Mit tegyek, ha visszaélést tapasztalok a munkahelyen?

A hazai vállalatoknál is egyre elterjedtebbé válik a belső jelentési rendszer (más néven whistleblowing) használata, ami arra szolgál, hogy a munkáltató visszajelzést kaphasson a cégen belüli jogellenes, vagy a szervezet magatartási szabályait sértő cselekményekről. Akik ilyen cselekményt tapasztalnak, bejelenthetik a kiépített rendszeren keresztül a munkáltató által kijelölt és erre szakosodott dolgozói csapatnak, akik ezután kivizsgálják az ügyet - írja a munkajog.hu-n megjelent szakértői cikkében Dr. Dénesné dr. Orcsik Judit. Erre a rendszerre azért van szükség, mert a dolgozók általában nem merik a felettesüknek közvetlenül jelenteni az ilyen cselekményeket, mert félnek munkájuk elvesztésétől, vagy bármilyen más, rájuk hátrányos következménytől.

Hogyan működtethető a visszaélésbejelentő-rendszer?

Fontos tudni, hogy a munkáltató kizárólag akkor üzemeltetheti a visszaélésbejelentő-rendszert, amennyiben erre vonatkozóan teljeskörű szabályzattal rendelkezik. Ennek hiányában a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) súlyos - akár tízmilliós - büntetést szabhat ki.

1. Meg kell felelni a törvényeknek

Meg kell felelni a panaszokról és közérdekű bejelentésekről szóló törvényben foglaltaknak, ugyanis a munkáltató felelősséggel tartozik a jogellenes adatkezelésért, mind polgári jogi, mind pedig büntetőjogi területen.

A rendszer üzemeltetése során körültekintően kell eljárni, különösen adatvédelmi szempontból. Egy ilyen rendszer használatával ugyanis rengeteg személyes adat kerül a munkáltató birtokába, ami számos adatvédelmi kérdést vet fel. Így tehát az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvénynek (Info tv.) is meg kell felelni.

2. Bejelentési kötelezettség

Ha egy cég úgy dönt, hogy létrehoz egy rendszert a visszaélések bejelentésére, ezt be kell jelenteni a NAIH-nál. Erre azért van szükség, mivel a bejelentés kivizsgálásával foglalkozó dolgozó adatkezelést végez, mégpedig a bejelentőnek és a bejelentéssel érintett személynek a személyes adatait kezeli a vizsgálat alatt, valamint ezen kívül lehetősége van arra is, hogy egy külső szervezetnek továbbítsa az adatokat, szintén vizsgálati célból - hívta fel a figyelmet a munkajogász.

3. Tájékoztatás a honlapon

Ezután a bejelentési rendszer működéséről, valamint a bejelentéssel kapcsolatos eljárás folyamatáról a munkáltató a honlapján közzé kell tenni egy magyar nyelvű, részletes tájékoztatást.

4. Szigorú szabályok a különleges adatok kezelésére

A bejelentő rendszerben nem kezelhetőek különleges adatok, mint például a faji eredetre, a nemzetiséghez tartozásra, a politikai véleményre vagy pártállásra, a vallásos vagy más világnézeti meggyőződésre, az érdekképviseleti szervezeti tagságra, a szexuális életre vonatkozó személyes adatok, de az egészségi állapotra, a kóros szenvedélyre vonatkozó, valamint a bűnügyi személyes adatok sem.

Ha ezek az adatok mégis a kivizsgálók tudomására jutnak, akkor haladéktalanul törölni kell őket.
A visszaélésbejelentő-rendszerből azonnal törölni kell azokat az adatokat is, amik olyan személyekre vonatkoznak, akik nem kapcsolódnak az ügyhöz, vagyis nem érintettek, illetve azokat is, amik nem szükségesek a kivizsgáláshoz.

5. Névvel vagy névtelenül?

A visszaélés-bejelentési rendszerbe a munkáltató dolgozói mellett a vele szerződéses jogviszonyban állók, vagy olyan személyek is bejelentést tehetnek, akiknek ehhez méltányolható jogos érdekük fűződik.

A bejelentőnek meg kell adnia a nevét és lakcímét (vállalkozás esetén a székhelyét és a bejelentést benyújtó törvényes képviselőjének nevét). Egy nyilatkozatot is csatolnia kell, amiben kijelenti: a bejelentése jóhiszemű. Ha a bejelentő tart attól, hogy a munkáltató nem tesz eleget az adatvédelmi szabályoknak, vagyis nem kezeli megfelelő felelősséggel adatait, akkor névtelenül is megteheti bejelentését, azonban jó tudni, hogy ebben az esetben a munkáltató nem köteles az ügy kivizsgálására.

A bejelentés kivizsgálására 30 nap áll rendelkezésre (kivételes esetben ez akár 3 hónap is lehet). Ezután tájékoztatnia kell a bejelentőt a kivizsgálás eredményéről, valamint a megtett intézkedésekről.

Az ügy kivizsgálásával bejelentővédelmi ügyvéd is megbízható, aki a rendszerben fogadja a bejelentéseket, jogi tanácsadást nyújt, kapcsolatot tart a bejelentővel és tájékoztatja őt, közreműködhet a vizsgálat lefolytatásában.

6. Titoktartási kötelezettség

A munkáltatónak biztosítania kell, hogy a nem névtelen bejelentő személyét ne ismerhesse meg senki, természetesen az ügy kivizsgálásával foglalkozókon kívül. A bejelentést kivizsgálók egyébként is titoktartásra kötelezettek a vizsgálat kezdetététől egészen annak lezárásáig. Ez azt jelenti, hogy nem oszthatják meg a bejelentő személyére és az ügyre vonatkozó adatokat a vállalkozás egyetlen más szervezeti egységével vagy munkatársával sem.

Miután megtörtént a bejelentés, a vizsgálat csak úgy kezdhető meg, hogy az érintettet tájékoztatják a rá vonatkozó bejelentésről, az Info tv. szerinti jogairól, és arról is, hogy milyen szabályok alapján fogják kezelni az adatait.

7. Aki rosszhiszeműen vádaskodik, rosszul járhat

Ha bebizonyosodik, hogy a bejelentő rosszhiszemű volt, akkor adatait át kell adni a polgári-, vagy büntetőeljárás lefolytatására jogosult szervnek. Egyéb esetben a bejelentő személyes adatai kizárólag a hozzájárulásával hozhatóak nyilvánosságra.

8. Intézkedések a vizsgálat lezárása után

Amennyiben az ügy kivizsgálásának végeredményeként büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, abban az esetben a munkáltatónak kötelessége a feljelentést megtenni. Ha viszont a vizsgált szabályszegés nem minősül bűncselekménynek, de mégis sérti a munkáltató által meghatározott magatartási szabályokat, akkor a vezető dönti el, hogy milyen munkáltatói intézkedést alkalmaz az érintettel szemben.

Ha a vizsgálat eredményeként kiderül, hogy a bejelentés nem megalapozott, vagy nem szükséges további intézkedést tenni, akkor a vonatkozó adatokat 60 napon belül törölni kell. Akkor is időben törölni kell az adatokat, amennyiben fegyelmi, vagy egyéb munkáltatói intézkedés történik, illetve jogi eljárás indul, azonban ezekben az esetekben az eljárások befejezéséig lehet kezelni az adatokat.

Szemlézte: Durbák Ildikó

Címkék: munkahely, munkajog, adatvédelem, visszaélés, szabálytalanság