Mi az az ATS és honnan tudod, hogy szükséged van rá?

Egy jól működő cégnél biztos, hogy időnként szükség van új alkalmazottak felvételére. Még ha ügyelünk is arra, hogy megtartsuk a meglévő, értékes munkaerőt, akkor is meglehetősen gyakran fogunk találkozni azzal, hogy fel kéne venni valakit, vagy valakiket. Mindig lesznek, akik ilyen-olyan okokból távoznak (nyugdíj, gyermekvállalás okán, esetleg máshol szeretnék folytatni), illetve ahogy a cég egyre sikeresebb, ezzel együtt egyre nagyobb, a feladatok is szaporodnak, ezért szükség lesz bizonyos pozíciók meghirdetésére.

Ironikus módon maga a munkaerő felvétel is sokszor kívánna még egy-két alkalmazottat, aki csak ezzel foglalkozik. Megtalálni a megfelelő jelöltet nagyon nehéz, sok időt és energiát felemésztő feladat. Ha kevesen jelentkeznek, akkor azért, ha pedig nagyon sokan, akkor azért.

Miért is bonyolult feladat a felvételiztetés?

Kevés jelentkező esetén, hacsak nem jön szembe az éppen ideális, nehéz lehet meglátni, hogy kiben van meg az a plusz, aminek köszönhetően némi betanítással alkalmas lehet a feladatra. Sok jelentkezőnél pedig már az önéletrajzok áttanulmányozása és szűrése is napokat, heteket vehet igénybe, és ekkor még nem kommunikáltunk senkivel semmilyen formában. Ezután jönnek az interjúk, amik szintén hetekig tarthatnak, ha bizonytalanok vagyunk, a legjobbak visszahívása is plusz időt igényel.

Mindezek mellett természetesen ki kell dolgozni a felvételi stratégiát, ami a legjobb a cégünknek, és a jelölteknek egyaránt. Az employer branding szempontjából fontos, hogy a pályázóknak pozitív élmény legyen a felvételi folyamat, ugyanakkor erősen szem előtt kell tartanunk azt is, hogy a lehető legtöbbet megtudjunk egy-egy jelentkezőről a procedúra során, hiszen nyilván a cég szempontjából legjobb döntést szeretnénk meghozni.

[thrive_leads id=’752′]

Ezek alapján már nagyjából látható, hogy egy-egy felvételi folyamat mennyire le tudja terhelni a HR-t. Mindezek mellett pedig ketyeg az óra: a munkaerőre szükség van, tehát minél gyorsabban sikerül megtalálni az ideális jelöltet, annál jobb.

Az időhiány miatt sokszor kimarad néhány lépés a folyamat során. Aki keresett már életében állást, tapasztalhatta például, hogy sok esetben nem érkezik válasz a jelentkezésre, csak akkor, ha a cég szeretné az embert jobban megismerni, sok esetben akkor is csak hetekkel később értesítik. Az elutasított jelentkezők sokszor nem kapnak választ akkor sem, ha az interjúkig el is jutottak. Ez persze nem a világvége, de a cégről kialakított képet igen negatívan tudja befolyásolni, ezért nem árt rá odafigyelni.

Sok terhet levehet a HR válláról az ATS

Itt jön képbe az ATS, azaz az applicant tracking system, aminek a bevetése külföldön már sok esetben bevett gyakorlat, Magyarországon ugyanakkor meglehetősen gyerekcipőben jár még az alkalmazása. Az ATS gyakorlatilag arra való, hogy megkönnyítse a HR-esek dolgát egy-egy felvételiztetéskor azzal, hogy néhány feladatot automatikusan elvégez helyettük.

Az ATS persze nem fogja magától kiválasztani az alkalmas jelentkezőt, hiszen a pályázók megismeréséhez és megítéléséhez még mindig emberi agyra van szükség. Ugyanakkor bizonyos egyszerűbb alapfeladatokat elvégezhet helyettünk, amik nem feltétlenül bonyolultak, de nagyszámú jelentkezés esetén például elég sok időt vehet el a HR-esektől.

Az ATS ilyen módon hozzájárul ahhoz, hogy egy-egy felvételi folyamat sokkal gyorsabban lemenjen, és a HR-eseknek már tényleg csak az interjúkkal, a személyesen elvégzendő feladatokkal kelljen foglalkozniuk. Ezáltal rengeteg időt, energiát, és így közvetve pénzt is megtakaríthat a cégnek egy ilyen rendszer.

Mit tud az ATS?

