Mai posztunkban körbejárjuk azokat a kihívásokat, amelyeket több kolléga egyidejű belépése állít a HR elé, és természetesen a megoldások sem maradnak el.
Az üzleti szolgáltató központok zavartalan működéséhez elengedhetetlen a folyamatos utánpótlás biztosítása, ami egyszerre akár negyven-ötven fő toborzását is jelentheti. Ez nem csupán a kiválasztás módját determinálja, de az onboarding rendszerét is, hiszen a nagyszámú új belépőt is ugyanolyan hatékonyan szükséges integrálni a különböző osztályokra, mintha csupán egyetlen munkatárs érkezne a céghez. Bevált gyakorlatukról Szukics Anita, a Docler SSC HR üzleti partnere mesélt nekünk.
Onboarding már a belépés előtt
Szukics Anita
A Docler SSC HR üzleti partnere
„A cégünknél jellemzően negyven-negyvenöt fő toborzása zajlik egyidejűleg, és legfeljebb tíz fő lép be egyszerre, mégpedig mindannyian egy adott napon, ami minden esetben egy hétfőt jelent. Azonban ennél a pontnál nagyon fontos kiemelni, hogy az onboarding folyamata már jóval hamarabb elkezdődik: mivel az ajánlattétel és a belépés között akár harminc nap is eltelhet, hiszen a legtöbbeknek van felmondási ideje, ezért ebben az időszakban sem szabad szem elől téveszteni az új kollégákat”.
A folyamatot minden esetben egy üdvözlő e-mail indítja be, amelyből a leendő munkatársak megtudják, mi vár majd rájuk, hogyan zajlik az első nap, majd pedig a továbbiak. „Amennyiben az új munkatárs kéri, előre elküldjük neki a szerződést, és megválaszoljuk a felmerülő kérdéseket, így nem ritka, hogy már ebben az időszakban is folyamatos a kapcsolattartás” – teszi hozzá interjúalanyunk.
Ugyanilyen lényegesek a belépést megelőző egyéb előkészületek is a szakember szerint: „Elő kell készíteni az íróasztalokat, a számítógépeket, a telefonokat, és mindazokat a dokumentumokat is, amelyeket az első napokban adunk át. Ez nem kevés idő és energia, amit azonban nem lehet megspórolni, hiszen az esetleges hiányosságoknak negatív üzenete lehet.”
A fix menetrend
Az átgondolt rendszer a munkáltatói és a munkavállalói oldal dolgát is megkönnyíti, hiszen kiszámíthatóvá, átláthatóvá teszi a folyamatot, amelyben az érintettek, vagyis az újonnan belépők sincsenek egyedül.
„Az adott napon történő belépést nemrég vezettük be, mivel jól koordinálhatóvá teszi az onboarding első személyes szakaszát, ami amúgy is nagyobb körültekintést kíván a létszám miatt. Ezen a napon különösen figyelnünk kell arra, hogy az általunk közölt információk mindenkihez eljussanak, kellő idő legyen a szerződések átnézésére és az összes kérdéses pontot tisztázzuk. Mindent, ami ezen a napon elhangzik, a kézikönyvünk is tartalmaz, amit átadunk nyomtatva, illetve kiküldünk e-mailben is, így a későbbiekben is lesz hová nyúlniuk a kollégáknak” – emeli ki Anita.
Az első nap fontos része a munkahellyel való ismerkedés: „A legkedveltebb programpont az új munkatársak körében az irodaházban tett séta, megmutatjuk a sportpályát, a konyhát, a parkolót is, és mivel a falaink tele vannak életképekkel, így a frissen belépők azonnal kapnak egy kis betekintést a közösségi életbe is, sőt ezzel egyidejűleg a céges szokásokba is elkezdjük bevezetni őket. Az érkeztetés nem csupán technikai és HR szempontból történik meg, az emberi oldal is nagy hangsúlyt kap – úgy vélem ez a sikeres onboarding titka, a vállalat méretétől és a belépők számától függetlenül” – vallja a HR üzleti partner.
Hogy milyen gyorsan tudnak beilleszkedni az érkezők leendő csapatukba, az nagyban függ a vezetőtől és a közvetlen kollégáktól, éppen ezért lényeges a szakember szerint, hogy a kapcsolatfelvétel az érintettek között már az első munkanapon megtörténjen. „A vezető és az általa kijelölt, a szakmai és közösségi beilleszkedést segítő mentorok viszik tovább az onboarding folyamatot, a HR aktív támogatása mellett. A felelősség közös, vagyis igazán szoros együttműködésre van szükség ahhoz, hogy az új munkatárs mihamarabb megtalálja a helyét a szervezetben.”
Legyen élmény
Bár az onboarding szigorúan véve az első három hónapot foglalja magában, valójában ennek letelte után sem szabad elengedni a kollégák kezét, ugyanis gyakorlatilag az első évben még onboardingról beszélhetünk, majd ezután kezdődik el a megtartás fejezete.
„Akár a toborzást, akár a kiválasztást, akár az onboardingot nézzük, az elmúlt években a munkavállalói élmény került ezek fókuszába, ezt ajánlott szem előtt tartani a teljes folyamat során, legyen szó az üdvözlő üzenet hangvételéről, a kapcsolattartás minőségéről, és az első nap benyomásairól. Mindezekről sok munkáltató megfeledkezik, ahogy az is tipikus hiba, hogy a belépéskor gyakran túlterhelik információkkal az érkezőket, akik számára egyébként is minden új. Ha ráadásul még szervezetlenül is zajlik a folyamat, az joggal kelt rossz érzéseket az új kollégákban, amelyeket később sokkal nehezebb felülírni, mintha eleve pozitív platformon építkeznénk” – fejti ki Anita.
A hitelesség kérdését is szükséges megemlítenünk, ugyanis hiába fogalmaz meg hangzatos ígéreteket a munkáltató az Employer Branding zászlaja alatt, ha azok már az első pillanattól nem teljesülnek. „A valódi élmény leginkább a figyelmen és a figyelmességen múlik, akár egy, akár tíz munkatárs érkezik épp a céghez. Jól működő gesztus például a jó minőségű, logózott termékeket tartalmazó üdvözlő csomag, ami nem kíván nagy anyagi ráfordítást, és személyre is szabható, mondjuk azáltal, hogy a megfelelő méretű vagy választható színű céges pulóvert kapják ajándékba a belépők. A közös ebédekben rejlő potenciált is érdemes kiaknázni az onboarding részeként, annak érdekében, hogy az új kolléga a lehető leggyorsabban a csapat tagjának érezhesse magát. Az otthonosság érzését nagyban erősítheti az a tudat is, ha az illető tudja, van hova fordulnia a kérdéseivel, problémáival, például az ülőhelyével vagy akár a monitorjával kapcsolatosan – vagyis a HR-nek is prioritásként kell kezelnie az onboardinggal járó feladatokat” – foglalja össze tanácsait a szakember.
Készítette: Istók Nikoletta
