Tanácsadó budapest állások XII. kerületben (adminisztráció, asszisztens, irodai munka)

• Entering incoming order confirmations from Eaton suppliers to ERP system (SAP)
• Document archiving / E-archiving
• Manage incoming emails from common mailbox, flagging
• Daily reporting
• Support team in daily purchasing activities with administrative tasks, indirect orders handling

• Az Intellio napi ügymenetének támogatása
• E-mailek folyamatos figyelése, azonnali reagálás
• Adminisztratív feladatok ellátása, nyilvántartások vezetése
• Dokumentumkezelés, rendszerezés, archiválás
• Kapcsolattartás a cégcsoport társvállalataival, könyvelőkkel, jogászokkal

• szervezési és adminisztrációs feladatok elvégzése;
• üzemeltetést érintő bejelentésekkel kapcsolatos ügyintézés (megválaszolása, feladat kiosztása éskontrollálása);
• szerződések nyomon követése, megújításuk kezdeményezése;
• nyilvántartások vezetése;

A kormányzati döntés-előkészítés keretében a központi államigazgatási szervektől beérkező előterjesztések, jelentések, jogszabályok és közjogi szervezetszabályozó eszközök tervezetei Hatóságon belüli véleményeztetése, a Hatóság egységes álláspontját összegző átirattervezet elkészítése;...

• a vezérigazgató napi munkájának adminisztratív és operatív támogatása
• üzleti és személyes naptár kezelése, időpontok és programok szervezése
• üzleti és privát programok, utazások és találkozók szervezésének támogatása
• vendégek fogadása, tárgyalások előkészítése

• Saját kezelésű létesítmények fogyasztási adatainak nyomon követése, rögzítése, eseti elemzése, energia költségek tervezése, szükség szerinti beavatkozási javaslat előterjesztése;
• Közművekkel kapcsolatos adminisztratív és operatív feladatok;
• Energiavásárlási és közműszolgáltatói szerződések kezelése;

• a felsővezető napi munkájának támogatása,
• az Elnöki Kabinet munkájának adminisztratív támogatása,
• megbeszélések, egyeztetések előkészítése, ügyfelek fogadása,
• irodai adminisztrációs feladatok ellátása,
• az iratok elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszerben történő kezelése,

• Fő feladatod lesz a gazdasági ágazatokhoz kapcsolódó munkacsoportok munkájának koordinálása és összehangolása.
• Aktívan részt veszel a szakképzéshez kapcsolódó szakmai tartalmak fejlesztésében és előkészítésében.

•  Kapcsolattartás a külsős könyvelővel, havi zárások támogatása
• Számlázással kapcsolatos ügyfél és szállítói észrevételek, kérések kezelése.
• Az erősen digitalizált adminisztratív folyamatok pontos végrehajtásának ellenőrzése, a folyamatok fejlesztésében való részvétel

• Nemzetközi tudományos konferenciák és szakmai rendezvények teljes körű előkészítésében, lebonyolításában és utókövetésében való aktív részvétel
• A rendezvényekhez kapcsolódó szolgáltatások szabályszerű beszerzésének adminisztratív lebonyolítása

Kommunikációs és rendezvényszervezési projektekhez kapcsolódó projektmenedzsment- és adminisztrációs feladatok ellátása, a projektfolyamatok tervezése, követése és menedzselése szakterületekkel egyeztetve;...

• Nyilvántartások vezetése
• Iroda működéséhez szükséges eszközök beszerzése
• Általános adminisztrációs feladatok ellátása
• A könyvelő és irodavezető munkájának támogatása
• Partnerekkel való kapcsolattartás

• Üzemeltetéshez kapcsolódó dokumentumok elkészítése és kezelése
• Nyilvántartások vezetése (járművek, eszközök, adminisztratív listák)
• Adatrögzítés, státuszok és határidők nyomon követése
• Egyszerűbb kimutatások, listák készítése Excelben

• Iratok, dokumentumok szkennelése, fénymásolása, rendezése, iktatása,
• Poszeidon rendszerben történő iratkezelés
• Szakterület napi munkájának adminisztratív támogatása,
• Dokumentumok szervezeti folyamatának, határidejének nyomonkövetése,
• Adatbázisok kezelése, nyomon követese,

Munkáját az élelmezésvezető irányításával önállóan végzi. Számlákat, szállítóleveleket egyezteti a raktárossal és az élelmezésvezetővel. Létszámokkal kapcsolatos adatokat előkészíti a kiszabásokhoz. Elkészíti az áruk bevételezését, étlapok bevitelét, létszámrögzítést, elő kiszabatokat, napi, havi...

• Vezérigazgató napi munkájának segítése
• Szerződések, számlák, ajánlatok és egyéb dokumentumok nyilvántartása
• Bejövő és kimenő posta iktatása, rendszerezése
• Bejövő e-mailek megválaszolása, kimenő e-mailek megfogalmazása
• Bejövő telefonhívások fogadása, kimenő hívások kezdeményezése

• A Hivatal beszerzési eljárásainak teljes körű támogatása, előkészítése, lebonyolítása, a kapcsolódó döntések előkészítése és monitorozása;
• Ellátja a beszerzési eljárásokhoz kapcsolódó előzetes közbeszerzési kontroll feladatokat;

• Az épületgépészeti, elektromos és tűzvédelmi rendszerek karbantartásának ellenőrzése.
• A karbantartó személyzet munkájának koordinálása és ellenőrzése.
• Szerződéskötés külsős alvállalkozókkal, árajánlatok bekérése és a kivitelezések felügyelete.
• Beruházási és felújítási projektek menedzselése.

• Report creation and update
• Report development
• Macro creation
• Mass upload for PO inputs sent by users
• Supporting buyers with representative tasks

• Handles inquiries via phone, chat and email from customers and/or internal parties
• Order management: order entry, price checking, order clearing compliant with Eaton's policies
• Complaint handling
• Coordination of delivery and billing
• Completing reports to support the team