Personal asistant állások Budaörsön főiskolai végzettséggel

• Ez nem egy adminisztratív pozíció.Ez egy kulcsszerep az ügyvezető mellett.
• Az ügyvezető naptárának stratégiai menedzselése, nem „időpontpakolás”
• Tárgyalások & üzleti jelenlét, részvétel üzleti tárgyalásokon, Aktív támogatás

• Vezetők teljes körű támogatása
• Adminisztratív feladatok ellátása (számlák kezelése, könyvelési és bérszámfejtési anyagok előkészítése, kimutatások és elszámolások vezetése, stb.)
• Vezetők ügyeinek intézése, menedzselése
• Szakmai megbeszélésekre való felkészítés segítése

A szolgáltatási igazgató munkájának teljes körű támogatása, személyi asszisztenciájának ellátása: napi munkaidő-beosztásának megszervezése, figyelemmel kísérése, a szükséges információk és dokumentumok biztosítása a vezető napi munkájához, értekezleteihez, a szükséges anyagok előkészítése...

• a vezérigazgató napi munkájának adminisztratív és operatív támogatása
• üzleti és személyes naptár kezelése, időpontok és programok szervezése
• üzleti és privát programok, utazások és találkozók szervezésének támogatása
• vendégek fogadása, tárgyalások előkészítése

• felsővezető és a menedzsment napi tevékenységének támogatása
• koordinatív és szervezési feladatok ellátása, adminisztráció és nyilvántartások kezelése
• vezetői találkozók szervezése, az adott naphoz tartozó eseménynaptár kezelése és frissítése

A felsővezető teljes körű támogatása, beleértve a naptár kezelést, időbeosztás tervezését, programok és határidők nyomon követését, valamint utazások és megbeszélések szervezését...

• Vezérigazgató napi munkájának segítése
• Szerződések, számlák, ajánlatok és egyéb dokumentumok nyilvántartása
• Bejövő és kimenő posta iktatása, rendszerezése
• Bejövő e-mailek megválaszolása, kimenő e-mailek megfogalmazása
• Bejövő telefonhívások fogadása, kimenő hívások kezdeményezése

• a menedzsment napi tevékenységének támogatása
• titkársági, adminisztrációs feladatok ellátása, nyilvántartások kezelése
• vezetői találkozók szervezése, az adott naphoz tartozó eseménynaptár kezelése és frissítése
• belső megbeszélések szervezése, ezekről emlékeztető összeállítása

• Az ügyvezető munkájának támogatása
• A csapat részére adminisztratív segítség
• Vendégfogadás, utazásszervezés
• Prezentációk készítése
• Fordítási feladatok
• Nyilvántartások vezetése
• Riportok összeállítása
• Rendezvényen részvétel, besegítés standnál vagy technika biztosításában

• Összefogod az igazgatóság munkafolyamatait (feladatok átlátása, egyeztetések kollégákkal, határidők figyelése)
• Részt veszel az Igazgatóság működését támogató nyilvántartási rendszerek kialakításában
• Előkészítesz döntés-támogató dokumentumokat, szabálytervezeteket

Kommunikációs és rendezvényszervezési projektekhez kapcsolódó projektmenedzsment- és adminisztrációs feladatok ellátása, a projektfolyamatok tervezése, követése és menedzselése szakterületekkel egyeztetve;...

• Projektek teljes körű adminisztratív és operatív támogatása, a projektigazgatók, projektvezetők munkájának segítése;
• Alvállalkozói megrendelések, szerződések és teljesítési igazolások előkészítése, nyomon követése és archiválása;

• Beérkező számlák kezelése és könyvelése a projektek pénzügyi szabályai szerint
• Pénzügyi nyilvántartások naprakész vezetése
• A projekt pénzügyi dokumentumainak rendszerezése, archiválása (papír alapon és elektronikusan)

• Hivatalos levél-tervezetek, háttéranyagok, beszámolók elkészítése;
• Közreműködés a Titkárság szervezeti egységeivel;
• Szakterülethez tartozó iratkezelési folyamatok szervezése, koordinálása;
• Határidős feladatok kiadása, nyomon követése, válaszadási határidők betartatása;

• Részvétel a GINOP_Plusz-5.2.3 kiemelt projekt belső és külső szakmai folyamatainak kialakításában és működtetésében.
• A projekt által támogatott négy standard projekt kedvezményezettjeivel történő kapcsolattartás.

• Bejövő és kimenő számlák rögzítése, ellenőrzése
• Napi adminisztratív teendők ellátása
• Nyilvántartások kezelése
• Pénzmozgások figyelése, ellenőrzése, feldolgozása
• Ügyfelekkel való személyes, telefonos kapcsolattartás országos szinten
• Ügyfél igények felmérése, döntéshozók elé történő terjesztése, szerződése

Külső tanácsadó által lefolytatásra kerülő közbeszerzési eljárások és a központosított közbeszerzés körébe tartozó (DKÜ, NKOH, KEF) közbeszerzési eljárások, vonatkozó jogszabályokban és belső szabályzókban foglaltak szerinti, teljes körű előkészítése, koordinálása...

• Vezérigazgatói, felsővezetői értekezletek, valamint felügyelőbizottsági ülések teljes körű szervezése (napirend, meghívók, logisztika, jegyzőkönyvek)
• Vezetői döntések nyomon követése, a végrehajtás monitorozása

• rendelések nyomonkövetése,
• alkatrész reklamációk kezelése, egyeztetés a márkakereskedőkkel és a
• partnerekkel
• árak rögzítése, ellenőrzése
• határidők nyomon követése, riportálás
• tartozékkatalógusok, árlisták karbantartása
• marketinggel való együttműködés service témákban
• számlák ellenőrzése, jóváhagyása

• Weboldalak és online magazinok tartalmainak feltöltése, szerkesztése és karbantartása (WordPress)
• Facebook- és Instagram-oldalak kezelése, posztok előkészítése és ütemezése
• Hírlevelek szerkesztése, kiküldése és alapvető teljesítményük nyomon követése