Az újabb és újabb vírushullámok között egyre nehezebb céges rendezvényt tervezni: miközben érezhetően nagy igény lenne a személyes találkozásokra, a vállalatok és a szolgáltatók is egyre körültekintőbbek.
Még a hetekben is sokan húzzák be a kéziféket: a korábban tervezett karácsonyi rendezvényeket és workshopokat sorra mondják le a cégek, gyakran felmerülő kérdés, hogy milyen feltételekkel lehet visszamondani egy-egy ilyen foglalást. Szerencsés esetben ezt már korábban szerződéses keretek között tisztázták a felek, de dr. Kalmár Péter, az [eureka] tulajdonos ügyvezetője más fontos szempontokat is megvilágít a témában.
„Saját felmérésünk alapján novemberben rekord magas, 25% volt azon cégek aránya, akik úgy vélték, náluk idén egyáltalán nem lesz céges karácsony. Pár héttel ezelőtt még a cégek csaknem 40%-a gondolkodott élő rendezvényben, ám mára nyilvánvalóvá vált, hogy ezek többsége nem valósul meg.” – vázolja Péter az aktuális képet.
„Több B2B rendezvényszervező cég szintén november második-harmadik hetének a végén jelentette be: az idei évben élő rendezvényszervezést nem végeznek. A cégek pedig hatalmas arányban mondják le a foglalásaikat, mindezt az emelkedő egészségügyi és jogi kockázatok miatt.”
Milyen jogi kockázatokról beszélünk?
A koronavírus időszak egyik nagy, mégsem meglepő tanulsága az volt, hogy a vállalatok szerződéses tudatossága és jogi compliance felkészültsége alaposabb lett, mint valaha. Az online térben működés magával hozta a személyiségi jogok, a GDPR, az adatkezelés kiemelt területként való kezelését. A vírus miatti bizonytalan teljesítések és ingatag szerződéses viszonyok pedig mindenkinek megtanították az olyan jogi kifejezéseket, mint a „vis maior”, az „ellehetetlenülés” vagy például a „kötbér”.
A szereplők egyszerre mutatnak határozottságot és szolidaritást egymás felé. Ez pedig azt is jelenti, hogy a szerződéses viszonyok jóval kiegyenlítettebbé váltak, az üzleti életben a felek pedig alaposabb egyeztetésekkel törekednek tisztességes partneri viszonyra.
Mindemellett a teljesítések bizonytalansága olyan biztosítékokat hozott magával, melyben a gazdasági szereplők vagy nagyon bonyolult biztosítéki rendszerben kezdték körbebástyázni az üzleti érdekeiket és a megtérüléseket, vagy pedig olyan rugalmasságot tanúsítanak, melyekre korábban még nem volt példa: a fizetési határidők kitolódtak, a kötbérek feltételei lazultak vagy éppenhogy szigorodtak, a teljesítések időben vagy jellegükben módosíthatóvá váltak.
A kockázatok növekedése magával hozta a cégek és a szolgáltatók jogtudatosságának erősödését is, de változások látszanak az ügyféligényekben is:
„Korábban csak a közepes és nagyvállalatokra volt jellemző az a jogi alaposság, ami az elmúlt egy évben már legyűrűzött a kisvállalkozások közé is.” – mondja Péter. „Az ügyféligények pedig egyértelműen megváltoztak: egy oldalról érthetően kiegyenlített és észszerű kockázatvállalásra törekednek, másrészt a vis maior és a lehetetlenülés mind olyan szerződésbeli alapvetéssé vált, melyre nem egyszerűen csak hivatkoznak, hanem részletesen körül is írják, mi minősül ezen meghiúsulási feltételeknek.”
A cégek a járványhelyzetet megelőző időszaktól eltérően ma már reális eshetőségként terveznek a lemondásokkal:
dr. Kalmár Péter
az [eureka] tulajdonos ügyvezetője
Az egyik leggyakoribb kérdés, amivel találkozom még a tárgyalások, szerződések egyeztetése előtt, az az, hogy “mik a lemondási feltételek?” Érthető módon ezt övezi a legnagyobb érdeklődés, hiszen a jelenlegi bizonytalan helyzetben bármikor megtörténhetnek tömeges megbetegedések, vagy akár csak kontaktkutatást követő karantén, arról nem is beszélve, amikor jogszabályi rendelkezés teszi teljesen lehetetlenné a rendezvények megvalósítását - erre már láttunk idén is példát a rendezvénytilalom időszakában.
Mi is jártunk úgy az elmúlt hetekben, hogy egy workshopot 2 nappal a kitűzött időpont előtt mondott le az ügyfelünk, mert a munkavállalók egy maréknyi csoportja igazoltan koronavírusos lett. És ezek azok a helyzetek, ahol bár elég egyértelmű szerződéses rendelkezések vannak, mégis érdemes megfontolni: ezeket alkalmazzuk-e egyáltalán?
