Privát telefonok az irodában: hogy kezeljük?

A magyar kis és középvállalkozásoknál nincs egy konkrétan leírt belső szabályzat a magántelefonok munkaidőben történő lebonyolítására vonatkozóan - számolt be a hazai helyzetről S. Tóth Marta, a Lineo International Consulting Kft. General menedzsere.

Az internet és az okostelefonok által zajló folyamatos kommunikáció ellenére nem tapasztalható a telefon-etikett fogalmának a megismertetése, erősítése sem napjainkban - tette hozzá. A szakértő szerint szükséges lenne, hogy a munkahelyeken előírják vagy ismertessék a belső szabályokat, az etikai és protokoll elvárásokat ezzel kapcsolatban.

Változó kommunikáció, változatlan etikett

A Telenor Magyarország Zrt.-nél külön előírás nem korlátozza a munkatársakat abban, hogy munkaidőben magántelefon-beszélgetéseket is folytassanak, de természetesen ezek hosszát és gyakoriságát ésszerű határok között kell tartani, és mindez nem akadályozhatja a munkavégzést - nyilatkozta a Szabadfalvi Anikó, a Telenor HR igazgatója. 

Tapasztalataink szerint ilyen jellegű probléma nem szokott felmerülni - tette hozzá. A Telenor Ház minden dolgozója nyitott, közös térben dolgozik, azonban mindenki számára megvan a lehetőség, hogy telefonbeszélgetéseit külön helyiségben vagy legalább a kollégáktól erre az időre elvonulva, diszkréten bonyolítsa le.

A telefonálás etikettje a Telenor véleménye szerint alapvetően változatlan: törekedni kell arra, hogy a telefonon folytatott magánbeszélgetéseket - azok résztvevőin túl - lehetőleg senki ne hallja. Ez nemcsak beszélgetőpartnerünk érdeke: környezetünket sem szabad olyan helyzetbe hozni, hogy privát beszélgetéseink akaratlan fültanúivá váljanak. Ha pedig ez elkerülhetetlen, akkor érdemes halkan beszélni, a bizalmas témák kerülésével - tanácsolja a Telenor.

Veszély és lehetőség is a privát társalgás

A Lineo International Consulting Kft. szakértője szerint a közösségi térben dolgozók, amennyiben van rá lehetőség, a magántelefonokat próbálják ebédidőben vagy munka után elintézni. S. Tóth Márta szerint a magántelefonálás munka közben semmiképpen nem javasolt, mert elvonja a figyelmet a feladatoktól, befolyásolja a szakmai hatékonyságot és sérti az üzleti etikettet.

A szakértő véleménye szerint nem szabad figyelmen kívül hagyni azt sem, hogy az internet adta magánjellegű kommunikációs lehetőségek (Facebook, Yahoo, Msn, Twitter, stb.) legalább annyira károsak lehetnek, mint a telefonálás.

A Telenor vállalati kultúrájába nem illeszkedik az ilyen jellegű korlátozás, hiszen a Telenor támogatja a munkatársak rugalmas munkavégzését. Ez azt jelenti, hogy a vállalat a dolgozók számára laptopot, mobilinternetet és telefont biztosít, melyek segítségével bárhonnan be tudnak kapcsolódni a munkába. Ehhez kulcs fontosságú a fejlett munkakultúra és szervezettségi szint megléte. Azt tapasztaltuk, hogy a nagyobb felelősséget és önállóságot feltételező munkaadói hozzáállás lényegesen javítja az elvégzett munka hatékonyságát és minőségét - számolt be a vállalat Kommunikációs Osztályának illetékese.

A magántelefonok használatára vonatkozó szabályozás nem mindig feltételez ekkora felelősséget a munkavállalóról, a legszigorúbb esetben a dolgozó nem viheti be a mobiltelefont az irodába, azt a munkaidő megkezdése előtt az öltözőszekrénybe kell zárnia. Ilyenkor csak ebédszünetben van lehetőség válaszolni a magánjellegű bejövő hívásokra.

A Business Week szakértője szerint van azonban olyan eset, amikor kifejezetten pozitív hatása van annak, ha valaki a szüleivel, barátaival a munkatársai előtt kénytelen telefonon beszélgetni. Jó példa erre a 34 éves Abi Paul, akinek első munkahelye egy New York-i számítógépes cég volt, ahol tíz munkatársra csupán egyetlen vezetékes vonal jutott. Egy nap arra lettünk figyelmesek, hogy a telefont felvevő munkatárs azt kiabálja: "Abi, az anyukád keres és azt kérdezi, miért nem működik a mosogatógép?" Abi nem ismert senkit az új munkahelyen és rendkívül zavarba jött, de a végén épp ez a személyes mozzanat volt az, ami megtörte a jeget és segített neki abban, hogy szóba elegyedjen és barátokat találjon az irodában - idézi fel az esetet a Business Week.