Adminisztrátor, dokumentumkezelő állások, munkák Solymáron

• Coordinate transportation and S&H daily operations taking into account capacity constraints and business priorities.
• Ensure and follow-up bp HSSE rules and policies are complied with for all S&H and transportation activities

• Az iktatási csoport működésének szakmai támogatása, a csoport munkatársai részére a napi munkaköri feladatok kiadása, összehangolása, koordinálása, a teljesítés végrehajtásának ellenőrzése.
• A kiadott feladatok állapotának és határidejének folyamatos figyelése, nyilvántartása.

Kimenő/bejövő telefonhívásokkal és e-mail-ekkel kapcsolatos ügyintézés adminisztráció (NEM MARKETINGES MUNKA!)...

• Konferencia központ tárgyalóinak ügyfélfogadásra való felkészítése
• Teremfoglalási igények kezelése online foglaló rendszeren keresztül
• Vendégek fogadása
• Bekészítések, ételrendelések intézése
• Beszállítói bejövő számlák ellenőrzése, nyilvántartása, kezelése
• Házon belüli események támogatása

• pályázatok keretében jelentések, beszámolók készítésében való aktív közreműködés
• pályázatokkal kapcsolatos adminisztrációs feladatok ellátása ( pl. órakönyvelések )
• ügyvezető igazgatók, projektmenedzserek munkájának teljes körű támogatása pályázati, pénzügyi területen

Pályázati dokumentáció előkészítése pályázatok benyújtásához és elszámolásához. Tagintézmények támogatása a pályázatok megírásában, költségtervek előkészítésében (Határtalanul, Erasmus, egyéb)....

• Az Iratkezelési Iroda munkatársainak szakmai irányítása.
• Az iratkezelési folyamatok és belső szabályzatok kialakítása, karbantartása és felügyelete.
• A beérkező, kimenő és belső iratok kezelésének szervezése és ellenőrzése (postázás, iktatás, irattárolás).

• Bejövő hívások fogadása, kezelése,
• Ügyfélelégedettség mérések készítése,
• Ügyfelek tájékoztatása a SpaTrend által forgalmazott termékekről,
• Szoros együttműködés a társosztályokkal (beszerzés, pénzügy, logisztika, raktár, szerviz, értékesítés),

• Recepciós feladatok ellátása, vendégek fogadása, telefonok kezelése
• Beérkezett dokumentumok iktatása, rendszerezése
• Kimenő levelek postázása, posta rendszerben való rögzítése
• Rendelések leadása (irodaszer, kávé)
• Az iroda működésének támogatása
• Adminisztrációs feladatok ellátása, adatrögzítési feladatok

• Iktatási rendszer kezelése, beérkező iratok iktatása
• Iratanyagok rendszerezése, irattározása
• Irodai beszerzések lebonyolítása
• Céges járművek és eszközök adminisztrációja, nyilvántartása
• Összeírásokhoz biztosított eszközök átadás-átvételének intézése és nyilvántartása

• Az irodaközpont napi működésének zavartalan biztosítása, hogy a cég magas színvonalú szolgáltatást nyújthasson ügyfeleinek
• Professzionális első benyomás biztosítása, az irodaterület tisztaságának, megjelenésének és működőképességének fenntartása, külső partnerekkel és szolgáltatókkal együttműködve

• Ügyvezetők munkájának támogatása, (kimutatások, prezentációk, jegyzőkönyvek rendszerezése)
• Belső és külső levelezések szervezése, lebonyolítása
• Tárgyalások, rendezvények és üzleti utak megszervezése (cégcsoport szintű háttértámogatással)
• Elektronikus naptár és időpontok kezelése, találkozók egyeztetése

• A területhez tartozó adminisztratív feladatok ellátása
• Beszerzési csapat támogatása
• Részvétel a területet érintő projektekben, feladatokban
• Egyéb adminisztratív, szervezési teendők elvégzése

• Szerződéskezeléshez, ügyfélkezeléshez kapcsolódó adminisztratív feladatok ellátása
• Címlisták, telefonok, e-mailek kezelése
• Irat- és Dokumentumkezelő Rendszer (POSZEIDON) használata
• Részvétel szerződések ellenőrzésében, szándéknyilatkozatok kiállításában
• Együttműködés más szakterületekkel

• Adatellenőrzési feladatok ellátása ( XML és Excel)
• Tesztelési jegyzőkönyvek előkészítése
• Folyamatleírások aktualizálása
• Jogosultság kezelésben való részvétel

• Ügyfeleink béren kívüli juttatási rendszerének üzemeltetése és adminisztrációja
• Munkavállalói nyilatkoztatások lebonyolítása, jogosultságok és törzsadatok kezelése
• Juttatások rendeléséhez és elszámolásához kapcsolódó feladatok ellátása
• Kimutatások, riportok készítése ügyfeleink részére

• Bérlői, illetve részletvevői állomány ügykezelése során nyilvántartások vezetése, segítő együttműködés biztosítása a társterületekkel.
• Ügyfél- és szerződésgondozással kapcsolatos teendők ellátása, szerződésmódosítást eredményező események nyomon követése, dokumentálása, rögzítése a szakrendszerekben.

• beérkező telefonhívások kezelése,
•  vendégek fogadása, kiszolgálása,
•  tárgyalófoglalás koordinálása,
• postai ügyintézés,
• irodai beszerzések koordinálása,
• számlák és egyéb dokumentumok iktatási folyamatának teljes körű elvégzése, szoroskapcsolattartás a könyveléssel,

▪ Az iroda adminisztratív, iktatási feladatainak ellátása ▪ Adatrögzítés, papíralapú dokumentumok digitalizálása ▪ Ügyfelekkel való kapcsolattartás írásban és szóban ▪ Központi email címre érkező levelek kezelése,       megválaszolása ▪ Az iroda minden napi működéséhez szükséges eszközök beszerzése...

• Jogászok munkájának teljes körű segítése;
• Microsoft Office szövegszerkesztési, táblázatkezelési, prezentációkészítési feladatok magas szintű ellátása;
• Elektronikus cégeljárásokban való aktív részvétel;
• Jogi dokumentumok formai előkészítése;
• Ügyintézési folyamatok szervezése;