Irodai munka állások XVI. kerületben (titkárnő, titkár)

Irodai Asszisztens Pozíció Újpesten, külvárosi környezetben elhelyezkedő irodánk azonnali kezdéssel, teljes munkaidős irodai asszisztens munkatársat keres hosszútávra. Főbb feladatok: - Klasszikus irodai, titkársági feladatok ellátása (kimenő és bejövő posta kezelése, telefonkezelés, ügyfelek...

• Adminisztratív feladatok ellátása
• Dokumentumok kezelése, rendszerezése
• Adatrögzítés és nyilvántartások frissítése
• Ügyfelek fogadása és útbaigazítása
• Kollégák napi munkájának támogatása
• Kisebb bevásárlások, beszerzések intézése
• Általános irodai ügyintézés

• Titkársági adminisztratív és operatív feladatok ellátása (postázás, vendégek fogadása; szkennelés, nyomtatás, bejövő számlák kezelése stb.)
• Irodai igények összefogása és megoldása, a szükséges eszközök beszerzése

• ISO dokumentáció kezelése, töltése és ellenőrzése
• Munkavállalók szabadságainak nyilvántartása
• Szabadságok koordinálása és egyeztetések lebonyolítása
• Helyettesítések megszervezése
• Kapcsolattartás az éttermek vezetőivel és a helyettesítő csapattal

• klasszikus irodai adminisztrációs és operatív feladatok: adatrögzítés, kimutatások vezetése, egyéb adminisztráció, adattisztítás, scannelés, fénymásolás, posta iktatása, postázás, házipénztár kezelése;
• pénzügyi kimutatások összeállítása, ellenőrzése, számlák rögzítése;

• A napi irodai működés zavartalan biztosítása
• Adminisztratív feladatok ellátása
• Kapcsolattartás külső szolgáltatókkal
• Dokumentumok kezelése
• Irodai készletek nyilvántartása és rendelése
• Kommunikáció a cég többi részlegével

• az Igazgatóság tevékenységéhez kapcsolódó adminisztrációs feladatok támogatása,
• a titkársági feladatok koordinálása és ellátása a megfelelő kommunikációs és irodatechnikai ismeretek birtokában (az Iratkezelési Szabályzatban foglaltak szerint),

• segíti a főjegyző munkáját egyes kiemelt ügyek kezelésében, feldolgozásában,
• kiemelt projektek esetében projektmanagement feladatot lát el,
• közreműködik a főjegyző megbeszéléseinek, tárgyalásainak előkészítésében és szervezésében,

• az ügyvezető munkájának támogatása, napi, heti időbeosztásának vezetése, programjainak szervezése
• a társaság papír alapú levelezési feladatainak elvégzése
• levelek, dokumentumok, csomagok iktatása, postakönyvi vezetése
• különböző dokumentumok (pl. levelek, szerződések, értékelések) elkészítése

• adminisztráció teljeskörű kezelése
• hivatali, postai ügyintézés
• tárgyalások szervezése, előkészítése
• partnerek, prominens személyek fogadása, kiszolgálása
• irodai környezet rendben tartása

Főigazgató, főigazgató-helyettesek támogatása a napi adminisztratív feladatokban, időbeosztások nyilvántartása, programok egyeztetése, naprakész nyilvántartása, visszajelzések intézése...