Ezt az 5 időrabló dolgot műveljük a munkahelyünkön

A határidő a körmünkre ég, beígértük a kollégáknak, hogy a hét közepére átküldjük a fontos dokumentumot, felhívjuk az ügyfelet, lezárjuk a tárgyalást, elkészítjük a projekt költségvetését. Ismerős a helyzet? De a napok csak telnek, igazi áttörést azonban nem érünk el. Hogy is érnénk? A mindennapjainkból meg lehetne írni a „Hogyan ne legyünk hatékonyak” kézikönyvet. Nem mintha olyan bonyolult módon tennénk keresztbe saját magunknak: valójában semmi mást nem teszünk, mint vég nélkül halogatunk. Közben pedig csak nő bennünk a feszültség és a félelem, mert a feladat nem lesz kevesebb, és minden elvesztegetett órával közelebb kerülünk egy újabb kudarchoz. Vagy mégsem?

Még mielőtt végleg kétségbe esnénk, nézzük át az alábbi listát és hasznosítsuk a tanácsokat! Ha az alábbi praktikákat alkalmazzuk, garantáltan nyakon csípjük az időrabló dolgainkat.

ÍME, A TOP 5 IDŐRABLÓ DOLOG ÉS AZ ELLENSZEREI

1.) A feladatlista észben tartása

Van elég dolgunk, ne terheljük a memóriánkat azzal, hogy még az elvégzendő feladatok végtelen listáját is észben tartjuk. Ez a fajta virtuozitás matematikaversenyen hasznos lehet, a munkahelyen nem. Írjuk le egy papírra, vagy használjunk egy applikációt arra, hogy rendszerezzük az előttünk álló feladatokat. Ez csak akkor hasznos, ha a dolgok sorrendje fontossági sorrendet is jelent. Az új irattartó megrendelése és a marketing meeting-re készítendő előadás megírása kétségkívül egy-egy tétel lesz a listán, de nem kérdéses, melyik élvez elsőbbséget. Ha le vannak írva a feladatok, illetve a részfeladatok és ezekhez időtartamot is rendelünk, könnyedebben és jóval összeszedettebben tudunk majd rájuk figyelni. Ha ez nem történik meg, akkor az agyunk még munka közben is folyamatosan készenlétben áll majd, hiszen bármikor beüthet valami, amit elfelejtettünk. Ne feledjük: ha nincs lista, akkor céltalan a munkanap, vagyis hatékony sem lehet.

Tipp: Tegyük a dolgokat konkréttá és mérhetővé. Ahelyett, hogy azt mondanánk magunknak, hogy „felveszem a kapcsolatot az ügyfelekkel”, tűzzük ki azt, hogy „ma délelőtt 10 és 12 között időpontot egyeztetek a projektben résztvevő 6 nagyvállalat képviselőjével, további négynek pedig délután fél ötig kiküldöm az árajánlatot”.

2.) Szünet nélküli munka
Sokszor megdöbbentő, hogy a munkatársak akár 4-5 órán át nem kelnek fel az asztaltól, mondván, hogy nem engedhetik meg maguknak a luxust, hogy kiessenek a munkából. Az ilyen gondolkodás nem is állhatna távolabb az igazságtól. Ha nem tartunk megfelelő ütemben szüneteket, saját gondolainkba fordulunk és lelassulunk, a hatékonyságunk pedig drámaian visszaesik. Egy rövid séta, a friss levegő, beszélgetés kollégákkal vagy a mozgás felfrissíti az elménket és friss gondolatokkal, nagyobb fókusszal fogunk visszatérni a feladatainkhoz.

Tipp: Az ebédszüneten kívül legalább 2 két alkalommal tartsunk olyan szünetet, amikor nem csak a konyháig megyünk. Kerüljük az olyan, szünetnek álcázott tevékenységeket, mint az okostelefonon való olvasás vagy játék a számítógépen.

