Assistant állások XXIII. kerületben (adminisztrátor, dokumentumkezelő)

• Irodai dokumentumok kezelése, levelek, jelentések és egyéb anyagok szerkesztése
• Gondoskodás az iroda rendjéről és a készletek folyamatos feltöltéséről
• A vezetők és a csapat támogatása, beleértve az utazások szervezését és a találkozók előkészítését

• Adatrögzítés, táblázatok kezelése, kimutatások összeállítása
• Készpénzes és bankkártyás elszámolások adminisztrálása
• Megrendelések teljes körű kezelése, partnerekkel és beszállítókkal való kapcsolattartás
• Irodai készletek nyomon követése és utánrendelése

• Teljes munkaidő (heti 40 óra), beosztás: 7:30-16:00 vagy 8:00-16:30
• Hosszútávra tervezhető, stabil nagyvállalati háttér
• Ha szeretnéd használni és fejleszteni az angol nyelvtudásod, itt lehetőséged lesz rá
• Belépőkártyák kezelése (regisztrálás, előkészítés, kiadás)
• Vendégek fogadása, útbaigazítása

• Bejövő és kimenő e-mailek kezelése, adminisztrációs feladatok ellátása
• Saját rendszerben való rögzítés
• Telefonhívások fogadása, ügyfelek tájékoztatása
• Számlázás, kézi számlák rögzítése
• Irodai eszközök, készletek nyilvántartása
• Egyéb asszisztensi feladatok a vezetőség támogatása

• Kereskedelmi feladatok ellátása;
• Számlák kezelése, iktatása, kiállítása;
• Aktív kapcsolattartás külföldi és belföldi partnerekkel egyaránt;
• Nemzetközi kapcsolatok kezelése;
• Excel táblák kezelése és függvények használata;
• Áru rendelése, készletfigyelése;
• Árak figyelése;

általános irodai feladatok ellátása (telefonok, levelek, e-mail-ek kezelése, adminisztráció, szervezési, koordinálási feladatok)...

• Napi szintű támogatás a DS Oktatás vezetőjének és a képzési központok menedzsmentjének
• Naptárak koordinálása, meetingek szervezése
• Prezentációk, jegyzőkönyvek, belső anyagok elkészítése
• Dokumentumok és hivatalos levelezések kezelése 
• Kapcsolattartás számos szervezeti egységgel és partnerrel

• A recepció napi működésének támogatása és a vendégek fogadása.
• Kapcsolattartás az épület üzemeltetőjével, karbantartási igények koordinálása.
• A közös helyiségek rendjének felügyelete.
• Toborzási folyamatok támogatása.
• Postai ügyintézés és iratmegsemmisítési feladatok ellátása.

• Kereskedelemmel, áruszállítással kapcsolatos adminisztratív feladatok ellátása
• Partnerekkel, beszállítókkal, fuvarozókkal történő kapcsolattartás
• Áruszállítások nyilvántartása, számlázása, áru- és fuvarszámlák likvidálása, bizonylatok előkészítése a könyvelésnek
• EKÁER ügyintézés

• Adminisztrációs folyamatok precíz kezelése.
• Adatok számítógépes rögzítése modern rendszerekben.
• Microsoft Office programok (Word, Excel) felhasználói szintű használata.
• Bejövő és kimenő hívások kezelése, ügyfélkapcsolat építése és fenntartása.
• Logisztikai folyamatok támogatása, dokumentációk készítése.

• Napi adminisztratív feladatok ellátása
• Dokumentumok, szerződések és nyilvántartások kezelése
• Számlák, teljesítésigazolások és egyéb iratok adminisztrációja
• Beszerzésekhez kapcsolódó ügyintézés
• Kapcsolattartás a cég munkatársaival, alvállalkozóival és beszállítóival

• adatrögzítés könyvelőprogramban
• álláshirdetések feladása, interjúztatás
• munkavállalók be- és kiléptetésével kapcsolatos teljes körű adminisztráció intézése
• EFO bejelentés
• munkaszerződések írása
• jelenléti ívek elkészítése és ellenőrzése
• HR nyilvántartások naprakészen tartása
• ADR és egyéb vizsgák szervezése

• A napi szintű pénzügyi adminisztráció teljes körű kezelése: bizonylatok, számlák, szerződések és egyéb pénzügyi dokumentumok rendszerezése, nyilvántartása
• Kimenő számlák előkészítése és kiállítása
• Pénzügyi adatokat tartalmazó táblázatok kezelése és naprakészen tartása

• Operatív projektek adminisztratív támogatása
• Operatív projekt koordinátorral való együttműködés
• Hatósági ügyintézések előkészítése
• Adatkezelés és nyilvántartások vezetése Excel táblázatokban
• Számlák rögzítése, igazolása
• Dokumentumok kezelése és szkennelése

• Az ügyvezetőkkel napi szintű szoros együttműködésben leszel, ahol a heti feladatok egyeztetése és priorizálása lesz a fő fókusz.
• Fontos feladatod lesz a vezetői naptárak kezelése, ügyfelekkel való meetingek beütemezése és az ezekkel kapcsolatos határidőkre való figyelmeztetés.

• Beérkező áruházi megrendelések kezelése és nyomon követése.
• EDI rendelések importja, visszaigazolások kezelése.
• Szállítási határidők, átvételi dátumok, rendelési adatok ellenőrzése.
• Szállítólevelek és számlázáshoz szükséges adatok előkészítése.

• Napi adminisztratív feladatok ellátása
• Beérkező dokumentumok és nyilvántartások kezelése
• Adatrögzítés és adatkarbantartás vállalatirányítási rendszerben
• Kimenő számlák kiállítása
• Számlák nyilvántartása és adminisztrációja
• Kapcsolattartás a könyveléssel és pénzügyi partnerekkel

• Folyamatos kapcsolattartás a külföldi központtal (angol nyelven).
• Rendelések adminisztrációja, rögzítése, nyomon követése.
• Vevőspecifikus termékek belistázásának teljeskörű adminisztrációja.
• Beszállítások ütemezése, tervezése és előkészítése.

A FELADATOK TÖBBEK KÖZÖTT: • ügyvédek munkájának adminisztratív támogatása • dokumentumok szerkesztése és formázása • találkozók, rendezvények és utazások szervezése • ügyfélkommunikáció támogatása, ügyfelek fogadása • számlák rendezése a könyvelés felé • irodai eszközök nyomon követése,...

• adminisztráció, adatszolgáltatások teljeskörű ügyintézése, rögzítése excelben
• engedélyezési folyamatok adminisztrációjának lebonyolítása,
• nyilvántartások, kimutatások, jelentések, stb. készítése excelben
• határidők nyomon követése, levelezések önálló lebonyolítása,