Hogyan vezessük be a rendszeres visszajelzést kis szervezetben? Egyáltalán érdemes rendszerben gondolkodnunk? Gyakorlati tippek következnek!
Visszajelzést adni munkatársaink elvégzett munkájára a hosszú távú siker és az elégedett csapat egyik kulcsa. Hiába végzett el egy munkát megfelelően a beosztottunk, ha az ő érzése szerint teljesítménye értékelés nélkül csak lóg a levegőben, azaz nem tudja, jól végezte-e el a feladatait, hiszen nem kap rendszeres visszajelzést, iránymutatást.
„A siker kollektív jelenség, amelyet úgy tudunk mérni, hogy megfigyeljük, a környezetünk miként reagál az adott teljesítményre.” Barabási Albert-László: A képlet
A teendők részletes és rendszeres átbeszélése, a teljesítményértékelés cégünk céljainak eléréséhez, munkavállalóink elégedettségéhez alapvetően szükségesek. Mégis, sok kisvállalkozás marad meg az év végi, vagy az ad-hoc értékelésnél, és az is gyakori, hogy a jó teljesítményt természetesnek veszi a vezetés, a teljesítményértékelés pedig főleg a hibák és hiányosságok kiemelésére szorítkozik. Hogyan érdemes úgy felépítenünk a visszajelzéseinket, hogy azok egyszerre szolgálják a munkáltató és a munkavállaló érdekeit?
Kell a rendszer
A teljesítményértékelés sikeres bevezetéséhez több lépést végig kell járnunk, amelyekbe már az elejétől szükséges bevonnunk munkatársainkat. Elsődlegesen fontos, hogy semmiképp se ötletszerűen történjen a folyamat, hanem átgondoltan egy olyan rendszert hozzunk létre, amihez tartjuk is magunkat, és ezzel a kollégáknak egy követhető irányt adunk.
Mit tegyünk? Tartsunk a munkatársakkal közös célkitűző beszélgetést, jelöli ki az első lépést a 2009-ben megjelent Teljesítményértékelő kézikönyv. Itt elmondhatjuk, miért tartjuk fontosnak, hogy egyre nagyobb hangsúlyt fektessünk a teljesítményértékelésre. A rendszer felállításáról, lépéseiről ekkor tájékoztassuk kollégáinkat, így ők is pontosan tisztában lesznek a folyamattal, számíthatnak majd az értékelő beszélgetésekre, a kért beszámolókra.
Fontos, hogy egyenként is beszéljünk beosztottainkkal és tartsunk egyéni célkitűző beszélgetéseket is. Ekkor van lehetőség arra, hogy elmondjuk a mi – rövid és hosszú távú – elvárásainkat, és meghallgassuk a munkavállaló véleményét is.
Ezek a kezdő lépések azért nagyon fontosak, mert amikor már az értékelő beszélgetésekre kerül sor egyénileg és csoportosan is, vissza tudunk majd utalni a célkitűző megbeszéléseken lefektetett alapokra. Hiszen visszajelzést valamihez képest tudunk adni: a kért eredmények megvalósultak-e, megtörténtek-e az átbeszélt folyamat lépései, az egyes munkatársak egyéni célkitűzéseihez vezető úton hol tartunk.
Kommunikáljunk
Elsődlegesen fontos, hogy vezetőként szükséges egyértelműen kommunikálnunk az elvárásokat, lefektetni azt, hogy mik a célkitűzések, melyik kollégának milyen szerepe van az elérendő célokban, mik a folyamat részei.
Tehát nemcsak tudnunk kell, hogy egy szervezet vezetőjeként mit szeretnénk elérni csapatunkkal, hanem mindezeket átgondoltan, strukturáltan át is kell tudnunk adni beosztottjainknak. A munka részletes és rendszeres átbeszélése tehát kulcsfontosságú lehet egy kkv életében, az aprónak tűnő lépéseket pedig nem szabad lebecsülnünk.
Vezessünk be hétindító megbeszéléseket – akár online, akár személyesen történnek ezek – és jelöljünk ki egy kollégát, aki memót ír az elhangzottakról és körbeküldi azt mindenkinek, jelölve, hogy kitől mit várunk el a következő találkozóig. Legyenek tehát minden nap egyértelműen követhetőek az elvárásaink.
Nem mindegy az sem, hogyan beszélünk minderről. Fontos lehet az, hogy a cég munkatársai ösztönzőrendszerként tekintsenek a teljesítményértékelésre, azaz a pozitív oldalát hangsúlyozzuk ki az újonnan bevezetett változásoknak. Ösztönző lehet már önmagában a munka gyakori értékelése, hiszen nagyon sokan egyáltalán nem kapnak visszajelzést az elvégzett munkájukról, így már lesz olyan, akit ez önmagában inspirál az új folyamatok bevezetésekor. A felvázolt egyéni fejlődési lehetőségek szintén ösztönzőleg hatnak, illetve lehetőségeinkhez mérten fontos lehet a juttatásbeli elismerés is.
