Egyre több megbeszélésünk kerül át a digitális térbe, ami azt is jelenti, hogy egyre több videókonferencián veszünk részt. Mutatjuk a legjobb tippeket a profi videóhívásokhoz!

Rengeteg vezető szembesül azzal a hetekben, hogy egyik napról a másikra távoli munkavégzésre álltak át a munkatársai: a felelősség nő és át is alakul, hiszen szinte arra is külön megbeszélés szükséges, hogy ellenőrizzük, „megérkezett-e” mindenki az irodába.

Éppen ezért a napjainkat átszövik a videóhívások és videókonferenciák: ami elsőre szokatlannak tűnhet, az pár nap vagy hét elteltével már teljesen természetessé válik. Kezeljük úgy az online megbeszéléseket, mintha személyesen találkoznánk – és erre a pár dologra külön figyeljünk a hasznos és eredményes videóhívásokért!

Az első alkalom

Ellenőrizzük még a megbeszélés előtt, hogy minden csapattag számára rendelkezésre áll az alkalmazás! Ha mindenkinél letöltve, kipróbálva, készen áll az app, kezdhetjük a szervezést. Nincs kellemetlenebb, mint már hívásban várakozni arra, hogy a csapat másik fele letöltse a szoftvert és telepítse a gépére. Adjunk technikai segítséget ha szükséges – még jóval az első megbeszélésünk előtt.

Ismerjük meg az alkalmazást, amit használunk!

Szánjunk rá pár percet, első alkalommal akár hosszabb időt is, hogy megismerjük az alkalmazást, amivel a hívásokat intézzük. Legyünk képben: hogyan tudunk szobákat vagy csatornákat nyitni, merre találjuk a képernyőmegosztás funkciót, hova tudunk fájlokat feltölteni, ha szükséges.

Teszteljük a kameránkat és hangunkat is, hogy első alkalommal profi módon tudjuk vezetni a megbeszélést. Ha nagy a háttérzaj körülöttünk, használjunk headsetet vagy mikrofont, így kevésbé szűrődik be a beszélgetésbe. Ellenőrizzük, hogy megfelelő wifikapcsolatunk vagy térerőnk legyen, ne legyen lemerülve a laptop vagy mobil, tegyük töltőre ha szükséges.

Ha képernyőmegosztásra lesz szükség, ellenőrizzük, hogy nincs semmilyen zavaró vagy privát tartalom az Asztalunkon vagy a böngészőnkben. Zárjunk be minden más alkalmazást, nyissuk meg előre a szükséges fájlokat.

Teremtsük meg a körülményeket!

Nincs szükség stúdióminőségű háttérre és az öltönyt is hanyagolhatjuk. Elegendő, ha nagyjából elpakolunk magunk körül, sőt több videószoftver már alkalmas arra, hogy elhomályosítsa a résztvevők körül a hátteret, így nem egymás bútorait vagy ruhaszárítóját vizslatjuk megbeszélés közben. Amire viszont fontos odafigyelni, az a jó fény és hangminőség (ez egyszerűen tesztelhető a megbeszélés előtt) és az, hogy lehetőleg ne zavarjanak meg bennünket a megbeszélés közben. Jelezzük családunknak vagy lakótársainknak, hogy a következő félórában hívásban vagyunk, így nem -vagy kisebb eséllyel- fognak ránk rontani beszélgetés közben.

Felolvasóest helyett hatékony megbeszélés

 A túl sok megbeszélés (és ez igaz a személyes meetingekre is) gyakran riportok és e-mailek felolvasásába torkollik: így olyan dolgokkal tölti egy teljes csapat a munkaidőt, amit mindenki egyébként is el tudott volna végezni sokkal gyorsabban. Nem csoda, ha mindenki unatkozik!

Készítsünk egy rövid, féloldalas agendát az aktuális átbeszélnivalóinkról, és a megbeszélésünkön már csak az ezzel kapcsolatos kérdésekkel és kommentekkel foglalkozzunk. Ezzel azon munkatársak hasznos bekapcsolódását is elősegíthetjük, akik szeretik előre átgondolni a mondanivalójukat és nem szeretnek hirtelen válaszokat adni vagy döntéseket hozni. Rendkívül fontos, hogy kommunikáljuk: az előre kiküldött féloldalas agendát kötelező elolvasni, és minden csapattagtól várunk majd a megbeszélés során visszajelzéseket.

