Adminisztrátor, dokumentumkezelő állások XIV. kerületben ukrán nyelvtudással

Irodavezető / titkár munkakörünk magában foglalja az iroda zökkenőmentes működtetését, a napi ügyek intézését, valamint a vezetői támogatást és az adminisztrációs teendőket. Kereskedelmi területen dolgozunk, így az ügyfelekkel és beszállítókkal való kapcsolattartás, rendelések kezelése, számlázás,...

• közbeszerzési és magánpiaci beszerzési eljárások ajánlatkérői dokumentumainak feldolgozása, határidők betartása, információk és adatok gyűjtése, rögzítése, karbantartása és kezelése, nyomon követése;
• ajánlatok dokumentumainak elő- és elkészítése, adminisztrációja;

• raktári cikkek naprakész karbantartása és kezelése.
• raktári cikkadatok felvétele, módosítása és ellenőrzése az ügyviteli rendszerben,
• adatminőség-ellenőrzések végrehajtása, hibák javítása és adatpótlás,
• riportok, lekérdezések és statisztikák készítése az adatbázisból,

• Fő feladatod a Küldemény-koordinációs csoport dokumentum hitelesítési feladatainak ellátása lesz, mely magában foglalja:
• helyi irattárban tárolandó anyagok átvételét és kikeresését,
• a papír alapú dokumentumok szkennelését és hitelesítését valamint

• Telefonos és e-mailes kapcsolattartás a megrendelővel és a partnerekkel
• Kockázatelemzés adatáramlási folyamat koordinálása
• Adatszolgáltatás, adatok és információk gyűjtése, rögzítése, válogatása, osztályozása, nyilvántartása és iktatása, ügyintézési feladatok

• Szervezési folyamatok koordinálása (leszervezés, felszervezés, átszervezés)
• Szolgáltatást támogató információs rendszer működtetésében való feladatok elvégzése és a rendszer fejlesztésében való részvétel
• Toborzás támogatása, jelentkezők előszűrése és felvételi beszélgetések lebonyolítása

• Szerződéseket, megbízókat, ajánlatokat és tanúsítványokat készítesz elő – nem egyedül, de nem is utánad kell majd javítani.
• Kapcsolatot tartasz ügyfelekkel, auditorokkal, kollégákkal – a Te kommunikációd tartja gördülékenyen a folyamatokat.

• jóváhagyott felterjesztések alapján a szerződésekhez szükséges adatok begyűjtése;
• szerződésnyilvántartó programban iktatás, adatfeltöltés
• szerződéstervezetek státuszának naprakész nyomon követése és rögzítése;
• szerződéstervezetek és mellékleteinek véleményeztetése; visszaellenőrzése

• adminisztratív irodai feladatok ellátása
• kollégákkal való szoros együttműködés 
• döntési javaslat aláíratása, szkennelés, elküldés érintettek részére
• TIG-ek kiállítása
• konzultációk szervezése, rendezvényszervezésben besegítés
• eseménynaptár frissítése, naprakészen tartása