Így beszéljünk a munkatársakkal

Számtalan kommunikációs eszköz áll a rendelkezésünkre a munkahelyen, a tapasztalat még is azt mutatja, hogy túlnyomóan ez a terület a szervezetfejlesztések és a csapatépítő tréningek melegágya - írja a munkajog.hu.

Szóbeli kommunikáció

Annak ellenére, hogy a dolgozók (még akár az egymással szemben ülők is) előnyben részesítik az írásbeli kommunikációt, a legnagyobb hibákat még mindig szóban ejtjük meg. Amellett, hogy a hierarchia szabályait betartjuk (pl. előre köszönünk a vezetőknek), érdemes odafigyelnünk az információ megosztására is. Könnyen alá ássa a jó légkört vagy az emberi kapcsolatokat a pletyka. Ráadásul nem tudhatjuk, mi hogyan jut el másokhoz, így hátrányunk is származhat belőle. Mérjük fel a saját érdekünkben, hogy kivel mennyi információt érdemes megosztani.

A külső partnerek számára a céget mindig a legjobb színben tűntessük fel, ez alapkövetelmény. Ne felejtsük el, hogy az adott partner vagy kolléga még később is felbukkanhat az életünkben, ezért mindig mindenkivel segítőkészen és kedvesen járjunk el.

Gyakori a különböző osztályok közötti félresiklott kommunikáció. Próbáljuk megérteni a másik fél motivációit és problémáit. Amennyiben szükséges, üljünk többször össze személyesen, hogy átlássuk a másik oldalon mik a nehézségek. Igyekezzünk mindig kompromisszumos megoldásokat keresni.

A meetingek hasznáról is megoszlanak a vélemények. Igenis szükségesek a személyes egyeztetések, de a téma alapján határozzuk meg az időkorlátokat. A több órás-fél napos meetingek gyakran elvonják a dolgozókat az érdemi munkától, ráadásul figyelni sem tudnak kellően. Nagyobb lélegzetű témák és brainstorming esetén hatékonyabb megoldás lehet egy workshop vagy akár egy tréningbe is ágyazhatjuk a megbeszélendő pontokat. A csapatkohéziót is erősíthetjük és kiszakítjuk a kollégákat a megszokott mindennapi környezetből, ami jelentősen növelheti a kreativitásukat és az elköteleződést a cég iránt.

Egyéb, kisebb ügyeknél inkább maradjuk a kevesebb több elvénél. Tartsunk inkább rövidebb találkozókat, adjunk időt a feladatok elvégzésére, majd üljünk le ismét a következő kritikus lépésnél. A meeting vezetője feltétlen tájékoztassa a résztvevőket a napirendi pontokról és a témát érintő kérdésekről, így fel tudnak készülni a többiek is. Nagyon hangsúlyos a vezető stílusa. Fontos, hogy mindenki elmondhassa a véleményét, de a vezetőnek mindig a témánál kell tartania a többieket. Összegzéssel és a feladatok pontos megjelölésével érdemes zárni.

Írásbeli kommunikáció

Több év gazdasági szervezetnél eltöltött idő után hamar rájövünk: ami nincs írásba foglalva, az nem feltétlenül létezik. Ez az írásos kommunikáció legnagyobb előnye: bizonyítékként szolgál. Amennyiben megerősítésre, vezetői jóváhagyásra várunk, kötelező a dokumentáció. Egy tárgyalás, meeting vagy beszélgetés kimenetelét is érdemes e-mailben rögzíteni, ezzel nyomatékosítunk. Amennyi feladat hárul ma egy dolgozóra, jobb, ha írásban kérünk, így biztosan nem felejtődik el és könnyebben számon kérhető a másik. Az outlookban rendkívül hasznosak a jelölések, segítségükkel könnyen rangsorolhatjuk az elintézendő feladatokat.

Ha jó képet szeretnénk kialakítani magunkról, mindig köszönjük meg e-mailben a segítséget. Egy "szép napot", egy "köszönöm" vagy "szuper lett" e-mail megéri a fáradtságot, bárki napját feldobhatjuk vele és nagy eséllyel a következő alkalommal is segítséget kaphatunk az illetőtől. A kedvesség mellett a határozottság is fontos.

Közöljük, hogy miért fontos az ügy, mi a határidő és mi lesz annak a következménye, ha nem teljesül. Sajnos a hierarchia belénk ivódott: biztos, hogy könnyebben rávesszük a másikat a cselekvésre, ha a főnökünket is a címzettek közé vagy másolatba tesszük. Az apró-cseprő ügyekre azonban nem érdemes mindenkit másolatba tenni, egy elfoglalt vezető nem biztos, hogy jó néven fogja venni vagy beleszól és még bonyolultabbá teheti a feladatmegoldást.

Az e-mailt formailag is érdemes szemügyre vennünk. A színes és mintás hátterek nem illenek a munkahelyi környezethez, egy jól kialakított aláírás elérhetőségekkel viszont nagy könnyebbség bárkinek. Ha hangsúlyozni szeretnénk, jelöljünk vastag betűvel. A dőlt kevésbé látványos és nehezen olvasható. A túl sok jelölés között azonban el lehet veszni, egyszerre maximum kettőt alkalmazzunk. Ha csatolunk valamit, jegyezzük meg az e-mailben is, mert nem biztos, hogy észreveszi a másik.

A modern technika vívmányai, pl. a különböző belső chat programok vagy pl. msn, skype meggyorsíthatják főleg a külföldiekkel történő kapcsolattartást. Hátrányuk azonban, hogy a munkavállaló személyes ügyekben is gyakran ehhez a módszerhez nyúl, ami jelentősen elvonhatja a munkától.

Szemlézte: Durbák Ildikó

Címkék: munkahely, kommunikáció