Kapcsolódjunk! Ahogy egy személyes találkozón, úgy az online megbeszéléseken is szánjunk pár percet a „bemelegítésre”. Várjuk meg, amíg mindenki megérkezik technikailag és fejben is a beszélgetésbe, kérdezzük meg ki hogy van, figyeljünk oda egymásra. Sokaknak hiányzik a személyes találkozás, hozzuk közelebb legalább így a munkatársakat!

Jó módszer lehet, ha a bejelentkezéskor mindenkinek van egy perce: akár kezdhetjük mi magunk is a gyors becsekkolást, hogy mindenki értse, miről is van szó. Pár mondatban beszélhetünk a hangulatunkról vagy arról, mi történt velünk előző nap, és megemlíthetjük, hogy a munkában éppen milyen feladatok állnak előttünk.

Legyen világos menete a megbeszélésnek!

Legyenek előre lefektetett szabályaink, határozzuk meg előre a megbeszélés hosszát és tartsuk ehhez magunkat (minél rövidebb, annál jobb!). Előre átküldött féloldalas agendánkban a témákat is ismertessük és haladjunk ezek szerint, így mindenki tudja, mire számíthat, mire kell előre felkészülnie.

Mindenkire jusson idő!

A megbeszélésünk végén minden munkatársnak legyen lehetősége a saját feladatkörével kapcsolatos gyors összefoglalóra (itt tartok most, ezt kell megoldanom, ebben kérek segítséget). Fontos, hogy ne a megbeszélés keretein belül akarjuk megoldani a problémákat, itt csak a feladatok kiosztását kezeljük. A kerekasztal típusú gyors körök előnye, hogy az introvertált kollégákat is megszólalásra bírja, figyeljünk oda rá, hogy ők is szóhoz jussanak.

Ez nem a multitasking ideje!

Sokan gondolják jóhiszeműen, hogy amíg a többiek megbeszélnek, ők gyorsan elintéznek ezt-azt. Szerencsére a videóhívások abban is segítenek, hogy látsszon, ha mással foglalkozunk, ezért kordában tartják az ilyen terveket. Segíthet az is az odafigyelésben, ha mindenkinek van valamilyen extra feladata: az egyik csapattag az időkeretekre figyel, a másik jegyzetel. Vezetőként is fontos, hogy végig jelen legyünk és figyelmünket a megbeszélés teljes ideje alatt a csapatra fordítsuk.

Jelezzük, ha beszélni szeretnénk!

Egy offline megbeszélésen könnyebb megérezni, mikor lehet közbeszólni, egymás mozdulataiból is könnyebben olvashatunk. A videóhívások során előfordulhatnak apró késések a résztvevők között, ezért ha közbe szeretnénk vetni valamit, először szóljunk, vagy feltett kézzel, más egyezményes jellel jelezzük, hogy szólni szeretnénk. Ha mástól várunk választ, szólítsuk nevén az illetőt, hiszen a videóhívásban nem teljesen egyértelmű, kire nézünk épp.

Hallgassunk egymásra! Minden személyes megbeszélés után eljön a pont, amikor szétszéled a csapat, és főleg vitás kérdések esetén a konyhában folytatódik informálisan a beszélgetés. Rengeteg hasznos ötlet vagy tudás veszhet el online meetingek esetén, hiszen egy videóhívás után nem találkozunk a konyhában. Tegyük megszokássá, hogy már a konferenciahívás során, akár a megbeszélés végéhez közeledve sorra vesszük, mi az, amiről egyébként a konyhában beszélgetnénk. Ez nem mindig egyszerű, de ha a kollégáink érzik, hogy van értelme, súlya az itt elmondottaknak, akkor elkezdődhet egy őszintébb, egyenesebb kommunikáció.

Köszönjük meg a részvételt!

A megbeszélés végén adjunk a csapatnak visszajelzéseket, ha szükséges (ha konkrét csapattagoknak szeretnénk, akkor tegyük ezt négyszemközt), majd köszönjük meg a részvételt és jelezzük, mikor fogják megkapni a jegyzeteket a következő lépésekkel.

Haladjunk tovább!

Küldjük ki a következő lépéseket tartalmazó összegzést!

Ez az e-mail tartalmazza:

- a megbeszélés során készült jegyzeteket;

- a következő lépéseket és teendőket, a hozzájuk rendelt felelőssel és határidőkkel;

- és akár a következő virtuális meeting meghívóját is csatolhatjuk.