Iroda koordinátor állások XXIII. kerületben (irodavezető)

• az iroda zökkenőmentes működésének gondos koordinátora: biztosítja a zavartalan, rendezett munkakörnyezetet a munkatársak és az érkező vendégek számára
• általános recepciós és asszisztensi feladatok ellátása
• vendégek fogadása, eligazítása, kiszolgálása
• kapcsolattartás az irodaház üzemeltetésével

• Irodai adminisztrációs feladatok ellátása
• Szabadság program adminisztrátori feladatainak teljeskörű ellátása
• Céges gépjárművekkel kapcsolatos ügyintézés
• Vendégek fogadása és kiszolgálása
• Tárgyalófoglalás kezelése és tárgyalók rendezése
• Bejövő és kimenő postai ügyintézés

• Word és Excel dokumentumok készítése, kezelése és naprakészen tartása
• Saját vállalatirányítási rendszerben történő adminisztráció
• Értékesítési ajánlatok elkészítése megadott instrukciók alapján
• Statisztikák és kimutatások előkészítése

• A szervezethez érkező vendégek, üzletfelek fogadása, eligazítása
• Az irodai infrastruktúra működtetése, adminisztratív folyamatok támogatása, koordinálása fejlesztése
• Irodai folyamatok biztosításához szükséges beszerzésekben való részvétel

• Számlák iktatása, rendezése, fizetésre való előkészítése, nyilvántartás ellenőrzés
• A cég működéséhez szükséges eszközök beszerzésében való részvétel, irodaszerek rendelése
• Riportok készítése (Excel)
• Adatrögzítési feladatok
• Dokumentumok kezelése ( papíralapon és elektronikusan)

• Klasszikus, protokolláris asszisztensi feladatok ellátása. (Megbeszélések, találkozók szervezése, vendégek fogadása és kísérete, a tárgyalásokhoz catering kezelése, irodai környezet biztosítása.)
• Külföldi / belföldi utazások, látogatások előkészítése, szervezése, elszámolások készítése.

• Belső és külső kommunikáció lebonyolítását telefonon és írásban
• Kapcsolattartást a társosztályokkal
• Irodai napi rutin szervezését
• Adatbázisok kezelését
• Szerződésekkel kapcsolatos adminisztrációt
• Az osztály munkatársainak szakmai és adminisztratív támogatását

• A szervezeti egység adminisztrációs folyamatainak teljes körű koordinálása (beszerzés, szerződések, iktatás, számlaigazolás)
• Ügyviteli rendszerek (pl. KEFIR) napi szintű kezelése és fejlesztési javaslatok megfogalmazása
• Az irodai működés támogatása országos szinten

• Az értékesítés és szerviz munkájának támogatása, hibajelentések, megrendelések nyilvántartása és intézése, árajánlatok készítése
• A cég irodai adminisztrációjának biztosítása, tender adminisztráció
• Számlázás, utalások, pénzügyi adminisztráció, kapcsolattartás a könyvelővel

• Pénzügyi adminisztráció: Számlázási folyamatok kezelése, bejövő és kimenő számlák rögzítése, kapcsolattartás a könyveléssel, kintlévőségek figyelése.
• Irodavezetés: A Bank Centerben található iroda zavartalan működtetése, vendégek fogadása, beszerzések koordinálása, posta és futárszolgálatok kezelése.

• Készletek naprakész nyilvántartása, raktárkészlet kezelés.
• Szervizes csapat koordinálása, utókövetése és adminisztratív támogatása.
• Havi kereskedelmi, és tematikus riportok készítése.
• Megrendelt gépek, eszközök telepítésének megszervezése, lebonyolítása, átadás-átvétel dokumentálása.

• 15 fős mérnök csapat napi ügyinek segítése
• Könyvelőkkel való kapcsolattartás és ügyintézés
• Irodai eszköz beszerzések kezelése
• Céges rendezvények, programok szervezésében részvétel
• Szerződéses és számlázási ügymenetek kezelése, elősegítése
• Vegyes adminisztratív feladatok

• Belső és külső meetingek, céges események szervezése és koordinálása
• Beérkező levelek, hívások és e-mailek kezelése, szükség esetén önálló megválaszolása
• A CEO és a cég kommunikációjának, valamint személyes ügyeinek bizalmas kezelése
• A CEO időbeosztásának priorizálása, naptárkezelés

• A napi irodai működés zavartalan biztosítása
• Adminisztratív feladatok ellátása
• Kapcsolattartás külső szolgáltatókkal
• Dokumentumok kezelése
• Irodai készletek nyilvántartása és rendelése
• Kommunikáció a cég többi részlegével

• A budapesti iroda napi operatív működésének szervezése, valamint a területi látogatói csapat adminisztratív és operatív támogatása
• Az ügyvezető és a vezetői csapat munkájának támogatása

• Recepciós feladatok ellátása: vendégek fogadása, tárgyaló- és parkolófoglalások kezelése
• Az iroda napi működésének biztosítása (üzemeltetéssel kapcsolattartás, beszerzések, irodai eszközök biztosítása, beléptető rendszer adminisztrációja)

• Vevői megrendelések kezelése
• Szállítói megrendelések kezelése
• Szállítmányozási feladatok kezelése
• Ügyviteli adatok rögzítése, szerződések előkészítése
• Kapcsolattartás szolgáltatókkal (irodaház, könyvelő,kommunikáció, posta, futár, stb.)
• Könyvelési anyagok összegyűjtés

- HR adminisztrációs feladatok ellátása            - álláshirdetések, -interjúk kezelése, segíti az új kollégák beilleszkedését            - szabadság nyilvántartás, jelenléti ívek kezelése            - Bérszámfejtővel kapcsolattartás, adatok szolgáltatása (bérszámfejtést nem kell csinálni)...

• adminisztráció teljeskörű kezelése
• hivatali, postai ügyintézés
• tárgyalások szervezése, előkészítése
• partnerek, prominens személyek fogadása, kiszolgálása
• irodai környezet rendben tartása

• Szerződések, módosítások, belépő-kilépő papírok intézése
• Zoho kezelése – szabadságok, bérek, adatlapok naprakészen tartása
• Onboarding és offboarding operatív része: hozzáférések, eszközök, elszámolások
• Havi zárás – a könyvelőnek szükséges anyagok összerakása