most ITT könnyedén összeállíthatunk egy hatékonyabb pályázatot.Letölthető önéletrajz mintákat pedig ITT találunk!

- Lépjünk még egy szinttel feljebb: töltsük le okostelefonunkra ezt a vadonatúj alkalmazást, hogy a lehető leggyorsabban reagálhassunk a nekünk való állásokra. Sokszor a gyorsaság is számít, nem is keveset, éljünk a lehetőséggel! Közvetlenül a telefonunkról pályázhatunk a meghirdetett állásokra, csak be kell lépnünk az alkalmazásba a Profession.hu oldalon regisztrált adatainkkal.

A legfontosabb, hogy ne tétlenkedjünk! A helyzet csak akkor fog megváltozni, ha mi magunk teszünk érte. Ezért mindig tartsuk a szemünket a friss álláslehetőségeken! A fentiekkel felvértezve magunkat nézzünk körbe ITT és ITT is!

Készítette: Posta Renáta

Címkék: álláskeresés, állásajánlat, adminisztráció, asszisztens, irodai munka