Onboarding folyamatokról szóló sorozatunk első részében az új csapattagok tudatos beillesztéséhez kaptunk hasznos tanácsokat, most pedig jöjjenek a haladó technikák és eszközök hagyományos és hibrid munkavégzésre hangolva.
Az új munkavállalók integrálásának módszereiről Tengerdi Dóra HR-szakemberrel beszélgettünk.
Mentor programok
Az új munkatársak szervezetbe illesztésének egyik egyre népszerűbb eszköze a buddy vagy mentor program. De ki ez a mentor és miért jó, ha van? A mentor az új belépők számára kijelölt személy, aki segít eligazodni a vállalat világában, afféle munkahelyi mentor vagy barát, akihez bármikor oda lehet fordulni.
„A buddy feladata, hogy megismertesse a szokásjogot, betekintést nyújtson a hierarchiába, de segít abban is, hogy kit mivel lehet keresni, hol ül a csapat, milyen rendszeres megbeszélések vannak.”- mondja Dóra. Ez a fajta informális körbevezetés hatékonyan segíthet abban, hogy az új munkavállaló megtalálja a helyét az irodai mikroklímában.
Kiből lehet jó mentor? „Nem feltétlen kell azonos csapatból kikerülnie, lehet társterület is, fontosabb, hogy képes legyen jól bemutatni a céget és segítsen a beilleszkedésben. Lehetőleg olyan személyt válasszunk, akinek jó az attitűdje, szívesen kapcsolódik másokhoz és rendelkezik a számunkra fontos ismeretekkel.”
Említettük, hogy a mentor program főleg informális módokon segít, beszéljünk arról is, van-e szakmai feladata? „A mentornak nem feladata, hogy menedzseljen, feladatokat adjon, ellenőrizzen, nem feladata, hogy segítse üzleti döntésben az új munkavállalót, nincs tréneri vagy teljesítményértékelési feladatköre. Ezek a vezető felelősségi körébe tartoznak.”
Hogyan kerülhet még közelebb az új belépő a céghez?
A próbaidő alatt sok minden eldől: egy kutatás szerint az új belépők egyharmada hat hónapon belül távozik, munkaadóként tehát van tétje annak, hogy sikerül-e meggyőznünk rövid idő alatt az értékes tehetségeket a maradásról. Mit tehetünk a munkaerő-megtartásért az első pillanattól?
Dóra szerint nagyon hatásos, ha már az első napokban nagyon megfogható szintre hozzuk a cég vagy a pozíció legfőbb tevékenységét:
Tengerdi Dóra
Cégtől is függ, de nagyon jó, ha a beszerző az első héten már ki tud menni egy partnerhez, autógyártóknál jó példa a gyárlátogatás, vagy ha a munkavállaló meg tudja nézni az autókat, be tud ülni, mehet egy kört.
Repülőtársaságoknál gyakori a szinte alapvető repjegyeken kívül, hogy bevisznek a reptér kiszolgáló részére vagy meg lehet ismerkedni közelebbről a repülőgépekkel. Persze nem minden terület és szektor kínál ilyen izgalmas lehetőségeket. „Szolgáltató cégeknél kevésbé megfogható a tevékenység. Mégis vannak itt is jó gyakorlatok: volt olyan élményem, ahol első nap leültettek a szoftver elé, hogy kattintgassam végig felhasználói élmény, UX-szempontból. Így egyszerre megismertem a terméket, a véleményemet is meghallgatták, és végső soron közelebb is kerültünk egymáshoz.”
Távol és mégis közel
Apropó, közelség! Eddig főleg olyan megoldásokról esett szó, ahol személyesen is találkoznak a munkatársak, holott úgy tűnik, a hibrid munkavégzés vagy a teljes home office még akár hosszabb ideig is velünk maradhat. Mi a helyzet akkor, ha az új belépő távolról csatlakozik a csapathoz?
„Nagyon precíz tervezést és beosztást igényel az online onboarding: össze kell szerveznünk az új belépőt a legfontosabb emberekkel, hiszen nem tud kihez odamenni, nem tud bemutatkozni. Egy közös térben könnyebb kérdéseket feltenni is, online ez teljesen más. Az a személyes tapasztalatom, hogy komplett beosztásra van szükség: Zoom és Teams meghívók a naptárban, lista arról, hogy mikor melyik hívásba kell betárcsázni, egyéni és csoportos munkamegbeszélések szintén előre betervezve, és legyenek informális találkozók is kávé vagy ebéd címen. Ilyenkor a laptop általában postán érkezik, végképp nagyon fontos, hogy első nap legyen már elérhető minden eszköz az új munkavállaló számára, hiszen itt tényleg nem tud más módon kapcsolódni.”
Van már onboardingunk, de van hová fejlődni?
Ha abban a szerencsés helyzetben vagyunk, hogy a cégünk már foglalkozik az új munkatársak beilleszkedésével, akkor is érdemes időről időre felülvizsgálnunk a folyamatokat: milyen pontokon fejlődhetnénk még, mi az, amivel elégedettek vagyunk?
„Használhatunk az onboarding hatékonyságának felmérésére kérdőíveket, amelyeknél jó, ha van lehetőség anonim módon válaszolni. Kérdezhetünk szóban is, ez esetben a vezető vagy a HR-es érdeklődhet, hogy érzi magát az új munkatárs, min javítana. Kérdezzünk vissza a toborzási folyamatra is! Ezt semmiképp nem kell az első héten ledarálni, a vezető ugyan minden nap rákérdezhet (erről korábbi cikkünkben már szó esett – a szerk.), a hosszabb beszélgetéseket a HR-essel elég 3-4 hét után megejteni. Ennyi idő alatt már kialakul valamilyen kép, gyakori visszajelzés például, hogy nagyon sűrű az első időszak, nincs idő leülni a gép elég és átgondolni, hogy miről is esett szó, mi a rendszer. Ez talán az egyik legfontosabb tanulság is: adjunk időt az embereknek, legyünk türelemmel az első időszakban!”