Automatikus válaszok

Amire elsősorban használják, az az, hogy automatikusan kommunikál a jelentkezőkkel. Nem tűnik nagy dolognak megírni egy e-mailt azzal a szöveggel, hogy „köszönjük a jelentkezését, a pályázatok beérkezését, még eddig és eddig várjuk, az elbírálás eddig és eddig tart, ezután újra jelentkezünk”. Nem is az, és azzal is tisztában vagyunk, hogy csak egyszer kell megírni, aztán csak be kell másolgatni a válaszlevelekbe, és legfeljebb a megszólításnál kell megváltoztatni a neveket. A pályázók is jól tudják, hogy sablonlevelet kapnak vissza, nincs ebben semmi újdonság, ez leginkább a gesztus miatt fontos.

Amiért ez mégis nagy dolog, hogy adott esetben több százszor kell a szöveget megnyitni, kimásolni, beilleszteni, ami pedig összességében már nem kevés idő. És ez még csak a folyamat eleje, jön majd a „köszönjük jelentkezését, de most nem Önt választottuk” levél, vagy a köszönjük jelentkezését, várjuk állásinterjúra” levél, ezután pedig szintén jöhet egy kör „nem Önt választottuk” azoknak, akiket végül elutasítottunk. Ez így összeadva már elég sok. De szerencsére az ATS automatikusan elvégzi helyettünk.

Az önéletrajzok szűrése

Az ATS képes lehet továbbá arra, hogy az önéletrajzok alapján szűrje a jelentkezőket. Nem árt ugyanakkor tudni, hogy ehhez a funkcióhoz nagyon pontosan meg kell adni, kit keresünk, nehogy a program kiszűrjön olyanokat is, akik egyébként alkalmasak lennének a feladatra. Minden követelményt, elvárást adjunk meg, így a program hatékonyan tud szűrni. Minél pontosabbak vagyunk, annál jobban.

Az automatikus szűrés szintén rengeteg időt spórol meg a HR-eseknek, hiszen nem kell átrágniuk magukat temérdek önéletrajzon, sokon ráadásul fölöslegesen. Legyünk őszinték, egy-egy pozícióra rengeteg irreleváns pályázat érkezik, sokan ugyanis gyakorlatilag minden állásra jelentkeznek, ami szembejön velük, próba-szerencse alapon. HR-esként ugyanakkor bosszantó a sokadik olyan önéletrajzzal találkozni, aminek köze nincs a meghirdetett álláshoz, egyértelműen időrablás ezeket olvasgatni. Az ATS-nek hála, csak azokat az önéletrajzokat kell megnéznünk, amik valóban érdekesek lehetnek a megüresedett munkakör szempontjából.

Nem felejti el az alkalmas jelölteket

Az ATS egyik nagy előnye, hogy ha korábban nem vettünk fel valakit, de egyébként tehetséges, és sok szempontból megfelelne bizonyos pozícióra vagy pozíciókra, azt „megtartja”. Ezt egy későbbi megüresedett állás esetében találhatjuk nagyon hasznosnak, amikor nem kell újra meghirdetnünk egy helyet, hanem egyszerűen kiválaszthatjuk azokat a jelölteket, akik előzőleg megfelelhettek volna, és felajánlhatjuk nekik a lehetőséget.

Látnunk kell, hogy ez nem egyenlő azzal, hogy beérjük egy nem teljesen megfelelő emberrel: egy adott állásra ugyanis többen is alkalmasak lehetnek a jelentkezők közül, azonban valami alapján választani kell. Ez pedig adott esetben lehet akár a szimpátia is. Ez nem jelenti azt, hogy a többi jelentkező közül mindenki alkalmatlan volt. Egy későbbi megüresedett állás kapcsán hasznos lehet, ha vissza tudjuk keresni azokat, akik korábban is megfeleltek volna, de mást választottunk helyettük. Amennyiben sikerül így betölteni a munkakört, az egész felvételiztető procedúrától megkímélhetjük magunkat.

Honnan tudjuk, hogy szükségünk van ATS-re?

ATS-re alapvetően ott van leginkább szükség, ahol gyakori az új munkaerő felvétele. Ez lehet egy nagy cég, ahol a létszámból adódóan is folyamatos a fluktuáció, de lehet egy kisebb cég is, ami azonban dinamikusan fejlődik, ezért folyamatosan szükség van újabb és újabb alkalmazottakra.

Az ATS akkor is jól jöhet, ha a HR osztály általánosan leterhelt, és szeretnénk minél több feladatot automatizálni, hogy felszabadítsunk némi kapacitást, illetve racionalizáljuk a feladatokat.

Ahogy már említettük, Magyarországon még kevésbé elterjedt az ilyen jellegű munkafolyamatok automatizálása, pedig itt is vannak olyan vállalkozások, ahol indokolt lenne egy ilyen rendszer alkalmazása. Valószínűleg azonban lassan megváltozik itt is a szemlélet ezzel kapcsolatban, hiszen egyre több cég válik nyitottá a korszerű számítógépes megoldásokra, egyre inkább belátják, hogy a feladatok automatizálása nagyon nagy hasznot hozhat a cégnek.