A Profession.hu egyik legfontosabb csapatában számos részleg helyet kapott, ahol nap mint nap biztosítjuk a vállalat zökkenőmentes működését, és a munkáltatókkal, munkavállalókkal történő kapcsolattartást. Lássuk, kik rejtőznek a képernyők és telefonok mögött!

Ügyfélkapcsolati részleg: az ügyfél mindenek felett!

Ügyfélkapcsolati kollégáink a Profession.hu motorjai: ők azok, akik reggel 8 és délután 6 óra között az ügyfeleink –munkavállalók vagy munkáltatók – rendelkezésre állnak. Munkájuk során minden, a Profession.hu felé érkező megkeresést fogadnak írásban és telefonon egyaránt, legyen ez regisztrációval, hírlevelekkel kapcsolatos megkeresés, hibabejelentés vagy akár egy munkáltatói kapcsolattartó módosítása. Hozzájuk tartozik a pénzügyi feladatok egy része is, például a számlamásolatok kiküldése is.

Enikő, junior ügyfélkapcsolati munkatársunk nyújt most betekintést a mindennapjaiba: „Rugalmas a munkavégzés helye, hetente egyszer-kétszer szoktunk az irodában is találkozni a csapattal – én például Kaposvárról járok fel. De nem csak ez jelent könnyítést a munka során: nincs szerteágazó feladatleosztás, mindig tudjuk, mivel kell aznap foglalkoznunk. Egy előzetes beosztás alapján megkapjuk, hogy adott napon ki milyen leveleket kezel (pl. munkaadói vagy munkavállalói levelek, panaszkezelés, adatkezelés), a hívásokat azonban mindannyian fogadjuk. Napi szinten használjuk a TopDesk, az ArenimTel és a Salesforce rendszerét, ezek ismerete mindenképp előnyös, ha valaki csatlakozik hozzánk.”

Hirdetésszerkesztők: a csapat állásajánlat varázslói

Hirdetésszerkesztőink felelnek azért, hogy a munkaadók által publikált vagy kért álláshirdetések probléma és hiba nélkül jelenjenek meg a Profession.hu állásportálon, tehát főként üzleti ügyfelekkel kommunikálnak e-mailben és telefonon is.

Gabi mindennapjai így telnek: „Mi nagyrészt a Profession Backoffice System használatában mélyedünk el, de az Ügyfélszolgálatosokhoz hasonlóan a TopDesk is a napjaink része. Az ügyfelek által érkező igényeket dolgozzuk fel napi szinten: ők legtöbbször e-mailekben, dokumentumokban küldik el nekünk az álláshirdetések szövegeit, mi pedig azért felelünk, hogy időben elkészítsük az adott hirdetést, a design elemeket beillesszük, a megjelenést biztosítsuk, valamint az egyéb szolgáltatásokat, például a főoldali kiemelést is hozzárendeljük ezekhez. A feladatok nincsenek előre leosztva, aki reagál egy adott megkeresésre, az lesz annak a felelőse a folyamat végéig.” Az ügyfelek hirdetésszövegei egy manuális ellenőrzésen is átesnek, mielőtt publikáljuk őket: ekkor megnézzük, hogy például minden adatkezelési feltételnek eleget tesz-e a szöveg. Külföldi ügyfelekkel is foglalkozik a hirdetésszerkesztő csapat, velük angolul folyik a kommunikáció.

Support: a villámgyors megoldások csapata

Supportos kollégáink a Profession.hu teljes csapatával kapcsolatban állnak, nevükből is sejthetően támogatói szerepkört ellátva. Azokkal a rendszerekkel kapcsolatban segítenek, amiket a belsős munkatársak és ügyfeleink használnak.

„Ha valahol hiba van, azt nekünk jelzik a kollégák. Ha valami nem működik, vagy egy másik divízióban fejlesztési igény merül fel egy adott programban, az is nálunk landol, mi továbbítjuk ezeket a kéréseket, vagyis egy kapocs vagyunk az üzletágak és a product ownerek között, de fontos, hogy nem IT supportról beszélünk. Munkánk során a JIRA, Salesforce, Profession Backoffice System és még sok más felület ismerete szükséges, mert sokszor segíteni kell a kollégáinkat ezek használatában. Ezeken belül persze folyamatos a változás, ezeket nekünk mind le kell követnünk ahhoz, hogy naprakészek legyenek az ismereteink. Van egy különálló XML supporter csapattagunk is, aki az ügyfelekkel, kollégákkal is kapcsolatban áll, az ő feladata a hirdetésfeladáshoz szükséges speciális technikai háttér ismerete és ennek bekötésének koordinálása az ügyfelek felé.” – foglalta össze munkájukat Barbara.

Pontosan és naprakészen: a pénzügyi részleg

A Profession.hu pénzügyesei mini SSC-ként működnek a divízión belül: ők végzik az operatív feladatokat, de a kontrolling és könyvelés nem az ő hatáskörükbe tartozik. Sok a kapcsolódás köztük és a vállalatunk többi csapata között, hogy minden rendben legyen, ami az üzemeltetéssel kapcsolatos.

De hogy pontosan mik is tartoznak a Pénzügy csapathoz? Réka, pénzügyi vezetőnk mutatja ezt be: „Három területen dolgoznak a csapatunk tagjai: vevői kimenő számlák, bejövő szállítói számlák, illetve kintlévőségkezelés, gyakornokunk pedig mindegyik feladatban besegít. Hosszú listában lehetne sorolni, mivel telnek a napjaink, de talán a következők a legfontosabbak: vevői egyenlegek és lejárt számlák nyomon követése, vitás vevői számlák esetén a megoldás elősegítése, számlareklamációk kezelése, behajtási rendszer működtetése, fizetési felszólítások kiküldése, koordinálása, nyomon követése, könyvvizsgálatban való aktív részvétel (egyenlegközlők egyeztetése). havi és éves zárási folyamatok támogatása, beszállítói számlák teljes körű kezelése, szállítói számlák könyvelése (SAP és egyéb, a cég által használt rendszerben), tárgyi eszközök nyilvántartásának segítése.”

Üzemeltetési kollégák: hogy minden olajozottan működjön

Üzemeltetési csapatunkhoz tartoznak azok a kollégák, akik az irodánkért, a technikai feltételekért, a mindennapos működésünkért felelnek. Munkájukról és feladataikról Karesz számolt be:

„A mi feladatunk többek között a mindenféle bejövő anyagok fogadása. Ha az irodában bármi műszaki probléma merül fel, például nincs világítás, nem működik a beléptetőkártya, akkor is minket kereshetnek, hiszen mi vagyunk a kapcsolattartók a kollégáink és az irodaház fenntartója között. Az IT csapattal közösen az otthoni munkavégzéshez szükséges feltételek megteremtése is hozzánk tartozik. A pénzügyi csapattal is szorosan együttműködünk: a szerződéskezelés (fogadás, aláírattatás, iktatás, visszaküldés, archiválás) és a számlakezelés (az irodához kapcsolódó költségek adminisztrációja) is a mi feladatunk. Emellett az autóflotta és a mobilflotta kezelése, karbantartása, a beszállítócégektől való rendelés, bekészítés is mind az üzemeltetési csapat feladatköre, úgyhogy itt egyáltalán nem egy unalmas recepciós pozícióról beszélhetünk.”