Assistant állások Diósdon (adminisztrátor, dokumentumkezelő)

• Könyvelés előkészítés:
• Bizonylatok, bejövő számlák rendszerezése a külsős könyvelőiroda részére, számlázás
• Digitális adminisztráció: cégkapun hivatalos levelek kezelése
• Statisztikák, táblázatok és kimutatások készítése a cégvezetés részére , képviselői elszámolások

• A pénzügyi csapat napi munkájának támogatása
• Pénzügyi adatok feldolgozása és ellenőrzése
• Riportok és kimutatások készítésének támogatása
• Adatok kezelése és rendszerezése
• Adminisztratív feladatok ellátása a pénzügyi területen
• Kapcsolattartás belső partnerekkel (angol nyelven is)

• A vezetők és munkatársak munkájának támogatása
• Adminisztratív feladatok elvégzése, dokumentációkezelés
• Számlák kezelése, iktatása
• Szabadságok, munkaidő beosztások, munkaidő elszámolások végzése
• Oktatások, alkalmassági vizsgálatok nyilvántartása
• Munka, tanulmányi szerződések és személyi anyagok kezelése

- Számlák, szerződések, egyéb dokumentumok kezelése, szkennelése, lefűzése - Kimenő számlák kibocsátásában való részvétel - Pénzügyi csapat támogatása egyéb adminisztrációs / irodai asszisztensi feladatokban - Havi riporting támogatása...

• bejövő és kimenő telefonhívások kezelése
• bejövő és kimenő posta kezelése, postai ügyintézés
• közös e-mail címek kezelése
• dokumentáció rendszerezés, iktatás, archiválás (alfresco rendszerben)
• irodai irattár, illetve a szerződések rendezése
• iroda rendben tartása, irodai rend felügyelete

• Az iroda zavartalan működésének biztosítása
• Irodai és konyhai fogyóeszközök rendelése
• Bejövő dokumentumok kezelése, iktatása, adatrögzítés
• Épületkarbantartáshoz kapcsolódó megrendelések ügyintézése
• Ügyfelek és beszállítók fogadása
• Telefonhívások, levelezés és posta kezelése
• Utazások szervezése

• értékesítési folyamat adminisztrációjának ellátása
• értékesítői csapat támogatása az értékesítési folyamat több pontján
• ügyfelek fogadása
• telefonkezelés
• CRM rendszerben való ügyfélkövetés, adminisztráció
• autók okmányirodai ügyintézésének, illetve átadásának előkészítése
• statisztikák, kimutatások készítése

• Általános irodai adminisztratív feladatok ellátása
• Postázással kapcsolatos komplex ügyintézés (postai küldemények összegyűjtése, feladása, beérkező küldemények átvétele, postabontás, érkeztetés, iktatás, scannelés, szortírozás)
• Költségszámlák (belföldi szállítók, import, szállítói számlák) rögzítése

– Adminisztráció és könyvelés-előkészítés – Megrendelések és számlák rögzítése – Könyvelési anyagok összekészítése, Excel-nyilvántartások vezetése – Beés kimenő posta, csomagok, hivatalos dokumentumok kezelése – Export, kapcsolattartás a külföldi vevőkkel (alap szinten), szállítások egyeztetése –...

• új beszerzésű járművek átvétele a beszállítóktól, teljesítés ellenőrzése
• új beszerzésű gépjárművek átadása megrendelőnek,
• új beszerzésű járművek rögzítése a nyilvántartási rendszerekben
• forgalomba helyezéshez tartozó feladatok ellátása

• Az építőipari cég napi adminisztratív feladatainak ellátása és az irodai működés támogatása
• Pályázati lehetőségek folyamatos figyelése
• Pályázatokhoz kapcsolódó dokumentációk előkészítése, rendszerezése és adminisztratív ügyintézés
• Irodai adminisztráció támogatása, dokumentumkezelés és irattározása

• készletekkel kapcsolatos adminisztrációs feladatok teljeskörű ellátása a vállalatirányítási rendszerben
• anyag- és eszközleltárakban való közreműködés
• beszerzési igények rögzítése, jóváhagyás után a megrendelések indítása és nyomon követése

• Riportok vezetése
• Napi beérkező feladatok adminisztrálása
• Workflow-k elindítása
• Napi posta kezelése, szükség szerint továbbítása
• Publikációk megszervezése (pl. ÁSZF közlemény)
• Kapcsolattartás társterületekkel
• Egyéb adminisztráció (pl. szkennelés, fordítás, dokumentum szerkesztés)

Nyilvántartásokat vezet, iktatja/szkenneli és postázza a leveleket, számlákat precízen archiválja a dokumentumokat....

• Pénztárosi teendők ellátása
• Pénzügyi, számlázási feladatok
• Számlák és szállítólevelek kezelése: iktatása, szkennelése, ellenőrzése, feldolgozása
• Szerződések és egyéb dokumentumok, nyilvántartások kezelése

• leszállított gépjárművek átvétele (kültéri munkavégzés)
• megrendelt alkatrészek átvétele
• nyári/téligumik szállítónak történő átadása-átvétele, raktározása
• nyári/téligumik nyilvántartása, szállítókkal történő egyeztetés
• gépjárművek azonosítása, rögzítése a szervizrendszerekben
• munkalap előjegyzés készítés

• projektekhez kapcsolódó dokumentációk kezelése, szerződések előkészítése, iktatása
• teljesítési igazolások és kimenő számlák előkészítése
• áruátvétel nyomon követése, szállítólevelek kezelése
• termékek bevételezése, készletnyilvántartás vezetése
• törzsadatok rögzítése és karbantartása

• IT osztály adminisztratív feladatainak ellátás (dokumentációk, jegyzőkönyvek, riportok és statisztikák készítése)
• Dokumentumok kezelése, rendszerezése
• IT eszközök bevételezése, nyilvántartása, leltárkezelés
• IT helpdesk feladatok támogatása

• Tájékoztatás;
• Ügyfélterelés;
• Szórólapok osztása;

• Általános irodai adminisztratív feladatok ellátása
• Kapcsolattartás és ügyintézés a társosztályokkal és az ügyfelekkel
• Kereskedelmi dokumentumok rögzítése elektronikus készletnyilvántartó, számlázó és iktatórendszerben
• Számlázási feladatok ellátása
• Napi, heti és havi riportok, kimutatások készítése