Iskola titkár állások Budapesten (adminisztrátor, dokumentumkezelő)

• Ügyvezetők munkájának támogatása, (kimutatások, prezentációk, jegyzőkönyvek rendszerezése)
• Belső és külső levelezések szervezése, lebonyolítása
• Tárgyalások, rendezvények és üzleti utak megszervezése (cégcsoport szintű háttértámogatással)
• Elektronikus naptár és időpontok kezelése, találkozók egyeztetése

• Bejövő és kimenő postai küldemények fogadása, érkeztetése
• Ügyirat kezelés, iktatások végrehajtása
• Hivatali ügyiratok nyilvántartása, rendszerezése, csoportosítása, rangsorolása
• Belső postával érkező küldemények átvétele, bontása, kezelése

• Ügyfelekkel (magánszemélyekkel, iskolákkal, tagvállalatokkal) való kapcsolattartás szóban és írásban
• Naprakész nyilvántartás vezetése a duális képzésekről, KRÉTA rendszer felhasználói támogatása, ellenőrzése

• érkező és induló járatok kiszolgálásának ellenőrzése
• központi, légitársasági utasítások, emlékeztetők fordítása
• balesetek, események dokumentálása, fényképek készítése és jelentések begyűjtése, ezek rögzítése a rendszerben
• események után meghozott javító intézkedések nyomon követése

• As a Receptionist:
• Serve as the first point of contact for students, parents, and visitors to the school.
• Handle phone calls and emails in a polite and professional manner.
• Perform daily administrative tasks.
• Record and distribute mail and messages.
• Monitor voicemail and respond to calls as needed.

• adatbázisok kezelése (Excel, Google dokumentumok, CRM)
• e-mailes és telefonos egyeztetés a partnercégeink munkatársaival és a tanulókkal
• dokumentumok rendszerezése elektronikus és papír alapon
• nyilvántartások kezelése
• főállású adminisztrációs munkatársak munkájának támogatása

A Hatósági Főosztályra (a továbbiakban: Főosztály) érkező és kimenő levelek, egyéb dokumentumok érkeztetése, iktatása, továbbítása az ASP Iratkezelő szakrendszer használatával. A papír alapon érkező számlák digitalizálása, hitelesítése. A Főosztály titkárságára érkező ügyfelek fogadása, irányítása,...

• Villamosenergetikai létesítmények műszaki terveinek véleményeztetése a MAVIR beruházásai, illetve hálózati csatlakozások kapcsán;
• Együttműködés a MAVIR érintett szervezeti egységeivel;
• Tervvéleményezési workflow működtetése, tárhely karbantartása;

• ajánlatkészítés
• szerződéskötések előkészítése
• levelezés
• banki kapcsolatok
• számlakezelés
• kapcsolattartás a szerződött partnerekkel
• kapcsolattartás a partneri körrel magyar és angol nyelven, írásban és szóban
• beérkező adatszolgáltatások rögzítése

• Manifesztek és egyéb légügyi dokumentumok készítése
• Veszélyes küldemények repülésbiztonsági ellenőrzése
• Élő állatok repülésbiztonsági ellenőrzése
• Légijárművekkel kapcsolatos egyéb dokumentációk - Word, Excel kimutatások vezetése és készítése
• Kapcsolattartás a társosztályokkal
• Pontos adatrögzítés

• Lakásbiztosítási adminisztrációs feladatok ellátása
• Beérkező ügyfélmegkeresések kezelése, megválaszolása írásban
• Lakásbiztosítási ajánlatok rögzítése a belső rendszerben
• Statisztikák és adatok ellenőrzése, nyilvántartások vezetése

• Adatellenőrzési feladatok ellátása ( XML és Excel)
• Tesztelési jegyzőkönyvek előkészítése
• Folyamatleírások aktualizálása
• Jogosultság kezelésben való részvétel

• Szerződéskezeléshez, ügyfélkezeléshez kapcsolódó adminisztratív feladatok ellátása
• Címlisták, telefonok, e-mailek kezelése
• Irat- és Dokumentumkezelő Rendszer (POSZEIDON) használata
• Részvétel szerződések ellenőrzésében, szándéknyilatkozatok kiállításában
• Együttműködés más szakterületekkel

• A HR csapat és a bérszámfejtő munkájának napi szintű adminisztratív támogatása;
• Munkavállalók támogatása, kérdéseik megválaszolása, dokumentumaik kezelése digitális és nyomtatott formában;

• Napi adminisztratív feladatok ellátása: dokumentumkezelés, nyomtatás, szkennelés
• Dokumentumok lefűzése, archiválás
• Levelek, szerződések, számlák rögzítése vállalatirányítási rendszerben, ezen dokumentumok továbbítása a megfelelő osztály felé
• Együttműködés a társosztályokkal
• E-mailek kezelése

• A szerviztechnikus kollégák beosztását elvégzi, egyeztetve szerződött partnerekkel és a kivitelezésen dolgozókkal, illetve a projektvezetővel és a pénzüggyel, a számára biztosított műszaki szaktanácsadóval együtt.
• Segíti az adminisztrációt, a pénzügyes kolléganővel a számlázási feladatokat egyezteti.

• Kivitelezési vezető és csapat napi munkájának segítése
• Számlák rögzítése
• Szerződések és Teljesítésigazolások iktatása
• Napi szintű kapcsolattartás a Projektvezetőkkel
• Kapcsolattartás a partnerekkel és a gyártókkal
• Egyéb irodai feladatok ellátása

• Adatok gyűjtése, kezelése és elemzése belső és külső forrásokból
• Excel-alapú elemzések, kimutatások és riportok készítése
• Nagyobb adathalmazok strukturálása, adatminőség ellenőrzése
• Business Excellence projektek és napi feladatok támogatása
• Dashboardok előkészítése (Excel, később Power BI)

• Bejövő kárigények e-mailen keresztüli rögzítése
• Meglévő károkhoz érkező pótlólagos dokumentumok csatolása
• Ügyfelekkel történő kapcsolattartás e-mailben, általános kérdések megválaszolása

• általános titkársági teendők ellátása
• toborzásban és nemzetközi hallgatók felvételi folyamataiban való aktív részvétel
• nemzetközi hallgatók tanulmányi adminisztrációja és tájékoztatása személyesen, telefonon, valamint elektronikus úton
• hallgatók kérelmeinek kezelése, döntéshozatalt megelőző előkészítés