Átalakuló munkaterek, újraértelmezett közösségi élet, agilis irodák – mai posztunkban a legújabb várható trendeket gyűjtöttük össze.
Hogy mit takar az iroda fogalma, az március közepéig viszonylag könnyen körülírható volt, még akkor is, ha cégmérettől, tevékenységtől, kultúrától függően mutatkoztak is különbségek az értelmezésben. Tavasszal azonban nagyot fordult a világ, az otthoni munkavégzés villámgyors térnyerése, a munkavállalói, illetve munkáltatói preferenciák átalakulása pedig nem hagyja érintetlenül a fizikailag meghatározott munkahelyeket sem. Bár ma még nem tudjuk, hol és hogyan dolgozunk majd néhány hónap vagy néhány év múlva, az aktuálisan kirajzolódó irányokat Fodor Dániellel, Az Év Irodája verseny főszervezőjével
vettük górcső alá.
A nem is olyan távoli múlt
A járványhelyzet előtt az iroda testesítette meg a munka szó szerint vett terét, ahol a személyes munkaállomások és a szükséges infrastruktúra is a dolgozók rendelkezésére állt. Emellett, a keresleti munkaerőpiacon mindinkább a munkavállalói élmény és az otthonosság érzése került az irodák kialakításának, átalakításának középpontjában, ily módon is támogatva a kollégák kreativitását, motivációját, elköteleződését.
„Tavaszig az uralkodó tendencia szerint a legtöbb munkaadó a lehetőségeihez mérten törekedett arra, hogy dolgozói jól érezzék magukat a munkahelyükön és minél több időt töltsenek el a négy fal között. Így kezdtek mindennapivá válni a barátságosabb légkört teremtő lounge bútorok, babzsákfotelek, pihenőszobák, vagy a közösségépítést segítő helyiségek, akár különlegesebb megoldások, mégpedig egy olyan időszakban, amikor a home office még csak kevés vállalatnál volt része a gyakorlatnak” – vázolja a kiindulópontot Fodor Dániel.
És még egy érdekességet kiemel:
A munkahelyekhez való hozzáállás, az irodakép korábban többnyire a vállalatok méretétől függött, vagyis más volt megszokott egy multinál, és más egy KKV-nál, ma pedig a visszatérést, és a leendő irodák koncepcióját is az határozza meg, hogy magyar vagy külföldi cégről van-e szó. Míg a hazai vállalatoknál a munkavállalók akár már 90 százalékban is a korábban megszokott formában dolgoznak, addig mondjuk egy német központú cég jóval óvatosabban kezeli a kérdést, és csupán a dolgozók csekély százalékának adott zöld utat a visszatérésre, az amerikai leányvállalatok pedig kivárnak, és akár jövő februárig is home office-ból működnek, vagyis a munkahelyhez való viszony erősen jogi kérdéssé is vált.
Iroda 2.0
Egy azonban a különbségek ellenére is borítékolható: miután a tavaszi hónapokban a munkaadók és a munkavállalók egyaránt megtapasztalták, hogy dolgozni otthonról is lehet, az irodák e tekintetben valószínűleg már a közeljövőben is veszítenek jelentőségükből, és sokkal inkább a munkahelyi közösségeket összetartó térré alakulnak át, az azonban még kérdés, hogy a cégek pontosan hogyan is reagálnak erre az új igényre.
„A változás egy lassú folyamat, és az ingatlanbérleti szerződések feltételeitől függően valósítható csak meg, akár évek alatt. Most a tervezési szakaszban járunk, amikor sok cég felteszi magának a kérdést, hogy mekkora irodára van valójában szüksége, kell-e neki egyáltalán iroda, és ha igen, akkor annak mi lesz a feladata a jövőben. Bár sokaknál az elsődleges szempont a költségcsökkentés, ugyanakkor a biztonságos munkavégzés feltételei sem hagyhatók ki a számításból, amelyek viszont továbbra is megkívánják a tágas tereket” – hívja fel a figyelmet interjúalanyunk.
A jövő vélhetően az egyedi megoldásoké lesz, vagyis aligha létezik általános recept, ami minden munkaadónak beválik majd. „Az irodák újbóli felosztása, a terek megnyitása, azok átrendezése sokaknál várható, ahogy a „share desk”, azaz a szabadon foglalható, nem pedig névre szóló munkaállomások trendje is garantáltan erősödik majd, de emellett egészen újszerű konstrukciók is napvilágot látnak. Van, aki például az irodaterének egy részét tervezi megszüntetni, és egyes tevékenységeit egy közösségi irodába helyezi át – ez a corporate coworking, ami Amerikából kezdett el beszivárogni hozzánk. A legrugalmasabbak pedig az agilis, vagyis bármikor könnyen változtatható iroda mellett teszik le a voksukat, ahol a mobilis falak és bútorok egyaránt az aktuális igényekhez igazíthatók” – sorolja Dániel.
