Hogyan adjunk, kapjunk rendszeresen visszajelzést úgy, hogy kellemetlen kötelezettség helyett hasznos és tanulságos legyen?

A visszajelzés – akár negatív, akár pozitív – elengedhetetlen ahhoz, hogy eredményesen végezhessük a munkánkat és folyamatosan fejlődni tudjunk. A hatékony visszajelzést azonban tanulni kell; ebben nyújt nekünk segítséget Hollósy-Vadász Gábor, aki munkapszichológiával és munkapszichológiai tanácsadással foglalkozik. Hogyan jelezzünk vissza akár felettesként, akár beosztottként úgy, hogy az valóban hatékony legyen és elérje a célját? Cikkünkben erre a kérdésre keressük a választ.

Tartsuk meg a határokat

A visszajelzés során a legtöbbször az okozza a nehézséget, hogy a felek nem mindig tudják egzaktan megfogalmazni, hogy mi a problémájuk és könnyen átcsúsznak személyeskedésbe. „Például ha az egyik alkalmazott nem elég gyorsan végzi el a feladatokat, akkor itt meg kell állni és nem szabad elkezdeni minősíteni, hogy ő alkalmatlan erre a munkára, hanem arra kell koncentrálni, hogy a feladat elvégzésével pontosan milyen problémák lehetnek” – magyarázza Gábor.

Koncentráljunk a megoldásra

A visszajelzés csak akkor lehet hatékony, ha konkrét dolgokat tudunk megfogalmazni. Fontos, hogy az, aki a visszajelzést adja – legyen ő a munkáltató vagy a beosztott -, ne csak a problémát mondja el, hanem igyekezzen megoldást is kínálni a másik félnek. „Például van olyan, hogy azt látja a vezető, hogy az alkalmazottnak problémái vannak a kommunikációval, és erre megoldás lehet, hogy az illető vegyen részt egy kommunikációs tréningen” – javasolja a szakember. Ha a visszajelzés tanító szándékú és határozott célokat jelöl ki, az pozitívan hathat a teljesítményre, viszont ha nem egzakt, akkor erőteljesen képes azt rombolni.

Természetesen ez fordított esetben is működik; ha a beosztott ad visszajelzést a főnökének, akkor is érdemes konkrét megoldási javaslatokkal előállni: „jó, ha a munkavállaló tud hozni példákat, mert akkor sokkal könnyebb változtatni egy folyamaton, ha le van szögezve, mi az a dolog, ami esetleg működhet.”

Fontos lenne, hogy a beosztott is visszajelezhessen a főnökének

A cégeknél legtöbbször a teljesítményértékelésnél van lehetősége az alkalmazottaknak visszajelzést adni a felettesükről. „Fontos, hogy a beosztott is visszajelezzen a vezetőnek; ez néha nem szokott sikerülni, sőt legtöbbször a vezetők nem szoktak ebbe túl nagy energiát fektetni. Ehhez egy olyan szervezeti kultúrára van szükség, ahol a bizalom kialakult, a munkavállaló és a munkáltató megbíznak egymásban. Nyilván vannak olyan munkahelyek, ahol ez lehetetlen, mert nem alakult ki egy ilyenfajta bizalom, béke a szervezeten belül. Ha egy autoriter szervezetről beszélünk, akkor a legtöbb esetben a munkavállalók nem is próbálkoznak ezzel” – taglalja a munkapszichológus.

Ha azonban a szervezeten belül egy erős autonómia figyelhető meg, sokkal gördülékenyebben működhet a visszajelzés mind a két irányba. „Ez akkor tud jól működni, ha nagyon erős autonómiát biztosítanak a szervezetnek. A munkavállalót hagyni kell, hogy saját maga oldja meg a feladatokat és a problémákat, nem szabad kidolgozni helyette, hogy mit és hogyan kell csinálni. Ha mondjuk van egy programozó, akkor elég megmondani, hogy mi a feladat, de nem kell konkrétan lépésről lépésre leírni a munkafolyamatot. Lehetőséget kell biztosítani neki arra, hogy a hogyanokat ő találja ki.”

A rendszeres visszajelzéstől lehet fejlődni

„Azt mondja a szakirodalom, hogy legalább negyedévente jó lenne, ha lenne lehetőség a visszajelzésre. Aki megkapja a visszajelzést, jobban tud alkalmazkodni ez alapján és sokkal nagyobb lesz a fejlődési lehetősége” – vélekedik Gábor. – „A legjobb, ha a munkacsoport is kap egy visszajelzést, és maga a személy is kap egy visszajelzést. Fontos, hogy ez részletes legyen és adjon lehetőséget a munkavállalónak arra, hogy visszakérdezzen. Illetve az is fontos, hogy a munkavállalónak legyen lehetősége arra, hogy fejlessze magát.”