Powered by

Emberi tényező és konfliktusmenedzsment a projekttervezésben

Olvasási idő: 8 Perc
HR-stratégia
2022.07.15.

Töltse le a
Hogyan alakulnak a bérek 2022-ben kiadványunkat!

Érdekel

Az emberi tényezővel együtt a konfliktusok is megkerülhetetlen részét képezik a csapatmunkának. Legyen szó bármilyen – pozitív vagy negatív – konfliktusról, ezek kezelése és megoldása annyira sarkalatos, hogy akár a csapat végső teljesítménye is múlhat rajta. Éppen ezért fontos, hogy a vállalat működési szabályai, illetve a HR stratégia is érintse a területet. A kérdéskör körbejárásában Végh Domonkos, a ProMan Consulting Kft. vezető tanácsadója volt segítségünkre.

A stratégiai tervezés és projektmenedzsment egy olyan folyamat, aminek során a kitűzött célokhoz vezető utat azonosítják és értékelik. Az ezt befolyásoló tényezők, mint az üzlet, a verseny, az erőforrások és lehetőségek annyira sok változót hoznak az egyenletbe, hogy a projekttervezés maga is több szakaszra bomlik, ám mégis a leginkább megfoghatatlan és legtöbb kihívást jelentő tényező az ember maga. Az emberi tényező figyelembevétele ezért meg kell határozza a vállalatnál hozott kiválasztási, vezetési döntéseket, vagyis a cégvezető és HR szakember feladataiban is fontos szerepet kell játsszon.

Konfliktuskezelés házon belül

A konfliktusok jellemzője, hogy nem menetrend szerint érkeznek, hanem egy hirtelen kialakult helyzet elé állítja a résztvevőket, de mégis fel lehet rájuk készülni. Nem csak az adott projekt megvalósítására és feladatköreire kell tervet készítenünk a kezdeti fázisban, hanem a lehetséges konfliktusok megoldására is szükséges egy jól bevált stratégia, amit ilyenkor elővehetünk és támaszkodhatunk rá.

A konfliktusok teljesen természetes jelenségnek számítanak projektkörnyezetben. A konfliktus lényegében kódolva van a projektszerű működésben, hiszen rengeteg szereplő van jelen teljesen különböző igényekkel és elvárásokkal, sokszor maguk a projektvezetők is limitált erőforrásért küzdenek egymás ellen. Konfliktus mindenképp lesz, de ettől nem kell megijedni. Az a kérdés, hogyan kezeljük. Erre viszont szerintem nincsen tökéletes válasz, ami mindenkinél működik.” 

Az, hogy kit, mi motivál és milyen módszerek működnek nála, szinte egyénenként változik. Szerepet játszik benne a személyiség, a tanult konfliktuskezelési módszerek, a környezet, de még az aktuális hangulat is. Ennek ellenére akad néhány olyan taktika, amit projektvezetőként, esetleg csapatvezetőként is alkalmazhatunk:

Végh Domonkos

a ProMan Consulting Kft. vezető tanácsadója

Egy projektvezető sokat tud segíteni azzal, ha objektív, szisztematikus megközelítéssel érkezik: egy gyors workshoppal, brainstorminggal, gyökérok kereséssel is hamar megtalálhatjuk a probléma forrását. Megkülönböztetünk konstruktív és destruktív konfliktusokat és bár nagyon hasonló a kettő, előbbi kifejezetten hasznos, mivel magasabb eredményre vezetnek. A destruktív konfliktusok általában személyesek, nem meglátások és ötletek ütköznek… Ez ki is hangzik a megfogalmazásból, hangvételből. Átveszik az érzelmek az irányítást.