Dicsérjünk és dorgáljunk
Ne féljünk gyakran szóban visszajelzést adni! Azonban a teljesítményértékelésnek nem feltétlenül kell egy másfél órás izzasztó megbeszélésnek lennie. A heti összejövetelek alkalmával is mindig értékelhetjük kollégáink eredményeit. Egy pár szavas dicséret, egy köszönöm, mindenkire ösztönzőleg hathat, ha a tőle kért dolgokat színvonalasan teljesítette. Viszont annak is érdemes hangot adnunk, ha nem találkozik a teljesítmény az elvártakkal.
Vezetőként tudnunk kell felvállalni a konfliktushelyzeteket és negatív visszajelzést is adni, ám legyünk tömörek és egyértelműek. A beszélgetés elején érdemes kiemelnünk munkatársunk erősségeit, a pozitívumokkal kezdeni, majd ezután rátérni a hiányosságokra.[1] Továbbá fontos, hogy elmondjuk, mit várunk rövid időn belül, min szükséges változtatni, majd adjunk új határidőt, ajánljunk fel segítséget beosztottunknak.
Mindenképp figyeljünk arra, hogy ne hozzuk kellemetlen helyzetbe a kollégákat egymás előtt, így a pár szavas gyors értékelés – legyen az pozitív vagy negatív felhangú – átgondolt helyzetben hangozzon el, tehát nem feltétlenül az egész csapat előtt. Bátran dicsérjünk és dorgáljunk, de jobb lehet fél percre félrehívni beosztottunkat és négyszemközt átadni neki gondolatainkat. Ha a helyzet engedi, legyenek személyesek, de legalább is történjenek videóhívásban ezek az értékelő pillanatok, mivel a testbeszéd és a hangtónus mind fontosak mondandónk átadásakor. Épp ezért kerüljük az e-mailben történő rövid visszajelzéseket, kapcsolatainkon is sokat javíthatunk, ha időt szánunk gondolataink személyes átadására.
Fontos teret adnunk
A teljesítményértékelés folyamata során ne felejtsük el, hogy minden éremnek két oldala van, azaz kapjon szót a beosztottunk is. Semmiképp ne felejtsük el az egyéni célok kitűzését, amit együtt gondolkodva alakítsunk ki. Negyedéves monitoringok keretében adjunk teret a kollégának, hogy elmondja, ő maga hogyan látja teljesítményét.
Bátorítsuk a részletek elmondására is: mi vagy ki volt a segítségére, vagy épp hátráltatta őt a munkájában, mire lenne szüksége a hatékonyabb munkavégzéshez, mi motiválja őt. Fontos, hogy a visszajelzés a beosztott részéről is megtörténjen, igazi párbeszéd legyen egy-egy értékelő, évzáró beszélgetés. Az elhangzottak alapján pedig, ha szükséges, alakítsunk a célokon.
Támogassuk a kollégákat az új helyzet felállásában, azaz abban, hogy megszokják a teljesítményértékeléssel járó újdonságokat, így akár a velünk való gyakoribb beszélgetéseket, a feléjük támasztott elvárásokat. Fontos, hogy tudatosítsák magukban, ez nem egy egyoldalú nyomás rájuk nézve, hanem lehetőség nekik is a párbeszédre saját munkájukról, a cégről és stratégiájáról.
„A szervezetre jellemző vezető-beosztott közötti hatalmi távolság, a közöttük lévő bizalom mértéke jelentősen befolyásolja, mennyire tud nyílt és őszinte lenni mindkét fél a teljesítményértékelés során. A nyílt és őszinte kommunikáció a rendszer elfogadottságát, és az értékelés következtében megnyilvánuló hatásokat pozitívan befolyásolja, míg az őszinteség és nyíltság hiánya éppen ellenkező hatást ér el. Ha nem őszinte a kapcsolat a vezető és beosztott között, valamint ha a vezetővezetési stílusa, magatartása nem bátorítja az egyéni vélemények kifejezését, akkor hiába lenne lehetőség az értékeltek bevonására a célok kitűzésében, valamint a teljesítményértékelés eredményeinek véglegesítésében, az értékelt nem fogja nyíltan elmondani, milyen egyéb körülmények befolyásolták a teljesítményét, mit gondol a saját teljesítményéről és a vezetője által adott értékelésről.” – Gerákné Krasz Katalin: A teljesítményértékelés igazságossága
Az ismétlődő négyszemközti találkozások alkalmával vezetőként lehetőségünk nyílik a személyes kapcsolatok javítására, elmélyítésére is. Gondoljunk ezekre az alkalmakra úgy is, hogy egy szervezet fejeként lehetőséget kapunk arra, hogy a csapat szervesebb részévé váljunk, beosztottjaink ne csak a főnököt lássák bennünk, hanem bizalomra méltó munkatársat.
Értékeljünk és fejlődjünk
Tapasztalt vezetőként nem okozhat gondot számunkra teljesítményértékelést adni, ám a hozzánk érkező visszajelzéseket is tudnunk kell fogadni és kezelni. Azaz a teljesítményértékelés rendszerének szerves része az is, hogy a munkatársaink által elmondottakat és a sikeres vagy épp nem megfelelően elvégzett munkát kiértékeljük, majd levonjuk a következtetéseket. Saját vezetői fejlődésünkhöz és cégünk sikerességéhez is igazán fontos mindez.
Ha úgy érezzük, hogy ezen a ponton elakadtunk, akkor külső szolgáltatók segítségét kérhetjük a visszajelzések kezelésében, illetve vezetőfejlesztési tréning formájában.