3.) A fontos feladatok elodázása

Kevés lélekölőbb dolog van annál, mint egy nehéz feladat, amelyet be kell fejeznünk, de nem szívesen tesszük. Halogathatjuk egy darabig, de előbb-utóbb úgyis meg kell csinálnunk, tehát ennyi erővel akár fel is szabadíthatjuk magunkat. Ne engedjük, hogy egy rettegett határidő foglyává váljunk! Vegyük előre, essünk neki rögtön és addig ne foglalkozzunk mással, ameddig nem végeztünk vele!

Tipp: Mindig kezdjük a napot a legrettegettebb és legösszetettebb feladattal, amelynek az elvégzése a legfontosabb aznap. Az e-mailek megválaszolása és egyéb „sürgős”, de nem „fontos” feladatok várhatnak. Ha ezekkel az időrabló tennivalókkal kezdünk, a nap végén azt fogjuk érezni, elapróztuk magunkat és a fontos dolgokra nem maradt idő vagy energia.

4.) Mindenre igent mondani

Ha mindenki előtt jók akarunk lenni, senki előtt nem leszünk azok. Ne tévesszük össze a szorgalmat azzal, hogy mindenkinek a megkeresésére igent mondunk. Tiszteljük meg magunkat és az időnket azzal, hogy értékes dolgokra fordítjuk. Ha munkáról van szó, legyünk jelen teljes mértékben szellemileg – és ugyanez igaz a szabadidőnkre is. Ha a sok vállalás miatt a munka és a magánélet összefolyik, azt fogjuk érezni, hogy csak futunk magunk után, nem leszünk jelen a pillanatban és igazán egyik területet sem fogjuk teljesnek és hatékonynak érezni.

Tipp: Ha nem ez az első munkanapunk, akkor valószínűleg meg tudjuk becsülni, hogy körülbelül mennyi teendőt lehet besűríteni 8 órába. Ne tűzzünk ki irreális célokat! Ha időbeosztást készítünk, mindig tartalékoljunk 1,5-2 órát, amelyet nem osztunk be. A gyakorlat azt mutatja, hogy ennyi idő megy el előre nem látható meetingekkel és halaszthatatlan ügyintézéssel.

5.) A közösségi oldalak böngészése
Ha létezik időrabló dolog, akkor az a folyamatos internetkapcsolat, és ezen belül is a közösségi oldalak. Sokan próbálják „egy kis internetezéssel” jobb hangulatba hozni magukat a munkahelyen, de ez szinte minden esetben épp az ellenkező hatást váltja ki. Egyik posztból következik a másik, a végén azt vesszük észre, hogy már eltelt egy óra, és a feladatainkkal nem haladtunk, gondolataink pedig már távol járnak.

Tipp: Amikor legközelebb belépünk a közösségi oldalakra, számoljunk azzal is, hogy a videók és fotók nézegetése után agyunknak időre van szüksége ahhoz, hogy újra felvegye a fonalat a munkánkban. Ez sokszor akár fél órát is igénybe vehet! Ha nem akarunk kizökkenni, az internetes szörfözést korlátozzuk a munkaidő előtti vagy utáni időszakra. Azt is érdemes tudni, hogyha új állást keresünk, a Profession.hu hírlevelét már korán reggel megkapjuk a legfrissebb állásokkal, így akár már azelőtt beadhatjuk pályázatunkat, hogy beérnénk az irodába.

Profik vagyunk az időbeosztásban? Akkor lehet, hogy az alábbi állásokat éppen nekünk találták ki:
projekt manager
key account manager
pénzügyi elemző

Ha pedig álláskeresőként szeretnénk jól beosztani az időnket, próbáljuk ki a Profession.hu mobil alkalmazását Androidra illetve iPhone-ra. Egyetlen kattintással megjelölhetjük az érdekesnek tűnő álláshirdetéseket, és akár asztali gépről, akár mobilról folytathatjuk a keresést és a jelentkezést akkor, amikor időnk lesz rá.

Készítette: Khojaste K

Címkék: karrierépítés, álláskeresés, időbeosztás, time-management