Front Office Agent (m/w/d)

Über die Position

Als Front Office Agent im Mandarin Oriental, Vienna bist du Teil des Front Office Teams und für verschiedene Aufgaben verantwortlich. Du berichtest an unseren Front Office Manager.

Als Front Office Agent bist du für folgende Aufgaben verantwortlich:

• Schaffung von MOWow-Momenten, die unsere Gäste überraschen und inspirieren.
• Übernahme sämtlicher Aufgaben und Schichten im Front Office und Guest Relation, einschließlich Check-in, Check-out, Kreditkartenbearbeitung, Beschwerdemanagement und Gästekorrespondenz.
• Erster Ansprechpartner für Gästebeziehungen, Feedback und Serviceanfragen.
• Unterstützung bei der Rechnungsstellung und der Vorbereitung von Rechnungen.
• Erstellung von Berichten gemäß den MOHG-Standards.
• Aktualisierung der Registrierungskarten gemäß den MOHG-Standards.
• Präsenz am Front Office während der vorgesehenen Schichten und operative Unterstützung des Teams.
• Als Botschafter des Hotels aktiv mit Gästen und Kollegen interagieren.
• Sicherstellen, dass alle relevanten Standards hinsichtlich Qualität, Nachhaltigkeit und FLHSS der Rooms Division sowie der Hotelrichtlinien eingehalten werden.
• Unterstützung und Entwicklung von Auszubildenden und Praktikanten im Front Office.
• Bearbeitung und Aktualisierung von Guest360 und Fans of MO Profil-Daten.
• Aktive Bewerbung des Fans of MO-Gästeanerkennungsprogramms und Teilnahme am Upsell-Programm.
• Sicherstellung und Aufrechterhaltung eines sehr hohen Standards in Bezug auf persönliche Hygiene, Verhalten und Pflege.
• Taktvolle Bearbeitung von Gästebeschwerden und -kommentaren sowie angemessene Eskalation.
• Kooperation und Teamarbeit mit anderen Abteilungen.
• Einhaltung aller relevanten Standards wie LQE und Forbes sowie kontinuierliche Weiterbildung über neue Standards in Absprache mit dem Vorgesetzten.

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About the role

As Front Office Agent at Mandarin Oriental, Vienna, you will be part of the Front Office team and report directly to our Front Office Manager.

As a Front Office Agent, you will be responsible for the following tasks:

• Creating MOWow Moments that surprise and inspire our guests.
• Performing all functions and shifts within the Front Office and Guest Relations, including check-in, check-out, credit card handling, complaint management, and guest correspondence.
• Being the first point of contact for guest relations, feedback, and service requests.
• Assisting with billing and invoice preparation.
• Preparing reports according to MOHG standards.
• Updating registration cards according to MOHG standards.
• Being present at the Front Office during assigned shifts and providing operational support to the team.
• Acting as an ambassador for the hotel, actively engaging with guests and colleagues.
• Ensuring compliance with all relevant standards regarding quality, sustainability, FLHSS of the Rooms Division, and hotel policies.
• Supporting and developing trainees and interns in the Front Office.
• Handling and updating Guest360 and Fans of MO profile data.
• Actively promoting the Fans of MO guest recognition program and participating in the upsell program.
• Ensuring and maintaining very high standards of personal hygiene, behavior, and grooming.
• Tactfully handling guest complaints and comments and escalating them appropriately.
• Cooperating and collaborating with other departments.
• Adhering to all relevant standards such as LQE and Forbes and continuously staying informed about new standards in consultation with your supervisor.

Als Front Office Agent erwarten wir von dir:

• Fähigkeit, die strategische Vision der Gruppe, des Hotels und der Abteilung zu verstehen und umzusetzen.
• Ständige Bereitschaft, neue und bessere Wege zur Geschäftsführung und Verbesserung von Systemen zu finden.
• Praktische Unterstützung des Teams, einschließlich Check-ins/outs, Bearbeitung von Gästewünschen und anderen Aufgaben.
• Vorbildliches Verhalten durch konsequente Umsetzung hoher Standards und Werte.
• Sensibilität für die Bedürfnisse und kulturellen Unterschiede der Gäste und Kollegen.
• Ausgeprägte Problemlösungsfähigkeiten und die Fähigkeit, Konfliktsituationen erfolgreich zu lösen.
• Effektive mündliche, schriftliche und nonverbale Kommunikation zur Verhandlung und Zusammenarbeit mit internen und externen Kunden.

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What we expect from you as a Front Office Agent:

• Ability to understand and implement the strategic vision of the group, hotel, and department.
• Constant willingness to find new and better ways to manage the business and improve systems.
• Practical support for the team, including check-ins/outs, handling guest requests, and other tasks.
• Exemplary behavior through consistent implementation of high standards and values.
• Sensitivity to the needs and cultural differences of guests and colleagues.
• Strong problem-solving skills and the ability to handle conflict situations successfully.
• Effective oral, written, and non-verbal communication for negotiation and collaboration with internal and external customers.

Unsere Angebote für dich:

• Lernen & Entwicklung: Dein Erfolg ist unser Erfolg. Wir gestalten einzigartige Lern- und Entwicklungsprogramme, die auf verschiedene Phasen deiner Karriere abgestimmt sind, damit du kontinuierlich wachsen kannst.
• MOstay: Wenn du so hart arbeitest wie unsere Kollegen, ist es wichtig, sich auch eine Auszeit zu nehmen. Als Mitglied der #MOfamily kannst du weltweit in unseren Hotels übernachten. Das MOstay-Programm bietet dir kostenlose Übernachtungen sowie attraktive Raten für dich und deine Angehörigen.
• Gesundheit & Wohlbefinden der Kollegen: Die richtige Work-Life-Balance zu finden, ist wichtig. Dein Wohlbefinden liegt uns am Herzen. Wir bieten unseren Kollegen weltweit eine Vielzahl an Gesundheits- und Wellnessprogrammen.
• Kostenlose Mahlzeiten: Diese Initiative fördert das Wohlbefinden der Mitarbeiter, indem wir dir während deiner Arbeitstage praktische und nahrhafte Mahlzeiten bieten.
• Zuschuss für öffentliche Verkehrsmittel (€461,00): Im Rahmen unseres Engagements für Nachhaltigkeit bieten wir einen Zuschuss für öffentliche Verkehrsmittel an.

Das kollektive Mindestbruttomonatsgehalt für diese Position beträgt € 2.263,00.
Die Bereitschaft, ein höheres Gehalt je nach Qualifikation und Berufserfahrung anzubieten, besteht.

Wir sind ein Fan. Du auch?

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Our commitment to you:

• Learning & Development: Your success is our success. We craft unique learning and development programmes for various stages in your career so that you grow, continuously.
• MOstay: When you work as hard as our colleagues do, it's important to take time off. As a member of the #MOfamily, you can stay with us wherever you go in the world. The MOstay programme offers complimentary nights and additionally attractive rates on rooms for you and your loved ones.
• Heath & Colleague Wellness: Finding the right work-life balance is important. Your wellbeing matters to us. A variety of health benefits and wellness programmes are offered to all our colleagues, globally.
• Free meals: This initiative is designed to enhance employee well-being by providing convenient and nutritious meal potions throughout your day at work.
• Public transport ticket support (€461.00): As part of our commitment to promoting sustainability, we offer public transport ticket support.

The collective minimum gross monthly salary for this position is €2.263,00. There is a willingness to offer a higher salary depending on qualifications and work experience.

We're Fans. Are you?