Ahány cég, annyi válasz a munkaerőpiac folyamatosan változó kihívásaira. A digitális megoldások az élmezőnybe tartoznak, mutatjuk, miért.
A digitális HR stratégiák néhány évvel ezelőtt még jövőbe mutató ötletnek számítottak, mára azonban már megkerülhetetlenné váltak, különösen azon cégek számára, ahol nem egy telephelyen dolgozik együtt a HR a munkavállalókkal, a digitalizált folyamatok ugyanis bármilyen földrajzi távolságot képesek hatékonyan áthidalni, ráadásul nem ez az egyetlen előnyük.
A komplexitás ereje
A digitális HR stratégia egy rendkívül átfogó, számos ponton automatizált rendszert takar, amely a megfelelő előkészítés, bevezetés és folyamatos fejlesztés által a vállalat gerinceként funkcionálhat.
Greiner-Csapó Júlia
a Pannon-Work Zrt. HR vezetője
Három évvel ezelőtt kezdtünk el foglalkozni ezzel a témával, amelynek létjogosultsága azóta is csak nő, hiszen mind nagyobb szerepet játszik a munkaerőpiacon az a digitális generáció, amely az élet minden területén, így a HR folyamatokat illetően is rugalmasságot és gyors reagálást vár el, de egyre inkább tekinthető általánosnak ez a hozzáállás, kortól függetlenül.
A digitalizálás a folyamatok felgyorsítása mellett rendkívüli mértékben képes növelni a hatékonyságot is, köszönhetően a különböző területek összehangolt működésének a rendszeren keresztül. „Esetünkben a stratégia a teljes HR tevékenységet lefedi, onnantól kezdve, hogy igény formálódik egy új munkatárs felvételére, érintve a toborzás, kiválasztás, majd onboarding folyamatait, valamint a munkatársakkal kapcsolatos HR feladatok napi szintű menedzselését, egészen a munkavállalói jogviszony megszűnéséig. Mindez a HR, a bérszámfejtés, az IT, a munkavégzéshez szükséges eszközök beszerzéséért felelős terület, és a minőségirányítás egy rendszerbe integrálásával valósulhat meg” – tudjuk meg interjúalanyunktól.
Hogy a fentiek hogyan is néznek ki a gyakorlatban, arra is választ kapunk a szakembertől:
„Amikor egy új kolléga érkezik hozzánk, rögzítjük az adatait a rendszerben, amelyről minden érintett osztály értesítést kap, így tudjuk például automatikusan megigényelni részére a szükséges eszközöket, fel tudjuk készíteni a mentorát, ahogy az összes dokumentum is azonnal a felek rendelkezésére áll, vagyis semmi nem igényel extra ügyintézést vagy plusz levelezést. Hasonló igaz akkor is, ha valamilyen okból szerződésmódosításra kerül sor: mindössze két kattintással letölthető és nyomtatható a rendszerből az aktuális változat. A teljesítményértékelés is a digitális csatornán keresztül zajlik, így, ha mondjuk felmerül egy képzés szükségessége, az automatikusan bekerül az oktatási modulba, ahonnan már csupán egyetlen lépés a képzés a megszervezése.”
Közös befektetés
A digitális HR stratégai kétségtelenül hosszú távra szól, és valamennyi érintettől aktív közreműködést kíván. „Cégünknél a digitális megoldások mára a szervezeti kultúra részét alkotják, azonban fontos hozzátenni, hogy egy ilyen rendszer soha nem lehet teljesen kész, ez a HR folyamatosan fejlődő, formálódó gyermeke, függetlenül attól, hogy saját fejlesztésű stratégia mellett tesszük-e le voksunkat, vagy egy HR szoftvert szabunk a vállalatra. Előnye és hátránya mindkettőnek van, az azonban közös bennük, hogy figyelmet kívánnak, és mindig nyitottnak kell lenni a fejlődésre is” – hangsúlyozza Júlia.
Ahhoz, hogy a digitális HR stratégia beváltsa a hozzá fűzött reményeket, a szakember szerint elengedhetetlen, hogy a leendő felhasználókat, vagyis a munkatársakat az első pillanattól bevonjuk a stratégia kidolgozásának folyamatába. „Nagyon fontos az igények minél pontosabb felmérése, amihez az elégedettségfelmérés jó alapot adhat, majd ezeket összekapcsolva a HR szakmai szempontokkal kezdődhet el a tervezés és a fejlesztés időigényes szakasza. A kollégáknak a tesztelés során is lényeges szerep jut, hiszen a bevezetés csak az ő jóváhagyásukat követően történhet meg.”
