Adminisztrátor, dokumentumkezelő állások, munkák

A MUNKA: Cégünk Magyarországon kizárólagos forgalmazói joggal képvisel kommunális és mezőgazdasági gépeket (traktorok, profi fűnyírók, seprűgépek és munkaeszközeik), ezeket értékesítjük és szervizeljük. Fóti székhelyünkre keresünk értékesítési asszisztensi, adminisztrátori munkakörbe új...

• Közreműködés a munkavállalói teljesítményértékelési folyamatok lebonyolításában
• Toborzási folyamatok támogatása a pozíciók megnyitásától a kiválasztás lezárásáig
• Jelöltekkel történő kommunikáció és interjúegyeztetések koordinálása
• Toborzási és HR folyamatokhoz kapcsolódó adatok nyomon követése

• Gépjármű-üzemeltetéssel kapcsolatos ajánlatok kezelése és nyomon követése,
• megrendelések rögzítése vállalatirányítási rendszerekben,
• gépjárművekkel kapcsolatos dokumentációk és adminisztratív feladatok kezelése,
• káreseményekhez kapcsolódó ügyintézés és dokumentációk koordinálása,

• Áruforgalmi folyamatok ellenőrzése
• Szervezeti egységek működésének, a munkavállalók szabályszerű munkavégzésének ellenőrzése
• Adminisztrációs fegyelem betartatása
• A belső ellenőri munkához kapcsolódó beszámolók elkészítése

• iktatással kapcsolatos adminisztráció
• fuvarmegbízások adminisztrálása
• postázás
• termék adatlapok kitöltése, ár visszaigazolások rögzítése partner oldalán
• termékminták összekészítése és azokhoz fuvar rendelése
• iratlefűzések
• irodaszer rendelés
• vendégfogadásban való segítségnyújtás
• pénzügyi kollégák támogatása

• Tanúsítási ügyfelekkel kapcsolatos irodai, koordinátori feladatok ellátása
• Az ügyfelek magas színvonalú, segítőkész, udvarias kiszolgálása, tájékoztatása szóban és írásban
• Kapcsolattartás partnercégekkel, valamint az SGS Csoport más leányvállalataival.

• Az üzemeltetési terület adminisztratív és koordinációs feladatainak ellátása és összefogása;
• beszerzésindítók, megrendelések és teljesítésigazolások előkészítése, ellenőrzése és nyomon követése;

• Megrendelések rögzítése SAP HANA-ban
• Visszaigazolások ellenőrzése és rögzítése a rendelésekhez
• Saját szervezésű fuvarok felrakásának megszervezése, kapcsolattartás a felrakó hellyel és a logisztikával
• Kapcsolattartás az értékesítőkkel és további társosztályokkal

• Plaza műszaki csapatunk adminisztratív feladatainak ellátása MS Office programokban és a cégcsoport által használt további programokban
• Napi szintű kapcsolattartás a közvetlen munkatársakkal és a társosztályokkal
• Projektmenedzsment rendszerek naprakészen tartása
• Teljesítésigazolások kiküldése

• Az iroda napi működésének teljes körű adminisztratív támogatása
• Folyamatos és hatékony kapcsolattartás a belső szervezeti egységekkel
• Partneradatbázis naprakész vezetése és karbantartása
• Telephelyi ki- és beszállítások pontos adminisztrációja és nyomon követése

• Projektszervezet adminisztratív támogatása
• Projektdokumentáció kezelése
• Levelezés és kommunikáció koordinálása a projektszervezeten belül
• Megrendelővel történő kommunikáció angol nyelven
• Riportok, kimutatások és nyilvántartások készítése

• Tanfolyamok- és vizsgák szervezése
• Személyes-, e-mailes és telefonos kapcsolattartás Partnerekkel
• Árajánlatok készítése, menedzselése
• Hatósági rendszerek használata, adatrögzítés
• Napi adminisztratív feladatok elvégzése
• Iroda napi működésének támogatása

• Kapcsolattartás és koordináció a projektcsapatok és nemzetközi fejlesztési területek között, • Rendelések támogatása, • Gyártási folyamatok és ütemezések nyomon követése, • Dokumentációk kezelése és előkészítése, • Aktív részvétel a belső folyamatok fejlesztésében és optimalizálásában. ...

• SAP használat: minta és szerszám rendelések, mennyiségek ellenőrzése, tárhelyek ellenőrzése
• Fuvarszervezés
• Selejtezés
• Minták mérésre való leadása és mérésigénylők kezelése/létrehozása
• PILUM rendszerben árajánlatok bekérése
• Adminisztratív feladatok (riportok készítése, Excel táblák naprakészen tartása)

• Meglévő szolgáltatásokhoz kapcsolódó dokumentumok feldolgozása és rögzítése az ügyfél német nyelvű rendszereiben
• Német hatósághoz történő bejelentések, valamint módosítási kérelmek kezelése, azok helyességének ellenőrzése, szükség esetén korrekciója

• Általános bérszámfejtési adatok előkészítése
• Bérfizetési jegyzékek, bérösszesítők elkészítése, ellenőrzése a belső szabályzatok szerint
• A munkaidő-kimutatások, jelenléti ívek, bérszámítások és egyéb információk ellenőrzése a bérelszámolással kapcsolatos eltérések meghatározása és egyeztetése céljából

• Investigate and resolve issues related to incorrect supplier setup
• Manage and troubleshoot Oracle access, including escalation when needed
• Maintain and manage approval hierarchies
• Create new positions, cost centre locations, and item categories in Oracle

• Ajánlatok bekérése, összehasonlítása
• Megrendelések kezelése
• Posta és számlák iktatása
• Adminisztratív feladatok ellátása
• Ügyvitelhez kapcsolódó napi feladatok támogatása
• Kapcsolattartás a kollégákkal és partnerekkel
• Nyilvántartások, kimutatások aktualizálása

• A napi Easy Print folyamat teljes körű kézben tartása, biztosítva a pontosságot és a határidők betartását.
• A csapat támogatása a folyamatos adatkezelési és adminisztratív feladatokban a polctervezéssel kapcsolatosan.

– központi e-mail cím és telefon kezelése – számlázási és adminisztrációs feladatok támogatása – webshop adminisztráció (termékfeltöltések, képek, leírások kezelése) – Viszonteladói rendelések rögzítése – ajánlatok összeállítása – részvétel ad hoc feladatokban és projektekben – áruösszekészítés,...