Groups & Events Coordinator (m/w/d)

Über die Position

Als Groups & Events Coordinator im Mandarin Oriental, Vienna bist du Teil des Sales Teams und für verschiedene Aufgaben verantwortlich. Du berichtest an unsere Director of Sales.

Als Groups & Events Coordinator wirst du für folgende Aufgaben verantwortlich sein:

• Unterstützung des Eventteams bei administrativen Aufgaben
• Hausführungen für potentielle Kunden durchführen
• Erstellung von kleinen Gruppen & Event Angeboten und Verträgen
• Kundenbetreuung über den Buchungs- und Veranstaltungsprozess hinweg
• Kommunikation mit Kunden und internen Abteilungen für den reibungslosen Ablauf von Gruppen & Veranstaltungen
• Pflege und Aktualisierung von Kundendaten
• Erstellung von Kundenmaterial (Menükarten, Namenskarten, ...)

***

About the job

Based at the Mandarin Oriental Vienna within the Sales Team in Vienna, the Groups & Events Coordinator is responsible for various duties. The Groups & Events Coordinator reports to the Director of Sales.

As Groups & Events Coordinator you will be responsible for the following tasks:

• Support the Groups and Event department in administrative matters
• Independently handling requests for small banquet business, leisure groups or internal events
• Carrying out site inspections with potential clients
• Coordination of the smooth and guest-oriented organization of events and/or the accommodation of a group in cooperation with all relevant departments
• Ensuring professional and proactive support before / during and after the events
• Support in preparing event materials (menu cards, name cards, etc.)
• Configuration and maintenance of customer specific data

Als Groups & Events Coordinator erwarten wir von dir:

• Abgeschlossene Ausbildung in der Hotellerie, Gastronomie oder vergleichbar.
• Erste Erfahrung im Groups & Events Bereich von Vorteil.
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und ein professionelles Auftreten.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise Erfahrung mit Property Management Systemen.

***

As Groups & Events Coordinator we expect from you:

• Completed education in hospitality, gastronomy, or a related field.
• Initial experience in the groups & events area is an advantage.
• Excellent organizational skills and a structured approach to work.
• Strong communication skills and a professional demeanor.
• Very good written and spoken German and English skills.
• Proficient in MS Office, and ideally, experience with Property Management Systems.

Unsere Angebote für dich:

• Lernen & Entwicklung: Dein Erfolg ist unser Erfolg. Wir gestalten einzigartige Lern- und Entwicklungsprogramme, die auf verschiedene Phasen deiner Karriere abgestimmt sind, damit du kontinuierlich wachsen kannst.
• MOstay: Wenn du so hart arbeitest wie unsere Kollegen, ist es wichtig, sich auch eine Auszeit zu nehmen. Als Mitglied der #MOfamily kannst du weltweit in unseren Hotels übernachten. Das MOstay-Programm bietet dir kostenlose Übernachtungen sowie attraktive Raten für dich und deine Angehörigen.
• Gesundheit & Wohlbefinden der Kollegen: Die richtige Work-Life-Balance zu finden, ist wichtig. Dein Wohlbefinden liegt uns am Herzen. Wir bieten unseren Kollegen weltweit eine Vielzahl an Gesundheits- und Wellnessprogrammen.
• Kostenlose Mahlzeiten: Diese Initiative fördert das Wohlbefinden der Mitarbeiter, indem wir dir während deiner Arbeitstage praktische und nahrhafte Mahlzeiten bieten.
• Zuschuss für öffentliche Verkehrsmittel (€461,00): Im Rahmen unseres Engagements für Nachhaltigkeit bieten wir einen Zuschuss für öffentliche Verkehrsmittel an.

Das kollektive Mindestbruttomonatsgehalt für diese Position beträgt € 2.263,00.

Die Bereitschaft, ein höheres Gehalt je nach Qualifikation und Berufserfahrung anzubieten, besteht.

Wir sind ein Fan. Du auch?

***

Our commitment to you:

• Learning & Development: Your success is our success. We craft unique learning and development programmes for various stages in your career so that you grow, continuously.
• MOstay: When you work as hard as our colleagues do, it's important to take time off. As a member of the #MOfamily, you can stay with us wherever you go in the world. The MOstay programme offers complimentary nights and additionally attractive rates on rooms for you and your loved ones.
• Heath & Colleague Wellness: Finding the right work-life balance is important. Your wellbeing matters to us. A variety of health benefits and wellness programmes are offered to all our colleagues, globally.
• Free meals: This initiative is designed to enhance employee well-being by providing convenient and nutritious meal potions throughout your day at work.
• Public transport ticket support (€461.00): As part of our commitment to promoting sustainability, we offer public transport ticket support.

The collective minimum gross monthly salary for this position is €2.263,00. There is a willingness to offer a higher salary depending on qualifications and work experience.

We're Fans. Are you?