"Nekem például nagyon jól szokott működni egy ilyen helyzetben az, ha lassítom a szituációt. Ezt úgy érem el, hogy elkezdem egy táblára felírni a szembenálló érveket, és jelzem, hogy nem tudok olyan gyorsan mindent leírni, ahogy belőlük előtörnek az érvek, gondolatok. Ez segít az érzelmi töltés kiengedésében, aminek megtörténte előtt nem tudnak a megoldásra fókuszálni a vitás felek. Ám a ki nem jövő konfliktus is egy rossz jelenség: ha nagyon hátra lépnek a csapattagok ezektől a vitáktól, az is rossz hatással lehet a projekt végkimenetelére.” – magyarázza Domonkos.

A kezdeményező szakasz leggyakoribb buktatói

Egy projekt megtervezésénél a kezdeményező szakasz során vázoljuk a fő célokat és az ezzel kapcsolatos elvárásokat és igényeket, majd mindezt a valóságban elérhető eszközökkel a megvalósítás szintjére emeljük. Mondhatnánk, hogy itt még nincs lehetőség konfliktusra, ám ez korántsem igaz. Meglepő módon a leggyakoribb hiba, ami a projekttervezés kezdeti szakaszában felmerül, az a kommunikáció hiánya és a célok nem megfelelő definiálása, ezt pedig Domonkos is megerősíti saját tapasztalataival:

Nagyon gyakori hibaként látom, hogy a tervezési szakaszban a projektérintettek közötti nyelvezet nincs meg a projekt tényleges céljáról. Valójában ez inkább a szponzorok és projektvezetők között probléma, de a csapat tagjai közt sincs meg sokszor az egységes értelmezés. Ha a megrendelő, a tervező és a kivitelező nem ugyanarra gondol, amikor azt mondják; „cél”, akkor ez később nem csak konfliktusok forrása lehet, hanem a teljesítmény és a végeredmény rovására is mehet.” 

A technika az ember barátja

Érdekes kettősség figyelhető meg a pandémia óta az emberi kommunikáció terén. Bár eltávolodtunk egymástól és a munkatársaktól az otthoni munkavégzés következtében, a közös munkát és kommunikációt segítő technikai megoldások, ha ideiglenesen is, de áthidalták a problémát. Jelenleg még nem egyértelmű, hogy ez javítja-e a csapatmunkát és a produktivitást vagy épp ellenkezőleg: még inkább személytelenné válik a folyamat és elveszik a csapatszellem, összetartás és együttműködés. Domonkos is kiemeli a technológiai fejlődés előnyeit a munkavégzés hatékonyságára nézve, ám szerinte vannak dolgok, amiket nem lehet virtuálisan pótolni:

A projektszoftverek folyamatosan fejlődnek és új funkciókat kapnak. Van, aki a klasszikus projekt környezet kezelésére, van, aki az agilis folyamatok kezelésére épít, tehát ez attól is függ, ki milyen irányból közelíti meg ezt. Digitalizálódunk, felhőkben tároljuk az adatokat, videókonferenciákon veszünk részt, team meeting applikációk tömkelege áll rendelkezése: ezek persze megkönnyítik a mai munkát, azonban szerintem több szempontból nehezítik is, mivel bár segítenek abban, hogy távolról is együtt dolgozzunk, de elszemélytelenedik az egész folyamat. El lehet bújni egy ilyen meetingen, nem kötelező a kamera, tehát a kommunikációt én úgy veszem észre, hogy mindez nehezíti. Nincs igazi csapatszellem, csapattudat és kultúra, összetartás és együttműködés. Virtuális eszközökkel ezeket a dolgokat nem lehet teljesen pótolni.

A humán erőforrás megfelelő felhasználása

A projekt alapú gondolkodás a csapat vezetésében azért is fontos, mert a fiatalabb generációk munkával kapcsolatos elképzelési szintén a projektalapú munkavégzés felé tendálnak, ami azt jelenti, hogy a produktumon és nem a munkaórán van a hangsúly. Megfigyelhető ugyanakkor, hogy az emberi erőforrással történő tervezés gyakran okoz nehézséget: a leggyakoribb hibákat mindig ott vétik, ahol meg kell határozni, mennyi idő áll rendelkezésére a kollégának egy nap. 

