Assistant állások XXIII. kerületben (adminisztrátor, dokumentumkezelő)

• A magyar és nemzetközi hallgatók tájékoztatása, felvételi és beiratkozás, csoportindítás koordinálása;
• Órarend- és terembeosztás készítése, a képzések dokumentálása a vonatkozó szabályok szerint;
• Vizsgaszervezés, oktatói elszámolások és szerződések előkészítése;

• Közbeszerzési eljárások teljes körű előkészítésének és lebonyolításának támogatása;
• Közbeszerzési dokumentumok elkészítése és szerkesztése;
• EPK-k előkészítése, engedélyezési folyamatok koordinálása;
• Kapcsolattartás a szakmai területekkel, közbeszerzési tanácsadóval, ajánlattevőkkel és hatóságokkal;

• Szerviz és értékesítési leadek kezelése a beérkezéstől a megrendelés létrehozásáig
• Sales lead információk ellenőrzése, ajánlatok és tenderek előkészítése
• Kapcsolattartás ügyfelekkel, utánkövetés a megrendelések megszerzése érdekében
• Munkalapok és szerviz megrendelések létrehozása és karbantartása

• Több munkahelyi étteremből és büféből álló vendéglátó szakterület, napi működésének koordinálása,
• Az operatív vezető munkájának a segítése,
• Az éttermek szakmai felügyelete /Az éttermi és büfé kínálat minőségének folyamatos monitorozása /,  

• egyszerű és összetett pénzügyi feladatok ellátása,
• pénzügyi nyilvántartások naprakész vezetése,
• pénzügyi alátámasztó dokumentumok készítése, ellenőrzése,
• számlák kollaudálása,
• együttműködés a a könyvelési osztállyal,
• kapcsolattartás a társosztályokkal, beszállítókkal, partnerekkel,

• Ügyfelek szerződési folyamatának lebonyolítása
• Kapcsolattartás telefonon és e-mailen
• Projektvezetők munkájának segítése
• Adminisztrációs feladatok ellátása

benyújtott szolgáltatási, kifizetési és átlépési igénybejelentések teljes körű ügyintézése a pénztári jogszabályok, szabályzatok és eljárások betartásával: igények feldolgozása, elbírálása és az ehhez kapcsolódó egyeztetések lebonyolítása (írásban és telefonon);...

• Webshop és B2B működés támogatása
• Termékek kezelése (aktiválás, deaktiválás, árazás)
• Kampányok és kuponok kezelése (web, HQ, SAP)
• Lokális termékkínálat és kampányok frissítése
• Rendszerhibák kezelése (ticket rendszer, SAP)
• Riportok készítése, adminisztráció (SAP)

• Napi operációs és adminisztratív feladatok ellátása a senior kollégák iránymutatása alapján
• Ticketek kezelése és nyomon követése
• Adatrögzítés vállalati rendszerekben
• Riportok és kimutatások készítésének támogatása
• Számlakezelési folyamatok adminisztrációja

• Áruforgalmi folyamatok ellenőrzése
• Szervezeti egységek működésének, a munkavállalók szabályszerű munkavégzésének ellenőrzése
• Adminisztrációs fegyelem betartatása
• A belső ellenőri munkához kapcsolódó beszámolók elkészítése

• Biztosítással kapcsolatos ügyféligények, kérések folyamatának koordinálása, intézése
• Dokumentumok, szerződések kezelése
• Telefonos és e-mailes kapcsolattartás az ügyféllel
• Információ-átadás az ügyfeleknek a biztosítási szolgáltatásokról

• Telefonhívások kezelése
• Vendégek fogadása és regisztrálása
• Konferenciatermek előkészítése ügyfélfogadásra
• Bejövő és kimenő futárküldemények adminisztrálása
• Belső postai küldemények továbbítása
• Vendégparkoló foglalások kezelése
• Helyettesítések szervezése
• Nyomtatószobák feltöltése irodaszerekkel

• Fogyasztói és rekonstrukciós beruházási igényekhez kapcsolódó gazdasági események előkészítése
• Vállalkozói megrendelések kezelése és adminisztrációja, nyitott obligós tételek nyomon követése
• Teljesítésigazolások kezelése és ellenőrzése

• hagyatéki végzések elolvasása és értelmezése
• örökösödési adatok rögzítése Excel táblákba
• folyamatban lévő esetek dokumentálása, nyomonkövetése
• kollégák ad-hoc feladatokban való támogatása

• Gazdasági, beszerzési és pénzügyi adminisztráció támogatása (megrendelések, számlák, elszámolások, teljesítések kezelése).
• Eszközök, anyagok és szolgáltatások beszerzésének koordinálása az irodai működés és munkavégzés biztosítására.

• Speciális szükségletű hallgatók számára fenntartott szolgáltatások kezelése
• Speciális szükségletű hallgatók ügyintézéséhez kapcsolódó egyes adminisztrációs feladatok ellátása, különös tekintettel a regisztrációra

• adománykoordinációs feladatok ellátása a gyűjtött, illetve felajánlott adományok hatékony és szervezett célba juttatása;
• raktárkészlet nyomon követése;
• adomány, krízis, egyedi kérelmek és adomány felajánlások érkeztetése és nyilvántartása;
• adománykérelmek elbírálása, hiánypótoltatás;

-Budapesti szervizvezetők munkájának adminisztratív és operatív támogatása, -Kiküldésre váró és kiküldött árajánlatok státuszolása, határidőalapú nyomon követése, -Elfogadott ajánlatok feldolgozása, heti riportálása, státuszolása, -Műszaki nem megfelelőségek nyomon követése, időszakos értesítések,...

• a hallgatók (személyes, tanulmányi és pénzügyi) adatainak kezelése, hallgatói ügyfelek kiszolgálása
• a NEPTUN tanulmányi rendszer és a POSZEIDON ügyviteli (iktató és irattári) rendszer kezelése

• Komplex megrendelések kezelése az AkzoNobel ügyfeleivel és a belső osztályokkal együttműködve.
• Az ügyfelek tájékoztatása a szállításokról, a kapcsolódó kérdésekről és változásokról.
• A megrendelések rendszerbe való bevitel.
• Számlázás az ügyfelek számára.