Hogyan írjunk igazán jó e-maileket?
Ha megnyitjuk most az e-mail fiókunkat, hány olyan levelet találunk benne, amin látszik, hogy gondos odafigyeléssel írták? Nem túl sokat, igaz?
Önnek ajánljuk!
„Szijjja”, „kössszi”, „lécci csekkold”, „Kedves Lázlo” - és még sorolhatnánk napjaink sokszor elkeserítő e-mail bakijait. Valójában rosszul megírt elektronikus levelek áradata özönlik be hozzánk naponta, tele elrontott nevekkel, helytelen köszönési formákkal, helyesírási hibákkal.
A legtöbb esetben természetesen csupán figyelmetlenségről van szó, nem pedig arról, hogy inkompetensek lennénk – de éppen ez a legnagyobb gond! Sietünk, kapkodunk, pedig az e-mailt nem hiába hívják elektronikus LEVÉLnek! Ugyanannyi időt és figyelmet kellene fordítanunk a megírására, mint régen a kézzel írt levelekre, vagy mint amennyit egy író fordít egy cikkre. Hiszen egyrészt, minket tükröz, hogy mit adunk ki a kezeink közül, másrészt, a másikat tiszteljük meg azzal, hogy például jól írjuk le a nevét…
Egy kis odafigyeléssel, és néhány apró változtatással, könnyedén javíthatunk az írásos kommunikációnkon. Mit tegyünk?
Lassítsunk!
Érthető, hogy minél gyorsabban ki szeretnénk söpörni az e-mail fiókunkat, hiszen sokakat az őrületbe tud kergetni, ha az olvasatlan levelek száma pirosan és vészjóslóan villog a telefonján. Ilyenkor egy gyors, két szavas válasz, egy emoji, vagy akár csak egy továbbítás is megteszi, és ezzel nincs is olyan nagy gond, ha például egy hosszú levelezésben vagyunk néhány közeli kollégánkkal, vagy csak egy fontos dokumentumot továbbítunk a főnökünknek.
Azonban, ha információt szeretnénk átadni, ahhoz idő kell és megfontoltság. Át kell gondolnunk, mit is szeretnénk mondani, és a lehető legpontosabban megfogalmazni azt, hiszen nincsen közvetlen visszakérdezési lehetőség, mint élőszóban. Az e-mail egy kommunikációs forma, nem pedig egy feladat!
Az sem kizárt, hogy 15-20 percbe is beletelhet, míg megírunk egy tökéletes e-mailt, de semmiképpen ne érezzük ezt elvesztegetett időnek! Higgyük el, a fogadó fél nagyon hálás lesz a belefektetett energiánkért!
Bevezetés, Tárgyalás, Befejezés
Csupán azért mert az átlag 150 karakteres posztok világában élünk, ez még nem jelenti azt, hogy az e-mailjeinknek sem szabad megugrania ezt a határértéket, sőt! Térjünk vissza egy kicsit az iskolai nyelvtan és irodalom órákhoz. Emlékszünk még milyen volt egy 5-ös esszé? Volt egy szépen elkülöníthető bevezetése, egy tárgyalás része és egy korrekt befejezése.
Ugyanezt a szendvics felépítést kell alkalmaznunk, ha egy csillagos 5-ös e-mailt szeretnénk írni.
1, Bevezetés
Mindig kezdjük a megfelelő köszönéssel és megszólítással a levelet! (Kedves XY, Jó napot kívánok, Szia)
Ezután jöhet egy, a kapcsolat milyenségéhez passzoló kedves/udvarias érdeklődés, vagy felvezetés.
„Remélem, jól halad a munkakereséssel!”
„Örülök, hogy találkoztunk múlt héten!”
„Azzal kapcsolatban keresném, hogy...”
2, Tárgyalás
Az e-mail esszenciája. Itt kell leírnunk minden olyan lényegi információt, amit közölni szeretnénk a másikkal. A legfontosabb, hogy egyértelműen, pontosan fogalmazzunk, és térjünk ki az olyan apróságokra is, amit talán feleslegesnek tartanánk, de ne feledjük, lehet, hogy a másiknak pont ezek nyújtják majd a legnagyobb segítséget!
Ha nem kérésről van szó, hanem például egy döntéshozatalról tájékoztatunk, mindenképp fejtsük ki, hogy miért jutottunk az adott következtetésre.
3, Befejezés
Ez az egyetlen rész, ami különbözik az iskolás esszé befejezéstől. Ahelyett, hogy összefoglalnánk, hogy miről írtunk eddig, az e-mailünket fejezzük be egy akcióra ösztönzéssel.
Ha találkozóra hívtuk a másikat, javasoljunk egy helyet és időpontot.
Ha ajánlatot kértünk, írjuk meg a határidőt.
Ha információt közöltünk, biztosítsuk róla a másikat, hogy kérdés esetén nyugodtan kereshet minket.
************************************************************
Példa e-mail
Kedves Dávid,
Kis Péter vagyok, egy közös ismerősünk, János kollégája, tőle kaptam meg az elérhetőségét. Egy esetleges közös projekt kapcsán keresem.
Nagyon sok jót hallottam már a cégükről, és úgy gondolom, sokat tudnánk segíteni egymásnak. Néhány szóban az én projektemről, illetve arról, hogy hol látnám a kapcsolódási pontokat. (…)
Ha érdekes lehet az Ön számára, esetleg lenne ideje a következő héten közösen ötletelni egyet? Találkozhatunk az irodánkban, de meg is ihatunk egy kávét valahol. Amelyik Önnek kényelmesebb.
Köszönettel, üdvözlettel,
Péter
***********************************************************
Olvassuk át!
Miután megírtuk az e-mailt, mindig szánjunk rá időt, hogy átolvassuk, és kijavítsuk az esetleges elütéseket! Különös tekintettel a nevekre, cég nevekre, titulusokra!
Ez arra is jó alkalom, hogy a stílust leellenőrizzük. Nem lette-e túl hivatalos, vagy éppen túl közvetlen.
Végül pedig nem árt olyan szemmel is átnéznünk, hogy mi lenne, ha mi kapnánk ezt az e-mailt, vagy, ha esetleg más is elolvasná, nem csak az, akinek szánjuk.
Talán elsőre macerásnak tűnhet ennyi időt és energiát fordítani egyetlen e-mailre, de higgyük el, hogy a rengeteg rosszul megírt, figyelmetlen levél közül messze kitűnik majd a miénk, és ki tudja, lehet éppen ez jelenti majd a különbséget egy olvasatlanul törlést, vagy egy létrejött üzleti találkozó között!
Készítette: Profession.hu