Nagyon ritkán találkozok olyan projekttel, ami „túl van staffolva”, általában alulbecsülik a humánerőforrás igényeket. Tapasztalatom szerint ennek egyik leggyakoribb oka, hogy a szervezetek többsége azt feltételezi, egy dolgozónak egy nap van kerek egész 8 órája, amit produktívan el is tölt. A valóságban ez inkább úgy néz ki, hogy a ténylegesen hatékony órák száma egy jól szervezett, áramvonalasan megtervezett projekt esetében is maximum 6 óra. Ez természetes, hiszen pusztán az emberi szükségletek is elvesznek akár 1 órát is a napi munkából, illetve közbejöhetnek sürgős elintéznivalók is, például telefon, e-mail, a koncentrációnk végességéről nem is beszélve. Én azt szoktam tanácsolni, hogy nagyjából 5 óra produktív munkával számoljunk, maximum 6-tal egy napra.

A projektmenedzsment során gyakran felmerülő másik probléma a csapattagok kellő bevonásának elmulasztása. Tulajdonképpen itt is a kommunikáció hiányáról van szó, de csak az egyik irányból: nem elég közölni a csapattagokkal a projektet érintő információkat, azokat meg is kell vitatni. Sokkal jobb csapatszellem és erősebb motiváció van jelen akkor, ha a csapat minden tagja úgy érzi, szerves része a projektnek és érti azt is, mit miért csinál. 

A képzés és csapatépítés fontossága

Talán nincs is bonyolultabb összetevője egy problémának, mint maga az ember, azonban ha megfelelő módon és elég figyelmet fordítunk a csapatra, akkor a megoldás kulcsa is lehet egyben.

A csapatépítés és képzések fontosságát nem győzzük hangsúlyozni, de jól szemlélteti ezt az is, hogy manapság nagy hangsúlyt fektetnek a munkavállalók arra, hogy a cég támogatja-e őket a továbbképzésükben és fejlődésükben.

Domonkos számára nem kérdés, hogy egy csapatot összetartani és koordinálni kemény munka, éppen ezért segít egy példával:

Számomra nagyon jól működik, ha a csapattal közösen leülünk és végiggondoljuk, milyen elvárásaink vannak egymás felé, például ha 1-2 órát rászánunk egy csapatszerződés (másnéven team charter) közös megírására, vagy egy fél-egy napos brainstorming és workshop keretében csapatkultúra tervezéssel támogatjuk a csapatot. Itt fektetjük le a kommunikációs elvárásokat, konfliktuskezelési technikákat, hozzáállást és egymás felé támasztott igényeket. Ez persze nem akkor működik jól, ha a projektvezető lediktálja az általa elvárt csapatnormákat, hanem akkor, ha a csapat ezeket a kulturális és norma elemeket közösen határozza meg, az igényeket transzparensen megtárgyalja, és a végén konszenzusos döntést hoznak a legfontosabb kulturális prioritásokról. Az is fontos, hogy tömör és reális legyen, vagyis, hogy legyen 8-10 olyan kulturális elem és irány, amiket egymástól és egymással szemben elvárunk. Bár általában erre a listára evidens dolgok kerülnek fel, mégis idővel hajlamosak vagyunk elfelejteni, ezért jó, ha ezt kézzelfoghatóvá tesszük és emlékeztetőként használjuk. Például flipchart formájában vagy egy A1-es méretű papírlappal kifüggesztjük az irodában. A jelenlegi helyzetben akár a videókonferencia beszélgetés hátterének is betehetjük ezt a megjelenítését a közös elveknek.

Készítette: Balogh Emese

Ne felejtsd el megosztani a cikket!

X

Töltse le a
Hogyan alakulnak a bérek 2022-ben kiadványunkat!

Adja meg az adatait a letöltéshez

Érdekel