Irodai koordinátor állások, munkák Budapesten

• adminisztrációs, ügyviteli, szervezési és egyéb feladatok ellátása 
• szervezeti vezetők munkájának támogatása 
• email fiókok, telefonok, szervezeti weboldalak kezelése 
• iroda mindennapi működésének ellátása
• hivatalos levelek, szerződések, munkaügyi dokumentumok előkészítése, nyomon követése 

• 07.30-17:00 között tartó műszakon belül teljes munkaidős (8 órás) munkavégzés, változó munkakezdéssel,
• vendégek, beérkező hívások fogadása, tárgyalók foglalása,
• levelek kezelése (postázás, iktatás), futárrendelés,

• a Front Office részleg irányítása, a Recepció, a Concierge/Londiener csapat munkafolyamatainak összehangolása; 
• a szobák kihasználtságának maximalizálása a legmagasabb átlagáron, használva az upselling technikákat a szállodai szolgáltatások népszerűsítésére;

• iroda működésével kapcsolatos feladatok ellátása
• rendelések, foglalások, irodai beszerzések bonyolítása
• vezetők adminisztratív támogatása
• beérkező hívások kezelése
• beérkező dokumentumok szkennelése, iktatása
• iratrendezés

• Az irodavezető munkájának támogatása a napi operatív és adminisztratív feladatokban
• Kapcsolattartás ügyfelekkel, partnerekkel és a vállalat belső munkatársaival
• A jogi ügyek koordinációja, kapcsolattartás a jogi tanácsadókkal és csapatokkal

• Az Egyetem nemzetközi stratégiájának kialakítása és vezetése: mobilitási programok, partner-intézmények, nemzetközi pályázatok és projektek támogatása.
• A Nemzetközi Iroda irányítása: munkafolyamatok megszervezése, együttműködés az Egyetem más szervezeti egységeivel.

• recepciós feladatok ellátása
• vezetőség külföldi utazásainak szervezése
• csapatépítő események lebonyolításában való részvétel
• napi működés biztosítása (irodai eszközök rendelése, készletek ellenőrzése, dokumentumok rendszerezése és kezelése)
• gépjármű flotta adminisztráció

• Digitális és papíralapú dokumentumok rendszerezése, nyilvántartása.
• Üzleti levelezések kezelése, ügyfelekkel való kapcsolattartás. 
• Beszerzések intézése (irodaszerek, technikai eszközök).
• Az iroda általános rendjének és működésének biztosítása. 

• Az iroda működéséhez szükséges eszközök (irodaszerek, laptop, telefon, konyhai eszközök, élelmiszerek, takarítószerek stb.) beszerzése, kezelése, készletek nyomon követése, pontos nyilvántartása, ellátottság biztosítása
• IT support koordinálása, rendszergazdákkal való együttműködés

• Az IT és műszaki (hírközlési) audit csapat szakmai és operatív irányítása;
• Részvétel az éves ellenőrzési terv kialakításában, végrehajtásában és nyomon követésében együttműködve az üzleti belső ellenőrökkel;

• Különböző adminisztrációs feladatok ellátása
• Bankokkal való kapcsolattartás, pénz befizetések
• Biztosítások intézése
• Céges gépkocsikkal kapcsolatos ügyintézés
• E-termékdíjjal kapcsolatos ügyintézés

• Kimenő számlák kiállítása, fizetési határidők és beérkező átutalások nyomon követése
• Bejövő számlák fogadása (formai- és tartalmi ellenőrzés, utalásra előkészítés)
• Számlák rögzítése a könyvelési rendszerben
• Bank könyvelése
• Elszámolások feldolgozása, nyilvántartása
• Számlaproblémák kezelése

• adminisztrációs feladatok ellátása,
• recepciós feladatok ellátása,
• postázandó tételek összekészítése és a postára adás ügyintézése,
• iratok és dokumentáció kézbesítése, átvétele, helyszíni ügyintézés
• iratok elektronikus és papír alapú kezelése, digitalizálása, irattár nyilvántartása,

• Az iroda működésével kapcsolatos feladatok koordinálása, és gördülékeny működésének elősegítése
• Kapcsolattartás a központi irodával, társosztályokkal
•  Irodai beszerzések intézése
•  Az irodában dolgozó kollégák folyamatainak támogatása
•  Irodai adminisztrációs feladatok ellátása

• Az iroda működésével kapcsolatos technikai feltételek biztosítása;
• Irodai eszközök, konyhai készletek megrendelése;
• Rendezvényszervezésben való részvétel, koordinálás és lebonyolítás;
• Kapcsolattartás partnerekkel, beszállítókkal;
• Recepció-felügyelet, kollégák munkájának irányítása;

• Szerződések, teljesítési igazolások és egyéb hivatalos dokumentumok aláíratása, scannelése, rögzítése belső rendszerekben 
• Beérkező és kimenő iratforgalom kezelése, iktatása és postázása 
• Dokumentumok rendszerezése, nyilvántartások vezetése 

• Raktárkészlet kezelése és nyilvántartása.
• Rendszeres rend- és tisztaságfenntartás az irodában.
• Belső alvállalkozók (takarítók, vízvezeték-szerelők, sofőrök, karbantartók) munkájának koordinálása.
• Napi operatív és szervezési feladatok ellátása a kényelmes irodai munkakörnyezet biztosítása érdekében.

Adminisztratív és pénzügyi feladatok ellátása, beleértve a bérszámfejtési adatok előkészítését, a bérek és számlák kifizetésének végrehajtását, valamint a könyvelővel és a bérszámfejtéssel való folyamatos kommunikációt a havi könyveléshez, ÁFA bevalláshoz és éves záráshoz...

• értékesítő kollégák elszámoltatása pénzügyi és raktár területen
• iroda teljes raktárnyilvántartásának precíz vezetése
• havi leltározás teljes körű lebonyolítása
• házipénztár kezelés
• adminisztrációs, asszisztensi feladatok teljes körű ellátása
• áru- és irodaszer rendelés
• CRM rendszer napiszintű használata

•Az idegenforgalmi terület operatív irányítása és koordinálása •Toborzási folyamatok összefogása •Kollégák munkájának szervezése és felügyelete •Irodai adminisztráció és dokumentáció kezelése •Kapcsolattartás partnerekkel és ügyfelekkel •Programhelyszínek és kikötői feladatok koordinálása...