Minden modern gazdaságnak jelentős részét teszi ki a szolgáltatószektor, amelynek számos olyan területe van, ahol a munkavégzés eredményessége már nem köthető valamilyen könnyen számszerűsíthető kimenethez, és így nem is mérhető olyan könnyen, mint például egy gyártóegységben vagy egy értékesítőcsapatban.

A hatékonyság és az eredményesség azonban ezekben a szektorokban is fontos, így a mérésükre különböző megoldások érhetők el, és ezek jellemzően a munkaidő kitöltésének mikéntjét követik önbevallásos eszközökkel, méghozzá teljesen digitalizált módon. Egy ilyen szoftver hatékony eszközt kínál a számítógép előtt dolgozó munkatársak tevékenységének követésére, akár távmunka esetén is. Ráadásul nem csak az alkalmazottak felé adandó visszajelzésben segíthetik a HR-es munkáját, hanem a munkatárs személyes fejlődésében, és az egész vállalat működésének megítélésében is hasznos információt biztosíthatnak a menedzsmentnek.

Egy ilyen szoftver bevezetése – egyben a korábbi, táblázat alapú rendszer leváltása – kapcsán szerzett tapasztalatairól kérdeztük meg Csajkovszky Krisztinát, a ComLab kommunikációs ügynökség igazgatóját.

- Miért, mikor dönt úgy egy versenypiaci, ügynökségi szereplő, hogy belevág egy, a munkatársak munkaidejét követő informatikai rendszer bevezetésébe? Van erre megfelelő pillanat, akár létszám, akár más szempont alapján?

Emlékszem még a hónap végi táblázatfrászra, ami a junior éveimet végig kísérte. Nem volt ez különb a nyuszika sapkájánál, ha sok volt a beírt munkaóra, azért; ha kevés, akkor pedig azért. A ComLab világában nem akartunk ilyet. Olyat viszont annál inkább, hogy valós időben legyen rálátásunk arra, a felelősségei mentén a megfelelő önállóság szem előtt tartásával ki hol tart a folyamataiban, hol várható turbulencia és hol kell menet közben felülvizsgálni a döntéseinket, még kapacitást betenni vagy éppen átcsoportosítani. Kiváló tervezős, tényeket is rögzítő táblázatok tervezése közben reméltem a katarzist, majd amikor a kollégák arcán furcsa zavart láttam az exceleim töltögetése nyomán, akkor megszólalt bennem a felhasználói élmény jogos önvádja.

- Milyen elvárásokat fogalmazott meg a menedzsment az új rendszer kapcsán? Mikor nevezhető sikeresnek a bevezetés?

Az első szempont a felhasználóbarát használat volt, hogy a kollégáinknak legyen kedve használni a rendszert – már amennyire bármilyen mérőeszköz használatánál lehet kedvet remélni –, zökkenőmentesen tudják mobilon és laptopon is működtetni. A második fő szempont pedig a kipróbáltság volt: nem most akartunk nekiállni fejleszteni egy saját rendszert, egy 15-30 fős csapatnál fölösleges is lenne fejest ugrani ebbe. A harmadik kritérium, hogy ne csak az órákat lássuk, hanem lehessen a pénzügyeket, kiadásokat is nyilvántartani, hiszen egy projekt eredményességéről, üzleti sikerességéről vagy éppen a tendenciákról így lesz teljes a képünk, és az adatokat böngészve láthatunk meg összefüggéseket, amik a működésünk optimalizálását vagy éppen az árpolitikánk módosítását teszik indokolttá.

Persze, mielőtt a csapat életének része lett a kiválasztott online időmérő szoftver, kis projekt teamekben többet is teszteltünk 1-3 hónapig. Az első sikerünk a bevezetés és annak flott megtörténte volt (ahogy a bevezetésért felelős kollégám fogalmaz, nem volt ellenállás és ez jó kiindulópont), a második siker pedig az adatok, feladatokra, feladattípusokra szánt idő követése és a csapat fejlődési pontjainak összevetése, majd összehangolása volt. A harmadik pedig az árazásunk ezen tapasztalatokon alapuló módosítása. 

- Hogyan fogadták a munkatársak az új rendszert? Mit érdemes tenni az ellenérzések, bizalmatlanság megelőzése érdekében?

Nyitottan fogadták. Azt hiszem, először az volt a legnagyobb örömük, hogy megszabadulnak az excelektől. Aztán jött a kis kétkedés, hogy mi vár rájuk. Rengeteget kérdeztek, sok visszajelzést adtak.

- Az első hónapok tapasztalata alapján milyen tanulságok láthatók?

Például, hogy mi az, amivel alul terveztünk az árazási politikánkban és kirajzolódott az a kép, hogy hogyan lehetne optimalizálni néhány belső vagy éppen ügyfél folyamatot. A duplikációk is láthatóvá váltak, érezhető volt, melyik kollégának milyen területen van szüksége szakmai támogatásra ahhoz, hogy nagyobb önállósággal tudjon dolgozni. Ezek a tapasztalatok segítettek abban, hogy a munkatársaink célkitűzéseit finomhangoljuk és olyan fejlődési terveket rakjunk össze, amik nem csak a hatékonyságukat, hanem a szakmai magabiztosságukat, tapasztaltságukat is növelik.

- Mik a legfontosabb elvárások egy munkaidő vezetésére szánt rendszerrel szemben szerintetek? Saját fejlesztésű rendszert, licenszelhető megoldást vagy az Excel táblázatot ajánljátok?

Mindig működjön. Mindig. Ne álljon le, ne szakadjon meg, ne legyen bugos. Jól lehessen kinyerni belőle az adatokat, és nagyon-nagyon könnyen. Két kattintás minden. Átlátható és követhető legyen, és legyen annyira szép, letisztult és barátságos a felület, hogy legyen kedvünk elindítani és megállítani a trackert. Minden más az excelguruk öröme.

A licenszelhető megoldás tökéletesen megfelel a céljainknak. Az adatok exportálhatók, így az excel őrültek is boldogok. A saját fejlesztésre azoknak érdemes gondolni, akik pontosan tudják, hogy mit és hogyan várnak el egy ilyen rendszertől.