Feladatlista: így érjünk a végére

A hatékony időbeosztás és produktivitás napjaink sokat ismételt hívószavai, amelyek kéz a kézben járnak: egyik nem létezik a másik nélkül, ezt biztosan tudjuk, mégsem olyan könnyű zsonglőrködnünk a megannyi feladatunkkal. Időmenedzsment technikából számtalan létezik, mégis kevés válik be igazán, mivel a többség nem csupán következetességet, de nagyfokú fegyelmezettséget is kíván, ami egyáltalán nincs összhangban a napjainkat jellemző fordulatokkal, váratlan történésekkel. A GTD, vagyis a „Getting Things Done” módszertana nem vár tőlünk semmi extrát, mégis egy olyan eszközt ad a kezünkbe, amellyel nemcsak a munkánkat, de a napjainkat is szervezettebbé tehetjük, az eredményességről nem is beszélve. Lássuk, mit is takar a David Allen fejlesztette 5 lépés!

1. Rögzítés

Az első lépés mindannak a feljegyzése, ami csak az eszünkbe jut: ezek lehetnek munkahelyi teendők, otthoni elintézendők, születésnapok, baráti programok, célok, álmok, egyszóval bármi. Ehhez használhatunk egy üres papírlapot, noteszt, a telefonunk jegyzet funkcióját, a naptárunkat, a lényeg, hogy kéznél legyen, és amikor csak bekúszik egy új gondolat, kötelesség, ötlet az elménkbe, azonnal elcsíphessük.  Ezáltal a jelentéktelennek tűnő mozzanat által tehermentesítjük az agyunkat, ugyanis nem kell millió dolgot egyszerre észben tartanunk, és marad kapacitásunk a legfontosabbra, vagyis a végrehajtásra – de ne szaladjunk ennyire előre!

2. Tisztázás

Valószínűleg sokszor készítettünk már feladatlistát, és látva a megszámlálhatatlan sort, az is megesett velünk, hogy azonnal elveszítettük a lendületünket, majd a félelem, miszerint soha nem fogunk a végére érni, valósággá vált. Előzzük meg a tehetetlenség kudarcát, és haladjunk végig az összes pontunkon: vizsgáljuk meg, melyikkel van tennivalónk és melyek azok, amelyek valójában egyáltalán nem lényegesek, ezért egy elegáns mozdulattal a szemétbe hajíthatjuk őket. Ugye milyen felszabadító érzés? Amelyekkel dolgunk van, tisztázzuk le, mit is szükséges tennünk ahhoz, hogy haladjunk velük, így máris közelebb kerültünk az elsőre olyan távolinak tűnő megoldásokhoz. Fontos: ne vesszünk el a részletekben, kapjunk képet az előttünk álló nagy egészről!

3. Rendszerezés

Azokkal a teendőkkel megyünk tehát tovább, amelyek ténylegesen elvégzendők. Itt az út háromfelé ágazhat. Ha egy feladat, pl. egy email megírása, gyorsan, vagyis két percen belül kipipálható, azonnal járjunk a végére. Amennyiben két percnél többre lenne szükségünk, de van rá módunk, delegáljuk azt valakinek, és hogy ne felejtsük el, hol is tart az ügy, rögzítsük egy Várakozom listában, pl. a főnököm visszajelzésére várok. A harmadik, és igen gyakori eset, amikor a teendő pl. ügyféltalálkozó, csapatmegbeszélés egy konkrét időponthoz kötött, amit ajánlott a naptárunkba bevezetni, ellenkező esetben, vagyis ha nincs előre meghatározott határidőnk, a következő lépés listánkra jegyezzük fel a feladatot. Amennyiben a feladat elvégzése több lépésből áll, az már projektnek minősül, és a vonatkozó listánkon szerepeltessük.

4. Reflektálás

Bár első hallásra talán soknak tűnhetnek a különböző tematikájú listák, valójában azonban ezek teszik átláthatóvá és kezelhetővé a ránk nehezedő problémákat, projekteket, váratlan kéréseket. Ahhoz, hogy működésben tartsuk a rendszert, időről időre át kell néznünk a listáinkat, és naprakészen tartanunk őket. Lehetséges ugyanis, hogy időközben meg is oldódott egy ügy, vagy épp a hosszúra nyúló várakozás miatt nem tudjuk még lezárni, esetleg egy előre nem látott lépés beiktatására van szükségünk, vagy a határidőt kell módosítanunk. A lényeg, hogy tudjuk, hol tartunk, és ennek megfelelően haladjunk tovább a folyamatban.

5. Cselekvés

A haladás pedig azt jelenti, hogy a tettek mezejére lépünk: válasszuk ki a számunkra legfontosabb feladatot, és a korábban meghatározottaknak megfelelően cselekedjünk.

Próbáljuk ki akár már ma ezt az egyszerű, mégis hatásos munkaszervezési technikát! Ha épp állást keresünk vagy munkahelyváltáson gondolkodunk, szintén érdemes bevetnünk, és garantáltan nem marad el a várt eredmény sem. Több ezer lehetőség vár ránk, amelyek között személyre szabott beállításaink szerint kereshetünk. Frissítsük önéletrajzunkat, és töltsük fel ide, hogy a munkáltatók ránk találhassanak. Maradjunk naprakészek, kérjünk hírlevelet és Facebook értesítéstis!

Készítette: Istók Nikoletta

A Profession.hu Facebook oldala

A Profession.hu Instagram oldala

Címkék: munka, feladatok, időmenedzsment, hatékonyság, GTD