Így osszuk be az időnket a sikeres munkanap érdekében

„Bejövő kérések és hívások, folyamatos megszakítások, félbemaradt folyamatok sorozata és a nap végén be nem fejezett feladatok özöne. Ha ismerős ez a végtelenített körforgás, akkor valószínűleg mi is beleestünk a rossz time menedzsment hibájába, ami azt jelenti, hogy a munkahelyi időbeosztásunk nem megfelelően szolgálja karrier céljainkat” - vázolja az oly sokak számára ismerős helyzetet Viola, senior kommunikációs tanácsadó, aki jelenleg marketing stratégaként dolgozik médiacégek számára.

„Amikor egy új szervezet felkér, hogy segítsem kommunikációs folyamataikat, először azonnal az időhöz, az időbeosztáshoz való viszonyukat térképezem fel. Számtalan alkalommal tapasztalom, hogy a munkatársak irreálisan magas óraszámot dolgoznak le heti szinten, ám mindez nem párosul magas hatékonysággal vagy kiemelkedő teljesítményekkel. Az okok között találjuk a hatalmas információ „inputot”: bejövő e-mailek sokasága, sms, telefonhívások, kollégáknak való segítségnyújtás, szoros határidőknek való megfelelés és egymás után érkező új projektek. A napi munka sokszor az azonnali tűzoltásról szól, vagyis az éppen a legsürgősebb felkérésekre való válaszadásból. Nem csoda, hogy a nap végére kevés az elvégzett érdemi munka. A lista pedig másnap csak tovább növekszik…”

A helyzet sokak számára ismerős, de vajon mi a megoldás? Viola szerint semmiképpen sem az, hogy még több időt töltünk a munkahelyen, vagy otthoni munkával pótoljuk a lemaradást. „Nem mindenki képes a multitasking-ra, vagyis arra, hogy párhuzamosan több dolgot csináljon. Még akik képesek is erre, valószínűleg jobban járnának, ha nem forgácsolódnának szét általa. Miért? A multitasking során belekapunk valamibe, majd átváltunk egy másik dologra abban az illúzióban, hogy így mindkettővel haladunk. Valójában azonban csak időt veszítünk: a feladatok közötti váltás során az agy ugyanis nem tudja ott folytatni az adott feladatot, ahol abbahagyta, a visszahangolódás során így időt veszítünk, arról már nem is beszélve, hogy a hektikus munkavégzés hosszú távon fáradtsághoz és kimerültséghez vezet. ”

1.       Szüntessük meg magunk körül a káoszt

„A káosz az egyik legalapvetőbb dolog, amely befolyásolja a hatékonyságunkat. Akinek a környezetében nincs rend, az nem képes arra sem, hogy tisztán és világosan gondolkodjon. Hiába érvel valaki azzal, hogy a rendetlenség inspirálja, valahányszor ránézünk egy a munkánkhoz nem kapcsolódó dokumentumra, feliratra vagy egyéb tárgyra, arról eszünkbe jut valami, és máris nem a munkára figyelünk. Ahhoz, hogy létrehozzunk valamit, helyet kell teremtenünk neki, és ezt nem csak átvitt értelemben kell megfogadni.”

2.       Vezessünk digitális feladatlistát

„Előnye a papírformához képest, hogy kereshetünk benne és folyamatosan újratervezetjük, hiszen napközben változhatnak a prioritások. Ha papíron tartjuk a nap elején leírt listát, a munkanap végére könnyen egy összefirkált, kusza papír áll majd előttünk, melyen magunk sem tudunk majd eligazodni. A digitális lista előnye, hogy ha egy találkozó előtt ha van 10 percünk, vagy valaki késik, akkor rákereshetünk a listán a „hívás” szóra, és megejthetünk néhány fontos telefonhívást.”

3.       Nap végén különítsünk el 15 percet

„Nem légzőgyakorlatokra és meditációra gondolok, hanem olyan gyakorlati tevékenységekre, amelyek felkészítenek arra, hogy tiszta, átlátható állapotok és kidolgozott irányvonalak fogadjanak másnap: mappázzuk be a szükséges fájlokat, töröljük a felesleges üzeneteket, pakoljunk el az asztalunkon, és írjuk fel a 3 legfontosabb dolgot, amivel másnap reggel kezdenünk el. Ha mindezt másnap reggelre hagyjuk, akkor nagy eséllyel idegesen és feszülten indítjuk majd a napot, ráadásul több mint 15 percre lesz majd szükségünk ahhoz, hogy pályára tegyük dolgainkat.”

4.       Állítsunk automatára tevékenységeket

„Sok ügyfelemnél tapasztaltam, hogy nem használják a technika adottságait. Több olyan, visszatérő feladat van már, amelyet automatizálni lehet. Tipikusan ilyen a közösségi oldalak, ahol előre elkészített posztok publikálását időzíthetjük, vagy az Excel táblázat profi kezelése során komplex feladatokat intézhetünk el egyetlen parancs megadásával. Az előre megírt sablon köszönőlevelek szintén rengeteg gépelési időtől mentesítenek.”

Ha az időbeosztásunk már közelít az ideálishoz, hatékonyabbak leszünk az álláskeresésben is. Folyamatosan figyeljük a legfrissebb álláslehetőségeket, vagy keressünk személyre szabott beállításaink szerint. Ha növelni akarjuk esélyeinket, töltsük fel önéletrajzunkat, kérjünk hírlevelet és Facebook értesítést, illetve töltsük le a mobil applikációt - Androidra itt, iPhone-ra itt. Minél több lehetőséget és információt vizsgáljunk meg, mert annál jobb döntéseket hozunk majd.

 Készítette: Khojaste K

                      A Profession.hu Facebook oldala

                      A Profession.hu Instagram oldala