Irodavezető / Office Manager

Irodavezetőként fő feladatod a 35 – 40 fős munkatársi állomány hatékony munkavégzésének háttértámogatása lenne.
Te lennél a felelős az irodaműködéshez/működtetéshez kapcsolódó teljes körű adminisztrációs és logisztikai feladatok elvégzéséért, támogatásáért:

Általános irodavezetői feladatok ellátása:

• Bejövő telefonhívások fogadása, központi e-mail címre beérkező levelek feldolgozása, továbbítása az illetékesnek.
• Postai ügyintézés, bejövő/kimenő posta iktatása.
• Vendégek, partnerek fogadása magyar és angol nyelven, kávé és frissítő kínálása.
• Iroda rendezettségének fenntartása (tárgyalók, közösségi helyiségek, konyha rendjének felügyelete, virágok locsolása).
• Kapcsolattartás az irodaház vezetésével.
• Az ügyvezetők munkájának szükséges mértékű támogatása.

Az iroda adminisztratív, szervezési és beszerzési feladatainak önálló ellátása:

• Irodaszerek, reprezentációs és egyéb eszközök beszerzése.
• Irodai szolgáltatókkal való kapcsolattartás, szerződéseik kezelése, adatbázisuk karbantartása.
• IT és telekommunikációs ügyintézés (informatikai és telekommunikációs eszközök rendelése / cseréje / nyilvántartása).
• Irodai és működési szabályzatok frissítése.
• Cégautóink és biztosításaink teljes körű kezelése.
• Saját céges rendezvényeink szervezése.

HR szakterületet támogató adminisztrációs feladatok ellátása során:

• Munkaidő-nyilvántartás, távolléti tábla, irodafoglalási tábla kezelése.
• Új munkavállaló beléptetéséhez szükséges ügyintézés (adatlapok, munkaszerződés, munkaköri leírás és tájékoztató kezelése, a belépéshez és munkakezdéshez kapcsolódó egyéb feladatok ellátása).
• Kiléptetés intézése könyvelőcégünkkel együttműködésben.
• Munkatársaink egyéb távollétei (CSED, GYED, táppénz) kezelésében való segítségnyújtás.
• Üzemorvosi vizsgálatok szervezéséhez kapcsolódó feladatok.

Beszerzési szakterületet támogató feladatok ellátása során:

• Aktív részvétel a nemzeti értékhatárt el nem érő beszerzések előkészítésében, az ajánlatok kidolgozásában, benyújtásában.