Természetesen egy ilyen átfogó rendszer bevezetését megfelelően előkészített kommunikációs kampánynak kell kísérnie, és kiemelt figyelmet ajánlott szentelni az oktatási anyagok minőségére is. „Írásos anyagokkal, rendszerbe épített súgókkal és videó-konferencia bemutatókkal is igyekszünk egészen pontos útmutatást adni a munkatársaknak, hogyan tudják a legjobban használni a rendszert. Emellett a vezetői példamutatás is ösztönzően hat a munkatársakra, ahogy egymást is kölcsönösen támogatják, ha bármilyen kérdésben elakadnának” – fejti ki a Pannon-Work Zrt. képviselője, aki vallja, hogy csak akkor lesz valóban hatékony a digitális rendszer, ha a munkáltatói oldal időről-időre felülvizsgálja annak működését és nyitottan fogadja a felhasználóktól érkező fejlesztési javaslatokat, mint ahogy ők is teszik, a virtuális ötletláda által biztosított platformon keresztül.
Tudni illik
A digitális HR stratégiában rejlő potenciál bármilyen méretű és tevékenységű vállalat számára kiaknázható, amennyiben kellő körültekintéssel és elhivatottsággal vágunk bele a rendszer felépítésébe. „Az újszerűnek számító megoldások csak abban az esetben érhetnek célt, ha a vezetőség a legfelsőbb szintektől a középvezetői szintekig teljes elköteleződést mutat, amennyiben ugyanis a vezetők nem hajlandók használni a digitális rendszert, az nem várható el a munkavállalóktól sem” – emel ki egy lényeges pontot Júlia.
És folytatja: „Amennyiben a tervezés és fejlesztés során nem valósul meg a teljeskörűség, vagyis nem történik meg a különböző területek összehangolása, a rendszer nem pusztán hiányos lesz, de számos félreértést, fennakadást is okozhat, vagyis épp az vész el, amire hivatott lenne.”
Arról sem szabad megfeledkezni, hogy a digitális megoldások zárt rendszert alkotnak, vagyis nem lehet eltérni a rögzített szabványoktól, nem lehet megkerülni azokat, ami kezdetben szintén okozhat nehézségeket. De ennél is fontosabb kiemelni, hogy a digitális HR stratégia olyan szervezeti kultúrát feltételez, ahol munkáltató és munkavállaló között partneri a viszony, és tere van a valódi, kölcsönös bizalmon alapuló párbeszédeknek. „Ezért folyamatosan és aktívan tenni kell. Nálunk például már a gyakorlat része, hogy a vezérigazgatóval közösen minden évben felkeressük az összes kirendeltséget, és minden kollégánkkal egy órát beszélgetünk négyszemközt arról, hogyan is érzik magát, mi foglalkoztatja, melyek az aktuális céljai és mire lenne ehhez szüksége. A kirendeltségvezetői kerekasztalunkon a vezetők is teljes őszinteséggel oszthatják meg velünk a meglátásaikat, ötleteiket. Emellett kétévente átfogó elégedettségfelmérést végzünk, a köztes években pedig az általános hangulatot monitorozzuk” – sorolja a szakember.
Nincs mitől tartanunk
A Pannon-Work Zrt. vezetője mindenkit, aki jelenleg a digitális HR stratégia bevezetésén gondolkodik, arra biztat, hogy bátran vágjon bele: „Kezdjük kis lépésekkel, de merjünk nagyot álmodni! Ahogy belekezdünk, számos ötlet és megoldás lát majd napvilágot, és nem is gondolnánk, mennyi minden digitalizálható, azaz egyszerűsíthető. Az átállás ugyan sok invesztícióval jár, de többszörösen megtérül! Attól pedig egyáltalán nem kell félnünk, hogy a digitális folyamatok miatt az emberi tudás és jelenlét felelegessé válna a HR-ben, épp ellenkezőleg: mivel az automatizálás jelentősen csökkenti az érintettek adminisztratív terheit, a felszabaduló idő és energia a szervezet fejlesztésére fordítható.”
Készítette: Istók Nikoletta
A cikk megjelenését a Pannon-Work támogatta.
