Assistant állás, munka

• a szervezet kommunikációs tevékenységének koordinációja
• partner intézmények, sajtó képviselői számára készülő, valamint további kommunikációs anyagok előkészítésében való közreműködés
• sajtófigyelés
• sajtótájékoztató események szakmai előkészítése és szervezése

• Cégcsoport pénzügyi területének támogatása
• Pénzügyi nyilvántartások vezetése, kimutatások készítése
• Banki utalások előkészítése, kintlévőségek folyamatos követése, házipénztár vezetése
• Aktív részvétel a szerződések előkészítésében, projektek pénzügyi és adminisztrációs feladatainak támogatása

• Műszaki dokumentációk, szerződések, tervek naprakész kezelése
• Dokumentációs nyilvántartások naprakész vezetése
• Együttműködés alvállalkozókkal és külső partnerekkel
• Napi szintű elektronikus kommunikáció
• céges személyes ügyintézés kezelése

• Projekt iroda napi munkájának támogatása
• Projektmenedzser munkájának támogatása
• Projekt ütemezésének nyomonkövetése
• Projekt feladatok előrehaladásának felügyelete
• Projektmenedzserek számára összefoglalók, előrehaladási jelentések készítése
• Aktív koordináció a projekt résztvevők között

• Szerződések, teljesítési igazolások és egyéb hivatalos dokumentumok aláíratása, scannelése, rögzítése belső rendszerekben 
• Beérkező és kimenő iratforgalom kezelése, iktatása és postázása 
• Dokumentumok rendszerezése, nyilvántartások vezetése 

• Adminisztrációs és irodai feladatok ellátása - dokumentációk rendszerezése, nyilvántartások vezetése, iratkezelés, szerződések karbantartása. Munkaviszonnyal kapcsolatos anyagok előkészítése, kezelése, aktualizálása
• Számlázás és egyéb ad hoc feladatok ellátása

• a menedzsment napi tevékenységének kommunikációs, ügyviteli és dokumentációs támogatása
• partneri látogatások előkészítése és koordinálása

• Új ügyfelek megkeresése telefonon (önkormányzatok, vállalatok)
• Cég és ajánlat bemutatása
• Ajánlatkéréshez szükséges adatok begyűjtése
• Ajánlat készítés, kiküldés
• Az ajánlat nyomon követése, telefonos értékesítés
• Asszisztensi feladatok végzése
• iroda vezetése
• számlázás, kontrolling

• Beszerzési folyamat nyomon követése, státusz táblába rögzítése.
• Raktárkészlet fogyásának nyomon követése, utánrendelések, készletfeltöltések ügyintézése.
• Raktárban található eszközök rendszerezése, pakolása.
• Eszközök fogadásával és kiszállításával kapcsolatos szervezési feladatok elvégzése.

• Napi szintű kapcsolattartás a meglévő és a potenciális ügyfelekkel,
• Árajánlatok készítése, megrendelések kezelése, számlázás,
• Projektek lebonyolításának szervezése, nyomon követése,
• Kapcsolattartás a kivitelező csapattal.

• Üzleti jellegű elemzések, riportok, prezentációk készítése
• Kontrolling jellegű kimutatások összeállítása
• Vezetői prezentációk, executive dokumentumok előkészítése, elkészítése
• Szervezeti fejlesztések és stratégiai projektek támogatása

• Projekt státuszriportok, dashboardok és vezetői összefoglalók előkészítése
•  PMO, steering és executive meetingek szervezése, jegyzőkönyvek készítése
•  Döntésnapló és action item lista karbantartása
•  RAID log operatív kezelése
•  Governance sablonok, dokumentumverziók kezelése

• Analitikai laborokban használt eszközök, műszerek karbantartási munkáinak megszervezése
• Kapcsolattartás külső partnerekkel (karbantartó cégekkel) és belső szervezeti egységekkel, analitikai laborokkal

• Szervizvezető és koordinátorok adminisztratív támogatása
• Kapcsolattartás terepen dolgozó kollégákkal
• Lakossági és ipari ügyfelek kezelése
• Elektronikus munkalapok ütemezése, ellenőrzése
• Árajánlatok és beszerzési megrendelések készítése

• szállító regisztrációs, előminősítési folyamatok lefolytatása
• szerződés aláírások elindítása, ellenőrzése és nyomon követése
• szabályozási előírásoknak való megfelelés ellenőrzése és annak elősegítése
• szállítói táblák , szállítói utóminősítések naprakészen tartása

• Megbeszélések, illetve értekezletek egyeztetése, szervezése, lebonyolításában való részvétel, valamint ezeketől való jegyzőkönyv készítés.
• Határidők egyeztetése, ellenőrzése, nyilvántartása,

A szolgáltatási igazgató munkájának teljes körű támogatása, személyi asszisztenciájának ellátása: napi munkaidő-beosztásának megszervezése, figyelemmel kísérése, a szükséges információk és dokumentumok biztosítása a vezető napi munkájához, értekezleteihez, a szükséges anyagok előkészítése...

• Szóbeli-írásbeli kapcsolattatás a társterületekkel, vezetőkkel, kollégákkal;
• Céges rendezvényekkel kapcsolatos szervezési feladatok ellátása;
• Adminisztratív feladatok ellátása;
• Klasszikus asszisztensi feladatok ellátása (megbeszélések, találkozók szervezése, irodai környezet biztosítása);

• Az ötfős HR csapat mindennapi adminisztratív és asszisztensi támogatása
• Munkaszerződések és módosítások előkészítése, aláíratása és rendszerezett archiválása
• Diákmunkavállalókhoz kapcsolódó teljes körű adminisztráció
• Foglalkozás-egészségügyi vizsgálatok koordinálása, beutalók előkészítése

• Forintos házipénztár működtetése, 
• Bevételi-kiadási bizonylatok kiállítása, készpénzes szállító számlák iktatása, rögzítése,
• Elszámolási előlegek kiadása, nyilvántartása, elszámolása,