Időgazdálkodás - Hogy csináljuk jól?

„Ha többféle time menedzsment módszert is kipróbáltunk már, az életünket mégis egy kontrollálhatatlan káoszként éljük meg, akkor az azt jelenti, hogy ideje más megközelítésben tekinteni a mások számára jól bevált módszerekre. Meg kell értenünk, hogy az időgazdálkodással kapcsolatban nincsenek aranyszabályok, mindenki számára egyformán bevált, elfogadott módszerek, hiszen ami az egyik munkavállalónak működik, az a másiknál hatástalan”– meséli a Profession.hu-nak Eszter, aki 8 éve foglalkozik kommunikációs fejlesztéssel és munkavállalói hatékonyságméréssel multinacionális szoftvervállalatoknál.

A szakember szerint az időgazdálkodás nem véletlenül lett napjaink egyik legnépszerűbb témája.

„Egy-egy tréning után többen is megkeresnek e-mailben, hogy megkérdezzék, miért nem működik számukra a tanult time menedzsment módszer, és hogy ez „normális-e”. Természetesen igen, sőt, az lenne a furcsa, ha mindenkinek ugyanaz az 5-8 tipp válna be. Összegyűjtöttem néhány alternatív módszert, amely feje tetejére állítja az eddig tanultakat, és sikert jelenthet azok számára, akik küzdenek az időgazdálkodással.”

1. típus

Hagyományos módszer: feladatlista írása
Ez a módszer hatékony lehet, de nem mindenkinek való. Honnan tudhatjuk, hogy számunkra nem működik a dolog? Nem tudunk kevesebbet felírni a listára 20 tételnél, majd frusztráltak vagyunk, ha a nap végére csak 3-at sikerül ebből megvalósítani. A listaírás egyik nagy hátránya, hogy minden aktivitásból, még a kellemes tevékenységekből is „feladat” lesz. Gyanakodjunk, ha már a „fél óra séta” vagy az „ebédszünet” is felkerült a feladatlistára. Ezek a tevékenységek elveszítik inspiratív, pozitív jellegüket, és rendszeresen el is maradnak, ha kötelezően végrehajtható feladatként vannak feltüntetve.

Alternatív módszer: anti-feladatlista írása
Ahelyett, hogy görcsösen az elvégzendő feladatokra koncentrálnánk, vegyük észre és írjuk fel mindazt, ami hátráltat és visszatart minket. Túl sok kieső idő? Közösségi oldalakon töltött röpke félórák? Felesleges meetingek és hosszúra nyúlt magánjellegű telefonhívások, chat-elések? Cuki videók? Ha pontosan tudjuk, hogy mi az, ami hátráltat a munkában és az elkerülendő dolgokról listát is írtunk, akkor könnyebb tudatosan élni és tervezni.

2. típus

Hagyományos módszer: Pomodoro technika

A technika lényege, hogy 20-25 perces időintervallumokban dolgozunk, melyeket 5 perces szünet követ. A módszer a paradicsom alakú konyhai időzítőről kapta a nevét, de sokan a telefonjukon állítják be azt a rövid, de intenzív munkára fordítandó időszakot, amitől a hatékonyságot várják. A módszer azonban sokak számára túlságosan szigorú, és az 5 perces kötelező pihenő kifejezetten zavaró lehet, ha éppen nagy lendületben és ihletett állapotban vagyunk.

Alternatív módszer: Időzítsük be az „időpocsékolást”
Ha úgy érezzük, hogy a Pomodoro technikával nem tudjuk megállítani, hogy folyamatosan halogatjuk a feladatokat, akkor szándékosan különítsünk el a napon belül olyan időszakokat, amit csak lazulással töltünk. Ilyenkor „kötelező jelleggel” böngésszük a közösségi oldalakat, hallgassunk zenét és ne foglalkozzunk munkával. Azt fogjuk tapasztalni, hogy egy idő után belefáradunk, és a várakozó feladatok felé vesszük az irányt. Így a munkakezdés miatti stressz csökken, hiszen saját indíttatásból kezdünk neki, vagy térünk vissza feladatainkhoz.

3. típus

Hagyományos módszer: Feladat szerinti elosztás
Ez az időgazdálkodásnak az a módszere, amikor az elvégzendő feladatot beírjuk a naptárunkba, de a Pomodoro módszerrel ellentétben nem rendelünk hozzá 20-25 perces időintervallumokat, hanem annyi időt hagyunk rájuk, ameddig elkészülünk vele. Tulajdonképpen ez nem más, mint egy alternatív feladatlista. A probléma akkor áll elő, amikor rendszeresen alulértékeljük az egyes feladatok elvégzéséhez szükséges időt, így a nap végére úgy érezzük: nem haladtunk semmivel.

Alternatív módszer: Tematikus elosztás
Vegyük le a vállunkról a feladatok felsorolásának kötelességét, helyette gondolkodjunk témákban. Osszuk fel a hetet tematikusan, például a hétfő teljen a menedzsment témakörében, a kedd a termékfejlesztés körüli teendőkkel, stb. Ha munkánk nem teszi ezt lehetővé, akkor is feloszthatjuk a napunkat úgy, hogy a délelőttöt egy bizonyos témának szenteljük, délután egy másik dologra fókuszálunk, stb. Ezzel a módszerrel szabadságot adunk magunknak arra, hogy egy bizonyos területen előrelépést érjünk el anélkül, hogy görcsösen a feladatok befejezésére koncentrálnánk.

4. típus

Hagyományos módszer: A legnehezebb munkával kezdeni a napot
A módszer lényege, hogy az előttünk tornyosuló feladatok közül a legnehezebbet vesszük előre abban a reményben, hogy gyorsabban és hatékonyabban végzünk vele, hiszen frissek vagyunk. Van, aki számára azonban a nehezebb vagy rettegett feladat azt jelenti, hogy ennek elvégzéséhez kell a legtöbb idő és gondolkodás, vagyis nagyobb eséllyel esnek bele a maximalizmus csapdájába és a kelleténél több időt szánnak rá. Gyakran az egész nap elmegy vele, és nem leszünk olyan hatékonyak, mintha előtte a rutinfeladatokat kisöpörtük volna.

Alternatív módszer: Azzal a feladattal kezdeni a napot, ami a legnagyobb elégedettséget okozza
A legtöbb munkavállaló akkor a leghatékonyabb, amikor magabiztos. A magabiztosság fokozására pedig kiváló módszer, ha sok kisebb, könnyebb feladatot ki tudunk húzni a „listáról”, így az a jó érzésünk van, hogy haladunk. Különösen, hogy még a legnehezebb feladatokat is le lehet bontani kisebb, könnyebb munkákra, így kevésbé tűnnek majd félelmetesnek.

Próbáljuk ki a szakértő által ajánlott alternatív időgazdálkodási módszereket. Ha még keressük a megfelelő pozíciót, figyeljük a legfrissebb álláslehetőségeket, vagy keressünk személyre szabott beállításaink szerint. Ha növelni akarjuk esélyeinket, töltsük fel önéletrajzunkat, kérjünk hírlevelet és Facebook értesítést, illetve töltsük le a mobil applikációt - Androidra itt, iPhone-ra itt. Minél több lehetőséget és információt vizsgáljunk meg, mert annál jobb döntéseket hozunk majd.

 Készítette: Khojaste K

                      A Profession.hu Facebook oldala

                      A Profession.hu Instagram oldala