Cégkultúra szerint
Szervezet és kultúra függő, melyik vállalat, milyen lehetőséget talál majd testhezállónak – a tervezésbe pedig elengedhetetlen bevonni a munkavállalókat is. A szakember szerint a következő lépéseket ajánlott sorra vennie azoknak a cégeknek, akik szeretnék önmagukra szabni az irodájukat:
1. Az elmaradhatatlan igényfelmérés: monitorozzuk, hányan ingáznak a munkahelyre, és ki az, aki ezt megspórolva inkább otthonról folytatná a munkát a jövőben is. Emellett az is lényeges kérdés, hogy a produktivitást milyen mértékben támogatja a helyhez kötött munkavégzés, valamint mekkora hozzáadott értéke van a közösségnek a dolgozói közérzethez.
2. A költségek tisztázása: fontos mérlegre tennünk, mekkora kiadást jelent számunkra az irodabérlet, a technikai feltételek biztosítása, és hogy ez, a járványhelyzet hatásait figyelembe véve, továbbra is finanszírozható-e, ugyanis inkább a munkahelyi költségeken ajánlott takarékoskodni, ha az a dolgozói létszám megtartását segíti.
3. Kezdjük a megvalósíthatóval: mivel ma még nem látjuk, mit hoznak a következő hónapok, és mi lesz az ideális irány hosszú távon, ezért érdemes a kevésbé költségigényes átalakításokat tesztelnünk először, legyen az a válaszfalak eltávolítása, vagy új, a biztonságos távolságtartást és megfelelő helykihasználást biztosító bútorok beszerzése.
4. Kísérletezzünk a közösségért: ha munkavállalóinknak ténylegesen hiányzik egymás társasága, és eddig nem fektettünk hangsúlyt a közösségi életre, a dolgozók habitusával, érdeklődésével összhangban alkossunk új közösségi tereket. Ehhez gyakran egy-egy kanapé, vagy jól körül ülhető/állható asztal is elegendő, de akár a teraszt, a kertet is bekapcsolhatjuk az irodai vérkeringésbe, vagy olyan innovatív ötleteket is megvalósíthatunk, mint a zeneszoba, ahol munkatársaink hangszert ragadva inspirálódhatnak.
5. Kommunikáljunk: bármilyen változást is eszközölünk, tájékoztassuk munkatársainkat az okokról, a várható újdonságokról, és bíztassuk is őket arra, hogy éljenek a lehetőségekkel. Szervezzünk kisebb, csoportos programokat, hogy mindenki megismerhesse a friss tereket, funkciókat. Mert hiába a babzsákfotel vagy az X-box, ha a cégkultúra nem engedélyezi a pihenést, és a vezetőség rosszallóan néz azokra, akik időnként felállnak a számítógépük mellől – ennek pedig sokkal negatívabb az üzenete, mintha egyáltalán nem lenne mód a kikapcsolódásra.
+1 Legyünk nyitottak a kritikára: ahogy az irodaátalakítást a munkavállalói visszajelzéseket követve érdemes megtervezni és végrehajtani, úgy ajánlott a véleményeket folyamatosan is monitorozni. Ez az őszinte kommunikáció, a közös gondolkodás, a közös kísérletezés időszaka, ami a rugalmasság jegyében biztosan építő hatású a szervezet egészére nézve.
A kultúraazonosság tehát a legfőbb kulcsszó, a valódi változásokat pedig csakis a munkavállalókba vetett bizalom alapozhatja meg, hiszen ahogy távolról képesek a dolgozók hatékonyan ellátni a feladataikat, úgy igaz az is, hogy egy pár perces közös gitározás vagy egy rövid futás az irodához tartozó pályán sokat hozzátehet a teljesítményükhöz. „Bármilyen újításról legyen is szó, csak az lehet eredményes és válthatja be a hozzá fűzött reményeket, ami mellett a vezetőség is elköteleződik. Ha a kollégák azt látják, hogy a vezetőjük is szívesen töltődik a pihenőszobában, vagy ül ki a laptopjával a teraszra, ők is kapni fognak az alkalmon – ez az a hitelesség, ami nemcsak a közösséget erősítheti, de a munkáltatói márkát is új szintre emelheti, és pontosan ez az Office Branding lényege” – összegez Dániel.
Készítette: Istók Nikoletta
