Executive asszisztens és irodavezető

A pozíció célja:
Ez a szerep egyszerre jelent napi szintű szervezési felelősséget a vezérigazgató mellett, valamint az iroda működésének teljes körű koordinálását – a feladatod az, hogy a működés átlátható, szervezett és gördülékeny legyen.
A szerepkörben a vezérigazgató munkáját támogatod: kezeled és priorizálod az időbeosztását, koordinálod a kulcsfontosságú meetingeket.
A feladatok meghatározó része (kb. 70%) irodavezetési fókuszú: irányítod a recepció működését, koordinálod a napi operatív feladatokat, kapcsolatot tartasz a külső szolgáltatókkal, és aktívan részt veszel az irodai folyamatok fejlesztésében.

Főbb feladatok:
CEO asszisztencia (kb. 30%)

• Belső és külső meetingek, céges események szervezése és koordinálása
• Beérkező levelek, hívások és e-mailek kezelése, szükség esetén önálló megválaszolása
• A CEO és a cég kommunikációjának, valamint személyes ügyeinek bizalmas kezelése
• A CEO időbeosztásának priorizálása, naptárkezelés
• Üzleti találkozók, partner- és ügyféllátogatások szervezése
• Utazások szervezése, útiterv és költségelszámolás készítése
• Kapcsolattartás vezetőkkel, munkavállalókkal, partnerekkel magyar és angol nyelven
• Meetingeken való részvétel és jegyzőkönyv készítése (eseti jelleggel)

Irodavezetés (kb. 70%)

• Az iroda napi működésének teljes körű szervezése és felügyelete
• 2 fő diák recepciós munkájának irányítása, beosztásuk készítése és ellenőrzése
• Irodai folyamatok és működés optimalizálása (rend, hatékonyság, adminisztráció)
• Irodai beszerzések koordinálása (irodaszerek, eszközök, szolgáltatások)
• Kapcsolattartás külső szolgáltatókkal (pl. takarítás, karbantartás, üzemeltetés)
• Céges események, belső programok operatív megszervezése
• Új belépők irodai onboardingjának támogatása (munkaállomás, eszközök, alap információk)