Adminisztráció, asszisztens, irodai munka állások, munkák VIII. kerületben

• A pályázatkezelési csapat támogatása
• Segítség a pályázatkezelési projektek koordinálásában
• A CATS rendszer adminisztrálása és tesztelése (új funkciók is)
• Folyamatfejlesztések támogatása a CATS eszközben
• Teszteredmények és követelmények pontos dokumentálása

• Coordinate administrative topics (office, suppliers, basic reporting)
• Interface with local partners (accounting, legal, social & tax offices)
• Support onboarding and internal coordination when the team grows
• Contribute to local marketing actions (LinkedIn, events, simple presentations)

- Fuvarszervezők adminisztratív segítése - Gépjárművekkel kapcsolatos nyilvántartások kezelése - Sofőr kollégákkal kapcsolatos vezénylések készítése - Riportok és kimutatások készítése a vezetőség felé - Be- és kimenő áruk adminisztratív nyomon követése - Szállításokkal kapcsolatos dokumentumok...

• ajánlatkészítés
• szerződéskötések előkészítése
• levelezés
• banki kapcsolatok
• számlakezelés
• kapcsolattartás a szerződött partnerekkel
• kapcsolattartás a partneri körrel magyar és angol nyelven, írásban és szóban
• beérkező adatszolgáltatások rögzítése

• Adatok egyeztetése
• Belső rendszerek karbantartása
• Kapcsolattartás beszállítókkal
• Számlázás
• Más (belsős) részlegek támogatása, kérdéseik megválaszolása
• Együttműködés a projektekben

• belső munkatársak, vendégek belföldi és nemzetközi üzleti útjainak komplett szervezése
• szállás-, repülőjegy-, vonat- és egyéb közlekedési foglalások intézése
• kapcsolattartás partnerekkel, szolgáltatókkal és a kiküldetésen részt vevő kollégákkal

• Ügyfelekkel való kapcsolattartás, levelezés
• Képzések szervezése, helyszíni jelenlét (havi 1-2 szombati bejelentkezéssel)
• Anyagok, szerződések, ajánlatok előkészítése
• Táblázatok kezelése, honlap aktualizálása
• Képzésszervezők munkájának adminisztratív támogatása

• Napi szintű kapcsolattartás az ügyfelekkel telefonon és e-mailen
• Ügyfelek igényeinek és kérdéseinek fogadása és megválaszolása
• Készletváltozások számítógépes feldolgozása
• Szállítási dokumentumok kezelése és előkészítése

• Az üzletágvezető munkájának támogatása, személyi asszisztenciájának ellátása
• Feladatokhoz szükséges információk és dokumentumok biztosítása
• Dokumentációk, táblázatok, prezentációs anyagok előkészítése vagy elkészítése
• Részvétel megbeszéléseken, eredmények dokumentálása és nyomon követése

• rendelések nyomonkövetése,
• alkatrész reklamációk kezelése, egyeztetés a márkakereskedőkkel és a
• partnerekkel
• árak rögzítése, ellenőrzése
• határidők nyomon követése, riportálás
• tartozékkatalógusok, árlisták karbantartása
• marketinggel való együttműködés service témákban
• számlák ellenőrzése, jóváhagyása

• IT Manager munkájának támogatása a napi IT-üzemeltetésben
• A hotel informatikai rendszereinek, hálózatainak és eszközeinek felügyelete, karbantartása a Kempinski előírások szerint
• Informatikai rendszerek biztonságának felügyelete

• értékesítési tevékenységgel összefüggő adminisztratív feladatok ellátása;
• értékesítési vezető napi munkájának támogatása;
• kapcsolatteremtés és kapcsolattartás az ügyfelekkel;
• rendezvények szervezése és támogatása;
• márkakereskedésünk termékeinek és szolgáltatásainak ajánlása az ügyfelek részére;

A felsővezető teljes körű támogatása, beleértve a naptár kezelést, időbeosztás tervezését, programok és határidők nyomon követését, valamint utazások és megbeszélések szervezését...

• pályázati projektek pénzügyi beszámolóinak előkészítése, a kapcsolódó szakmai jelentések összehangolása
• folyamatos kapcsolattartás a társosztályokkal és a projektmegvalósításban részt vevő partnerekkel
• projektek pénzügyi dokumentációjának kezelése, rendszerezése és nyomon követése

• Követelésekkel kapcsolatos adattisztítási feladatok ellátása.
• Elhunyt ügyfelek hagyatékátadó végzésének beszerzésével kapcsolatos feladatok ellátása, dokumentumok beszerzése.
• Tulajdoni lap, hagyatéki végzés alapján a hátralék kötelezettjének aktualizálása, kijelölése

• A kivitelezési projektekhez és felújítási munkákhoz kapcsolódó folyamatokban történő aktív közreműködés.
• a műszaki és pénzügyi feladatokban való részvétel a projektvezetői útmutatás mentén, egyeztetés az alvállalkozókkal, bérlőkkel
• árajánlatok beszerzése, ajánlatadók versenyeztetése, ártükör készítése

• Kiemelt partnerek megrendeléseinek kezelése, rögzítése és nyomon követése
• Ügyfélkommunikáció telefonon és e-mailben
• Árajánlatok készítése
• Számlázás előkészítése, szállítólevelek kiállítása
• Jóváírások készítése
• Telefonos megkeresések fogadása, reklamációk és ügyfélkérdések kezelése

• integrált vállalatirányítási rendszer kezelése (SAP)
• beszerzések előkészítése, a beszerzések lebonyolításában való részvétel
• utazásszervezéssel kapcsolatos beszerzések teljes körű ügyintézése

Back office csapatunk bővítésére megbízható, önálló és szervezett munkatársat keresünk, aki szívesen lát át komplex adminisztratív folyamatokat, és aktívan támogatja a cég mindennapi működését. Ügyfelekkel, partnerekkel és munkavállalókkal való kapcsolattartás A back office és irodai működés...

• hiba bejelentő rendszer kezelése
• felújításokhoz, beszerzésekhez tartozó adminisztráció teljeskörű lebonyolítása
• számlák kezelését érintő feladatok ellátása
• műszaki dokumentáció naprakész vezetése
• ad hoc jellegű riportok, kimutatások elvégzése
• üzemi konyhák felújításának szakmai támogatása