A jelenlegi globális helyzetben ugyanis ami igazán összetart és a felszínen tart mindannyiunkat, az a szolidaritás, az empátia, a kihívásokkal való közös szembenézés. Márpedig egy kötbér, egy előleg nem mindig ér annyit, mintha azt mondanánk: ebben most együtt vagyunk benne, és együtt viseljük a nehezét.
Mi a kérdéses példában az ügyféllel egyeztetve egyszerűen csak elhalasztottuk a workshopot, és megállapodtunk, hogy az első adandó alkalommal bepótoljuk jövőre, amint lehetőségünk adódik rá. Hiszen a résztvevők is ezt igénylik, az egészségnél pedig jelenleg kevés fontosabb dolog van.
Hogyan lehet biztonságos az élő rendezvény?
Bár egyre kevesebben terveznek a közeljövőben élő rendezvénnyel, akik mégis tartanak ilyet, az alábbi néhány szabályt követve tehetik meg:
„A céges rendezvényekre jelen pillanatban és pár kivétellel az alábbi ökölszabály érvényes - ezzel a szolgáltató, az üzemeltető és az ügyfél sem fog kockázatot vállalni: a maszk viselése (egyelőre) nem kötelező, de a védettség igazolása igen. Maszkot azonban a helyszínen dolgozó személyzetnek, beleértve ebbe a rendezvényszervezőket is, viselnie kell! Ez pedig sok kényelmetlenséget okoz, arról nem is beszélve, hogy a jogszabály meglehetősen nyitva hagyja a kérdést az olyan kardinális munkakörök esetén, mint a trénerek, előadók, animátorok helyzete. A gumiszabály ugyanis úgy fogalmaz: a felszólalóknak nem kell maszkot viselnie - hogy meddig és milyen keretek között tart ez az engedmény, sajnos nem egyértelmű.”
Mi minősül maszknak?
A maszk lehet orvosi maszk, munkavédelmi maszk, illetve textil vagy más anyagból készült maszk. A plexiből készült arcpajzsokat, vagy csak az orrot és a szájat eltakaró plexiből készült „maszkokat” nem fogadják el!
Jelen pillanatban a már sokszor módosított, és több, mint egy éve hatályban lévő 484/2020 kormányrendelet a veszélyhelyzet idején alkalmazandó védelmi intézkedések második üteméről igazít el bennünket. Bár egy rövid, velős jogszabályról van szó, az értelmezésén nem egyszerű eligazodni. A kérdésben leginkább érintett terület ugyanis a rendezvényekre vonatkozó különös szabályok. Ebben nevesítik a sporteseményeket, zenés-táncos rendezvényeket, kulturális, magán és családi eseményeket, esküvőket, temetéseket és még a falunapokat is.De melyik is ez a hivatkozott jogszabály?
De mi a helyzet a céges rendezvényekkel? A konferenciákkal, workshopokkal, tréningekkel, csapatépítőkkel? Ezek a rendezvények az ún. “egyéb” rendezvények kategóriájába tartoznak, erről a Magyar Turisztikai Ügynökség által kiadott “Jogértelmezés a turizmus újraindításához” című kiadványában adott útmutatást a bürokráciában eligazodni kívánó szolgáltatóknak.
Péter a fentiek alapján így ismerteti a legfontosabb tudnivalókat: „Legfőbb tudnivaló és szabály, hogy a céges rendezvények esetén jelenleg minden zárt térben szervezett eseményen való részvételhez kötelező a védettség igazolása - ezt vagy védettségi igazolvánnyal vagy az EESZT védettségi applikációval lehet igazolni. Tehát teljesen mindegy, hogy 5 fős vagy több ezer fős a rendezvény, a védettségét nem vagy nem megfelelően igazoló személyt sajnos a szervező nem engedheti a rendezvényre, illetve távozásra szólíthatja fel. Ez alól egyedül azok az 500 főnél alacsonyabb létszámú rendezvények jelentenek kivételt, melyek szabadtéren zajlanak - de lássuk be, ezek az év végi, téli időszakban meglehetősen elenyészőek, bár én személy szerint ismerek több olyan, nagy állományú céget, akik pont ezen szabály miatt az év végi rendezvényüket szabadtéren, hőgombák és pavilonok között tervezik megtartani.”
A jogszabály pedig elég velősen fogalmaz annak a tekintetében, hogy ki a felelős a maszkviselés betartatásáért és a védettség ellenőrzéséért: “a védelmi intézkedés betartatásáról a rendezvény szervezője, illetve a rendezvény helyszínének üzemeltetője köteles gondoskodni.” Ez nem egy vagylagos feltétel, tehát amennyiben a szervező és a helyszín üzemeltetője elválik egymástól, úgy bizony mindketten együttesen, egyetemlegesen felelnek. És a tét nem is kicsi: a szankció, melyet a rendőrség szab ki, egyrészt pénzbírság (minimum százezer, legfeljebb egymillió forint), másrészt pedig a helyszín 1 naptól 1 évig történő bezárása is kockán forog. Ez alól a szervező / üzemeltető csak akkor mentesül, ha bizonyítja, hogy a szükséges intézkedéseket megtette.
